Должностная инструкция (ДИ) начальника архива — это основной локальный нормативный правовой акт, регламентирующий права, обязанности, ответственность и квалификационные требования к руководителю архивного подразделения организации. В 2026 году актуальность грамотного составления этого документа обусловлена как изменениями в трудовом законодательстве, так и переходом на электронное делопроизводство и новые стандарты архивного дела.

Самое главное помнить: должностная инструкция не является формальностью «для галочки». Это юридически значимый документ, на который ссылаются при разрешении трудовых споров, проверках Росархива (или уполномоченных органов субъектов РФ), а также при аттестации персонала. Отсутствие утвержденной ДИ или ее несоответствие реальным функциям влечет за собой административные риски для организации.

Нормативно-правовая база для разработки (актуально на 2026 год)

При составлении инструкции необходимо опираться на иерархию нормативных актов. Ключевые документы, регламентирующие деятельность архивов и требования к руководителям:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — ст. 57 (содержание трудового договора), ст. 60 (трудовая функция), ст. 189–190 (оплата труда, режим работы).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий полномочия архивов и требования к кадрам.
• Приказ Росархива от № 12 «Об утверждении примерного положения об архивохранилище государственного архива и примерных должностных инструкций главного хранителя фондов и заведующего архивохранилищем государственного архива». Хотя приказ старый, его методология и структура разделов (общие положения, обязанности, права, ответственность) остаются эталонными для ведомственных и муниципальных архивов.
• Профессиональные стандарты (Профстандарты):
  • Профстандарт «Архивариус» (утв. Минтрудом России от № 217н, код 1140) — для понимания базовых функций специалиста, которыми руководит начальник.
  • Профстандарт «Руководитель архивного подразделения / Заведующий архивом» (при наличии актуальной версии на 2026 г., ориентируйтесь на реестр Минтруда).
• Приказ Минкультуры России от № 2364 (или актуальная редакция) «Об утверждении квалификационных требований к должностям руководителей и специалистов архивных органов».
• Локальные акты организации: Устав, Положение об архиве, График работы, Положение о заработной плате.

Структура должностной инструкции: классическая схема

Согласно трудовому праву и рекомендациям Росархива (Приказ № 12), ДИ состоит из четырех обязательных разделов:

1. Общие положения (General Provisions)
2. Должностные обязанности (Job Duties)
3. Права (Rights)
4. Ответственность (Responsibility)

Допускается добавление раздела «Квалификационные требования» (часто выносят в «Общие положения» или оформляют отдельным приложением/картой должности).

Детальное наполнение разделов (Образец содержания на 2026 год)

Раздел I. Общие положения

Данный раздел фиксирует правовой статус сотрудника.

• Категория работника: Руководитель (специалист управленческого звена) / Специалист (в зависимости от штатного расписания).
• Подчиненность: Непосредственно подчиняется [Директору организации / Главному врачу / Руководителю администрации и т.д.].
• Назначение и освобождение: Приказом руководителя организации на основании трудового договора.
• Замещение при отсутствии: Осуществляется [ФИО/Должность заместителя] по приказу руководителя организации с выполнением обязанностей и правами начальника архива.
• Квалификационные требования (Образец):
  • Образование: Высшее профессиональное (профиль: «Архивоведение», «Документоведение», «История», «Юриспруденция» или иное гуманитарное/техническое с переподготовкой).
  • Стаж: Работа по специальности не менее 3–5 лет (в т.ч. управленческий опыт не менее 1 года).
  • Знание: ФЗ-125, ФЗ-149 (об информации), ФЗ-152 (персональные данные), ГОСТ Р 7.0.100-2018 (архивные фонды), ГОСТ Р 7.0.8-2013 (описание дел), требования к электронным архивам (Приказ Минцифры/Минкультуры), правила охраны труда, ППО.
  • Навыки: Работа в АИС «Архив», 1С:Документооборот, Диадок, СБИС, электронные архивы (ЭА), навыки управления персоналом и бюджетирования.

Раздел II. Должностные обязанности (Ядро инструкции)

Согласно информации из систем КонсультантПлюс и ГАРАНТ (актуальные формы 2024–2026 гг.), обязанности делятся на блоки:

А. Организационно-управленческие функции

• Организация работы архива (планирование, контроль, отчетность).
• Разработка и внедрение локальных нормативных актов: Положение об архиве, Инструкция по учету и хранению, План формирования архивных фондов, График передач дел в архив.
• Управление персоналом архива: распределение обязанностей, контроль исполнительской дисциплины, проведение аттестаций, организация повышения квалификации (не реже 1 раза в 5 лет).
• Подготовка и защита бюджета архива (закупка оборудования, расходников, ПО, услуг реставрации/оцифровки).

Б. Формирование и учет архивных фондов (Традиционные + Электронные)

• Организация приемки дел от структурных подразделений по актам приема-передачи (ф. № 0404086 / единые формы).
• Экспертиза документов на предмет исторической/практической ценности (организация работы экспертной комиссии).
• Назначение сроков хранения согласно Номенклатуре утвержденной организацией.
• Ключевой момент 2026 г.: Организация учета и хранения электронных документов и электронных архивов (ЭА) в соответствии с Приказом Минцифры России от № 1009 (требования к ЭА) и ГОСТ Р 7.0.100-2018.
• Проведение научной описи фондов (составление описей, путемников, справочных приборов).
• Организация инвентаризации фондов (плановая/внеплановая) с составлением актов.

В. Обеспечение сохранности и доступа (Безопасность)

• Обеспечение режима хранения (температура, влажность, освещение, ППО, антитеррор), контроль за состоянием помещений и оборудования.
• Разработка и актуализация Плана действий при ЧС/ППО/угрозах безопасности.
• Организация доступа к документам: выдача справок, копий, предоставление дел в читальный зал/ЭДО с соблюдением режима доступа (Гос. тайна, Перс. данные, Ком. тайна, Законодательство об архивах ст. 12, 13, 14 ФЗ-125).
• Контроль за движением дел (учет выдачи/возврата, запрет выноса уникальных/ценных документов).

Г. Методологическая работа и взаимодействие

• Методическое руководство структурными подразделениями по вопросам делопроизводства и архивного дела (консультации, проверки делопроизводства на местах).
• Взаимодействие с вышестоящими архивами (государственными/ведомственными), Росархивом, органами прокуратуры, судами, правоохранительными органами.
• Подготовка отчетности: ежегодный отчет о состоянии архивного дела, отчет по форме № 1-арх (если применимо), отчетность в Росстат.
• Организация оцифровки документов (сканирование, распознавание, верификация) для пополнения ЭА и предоставления удаленного доступа.

Раздел III. Права

Начальник архива имеет право (базовый перечень по ТК РФ и специфике):

• Требовать от структурных подразделений соблюдения сроков передачи дел, правил оформления и номенклатуры.
• Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции (приемка/списание дел, выдача справок, режим доступа).
• Запрашивать и получать от подразделений организации документы и сведения, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
• Выдвигать руководству предложения по улучшению работы архива, внедрению новых технологий (ЭА, ИИ-поиск), материально-техническому оснащению, поощрению/наказанию подчиненных.
• Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися деятельности архива.
• Направлять служебные записки, запросы во внешние организации по вопросам компетенции.
• На прохождение обучения/повышения квалификации за счет организации.

Раздел IV. Ответственность

Несет ответственность в пределах, установленных ТК РФ, УК РФ, КоАП РФ, ГК РФ и ФЗ-125:

• За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (дисциплинарная — замечание, выговор, увольнение).
• За правонарушения, совершенные в процессе деятельности (административная — штрафы по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение законодательства об архивном деле; уголовная — ст. 226 УК РФ за незаконное уничтожение, повреждение или скрытие документов).
• За материальный ущерб, причиненный организации (в пределах ТК РФ — полная/ограниченная материальная ответственность по договору).
• За нарушение режима конфиденциальности (Гос. тайна, Перс. данные — ст. 13.11, 13.14 КоАП РФ).
• За нарушение правил охраны труда, ППО, санитарных норм в архивохранилищах.
• За несвоевременную передачу дел в государственные архивы (после ликвидации организации или истечения сроков хранения).

Особенности 2026 года: на что обратить особое внимание

Электронные архивы (ЭА) и «Безбумажка»

Должностная инструкция обязательно должна содержать функции по управлению электронным архивом. Начальник архива часто совмещает роль «Администратора ЭА» или курирует его. Необходимо прописать: администрирование прав доступа в ЭА, контроль целостности ЭД (ЭЦП, хэш-суммы), миграция форматов при устаревании ПО, взаимодействие с операторами ЭДО.

Персональные данные и защита информации

Архив, это оператор персональных данных (часто крупный). В ДИ должны быть обязанности по обеспечению требований 152-ФЗ: учет угроз, модель угроз, применение СЗИ (средств защиты информации), учет инцидентов безопасности.

Квалификационные требования и Профстандарты

С 2026 года использование профстандартов обязательно для определения квалификационных требований (ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ). Если профстандарт устанавливает обязательное высшее образование — в ДИ нельзя писать «среднее профессиональное» без оговорки о допуске к работе при условии получения высшего в установленные сроки.

Работа с архивами ликвидированных/реорганизованных организаций

Если организация проходит реорганизацию, в ДИ нужно зафиксировать osobую ответственность начальника архива за подготовку фондов к передаче правопреемнику или в госархив (составление описей, актов приема-передачи по форме).

Процедура утверждения и вступления в силу

1. Разработка: HR-отдел / Начальник архива / Юридический отдел.
2. Согласование: Визами руководителей смежных служб (Юридический, IT, Охрана труда, Безопасность, Главный бухгалтер — по бюджету).
3. Утверждение: Приказом (Распоряжением) руководителя организации. Форма приказа: «Об утверждении должностной инструкции начальника архива [Название организации]».
4. Ознакомление под роспись: Сотрудник (начальник архива) ознакомляется с ДИ под роспись в экземпляре приказа или в личной карточке (формы Т-2 / электронный документооборот) до начала выполнения обязанностей (ст. 68 ТК РФ).
5. Хранение: Один экземпляр — у сотрудника (на руки или в ЭДО), второй — в деле по кадрам / личном деле, третий — в архиве (рабочий экземпляр).

Типовые ошибки при составлении (Чек-лист для проверки)

• Копирование старого образца 2010-х годов без учета ЭА, 152-ФЗ, профстандартов.
• Отсутствие конкретных сроков и показателей (например, «организует инвентаризацию» — правильно: «проводит ежегодную инвентаризацию не позднее 1 марта текущего года с составлением акта по форме…»).
• Дублирование обязанностей архивариуса/специалиста (начальник организует и контролирует, а не «сшивает дела» и «нумерует листы» лично, если только архив не однопользовательский).
• Игнорирование права на доступ к Гос. тайне/Перс. данным, если архив хранит такие документы, в ДИ должно быть условие о наличии допуска/согласия на обработку ПДн.
• Отсутствие ссылки на Положение об архиве — ДИ и Положение не должны противоречить друг другу.

Качественная должностная инструкция начальника архива в 2026 году, это баланс между требованиями классического архивоведения (ФЗ-125, ГОСТы, учет, хранение, опись) и современными вызовами (управление ЭА, кибербезопасность, 152-ФЗ, профстандарты). Документ должен быть «живым»: его рекомендуется пересматривать ежегодно при изменении законодательства, структуры организации или внедрении новых информационных систем.

Практический совет: Используйте типовые формы из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, формы 2025–2026 гг.) как базовый шаблон, но обязательно адаптируйте их под реальную структуру вашего архива, используемое ПО, категорию хранящихся документов и штатное расписание.

Статья подготовлена на основе актуальной на информации из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, ГАРАНТ), нормативных актов Росархива, Минкультуры, Минтруда и судебной практики.