В современном предприятии, учреждении или организации архив – это не просто хранилище бумаг, а важный элемент управленческого процесса, обеспечивающий сохранность, доступность и юридическую силу документов. Начальник архива (заведующий архивом) играет ключевую роль в организации архивного дела, контроле документооборота и соблюдении нормативных требований.
Общие положения
Данная инструкция определяет правовой статус, требования к квалификации, основные обязанности, полномочия и ответственность начальника архива.
Категория должности
- Заведующий архивом относится к категории руководителей организации.
- Он подчиняется непосредственно генеральному директору (или иному высшему руководителю, указанному в уставе).
Назначение и освобождение от должности
- Назначение производится приказом генерального директора с указанием даты вступления в должность.
- Освобождение от должности также оформляется приказом с указанием причины (перевод, увольнение, отставка и т.д.).
Требования к соискателю
- Среднее профессиональное образование (допустимо высшее в области документооборота, архивоведения, информационного управления).
- Стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
- Знание нормативно-правовых актов, регулирующих архивную деятельность.
Необходимые знания
- Постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные документы, касающиеся работы архивов.
- Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).
- Порядок оформления и классификации поступающих в архив документов.
- Структуру предприятия, основы организации производства, труда и управления.
- Трудовое законодательство и правила внутреннего трудового распорядка.
- Правила охраны труда, техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты.
Руководящие документы
В своей деятельности начальник архива руководствуется:
- Трудовым законодательством РФ.
- Внутренними нормативными актами организации.
- Настоящей должностной инструкцией.
- Методическими рекомендациями по архивному делу.
Должностные обязанности
Основные функции начальника архива делятся на несколько блоков.
Организация и ведение архивного дела
- Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии;
- Обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов в соответствии с установленным порядком.
Методическая поддержка
- Руководит составлением справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
- Оказывает методическую помощь сотрудникам в поиске необходимых документов.
- Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
Контроль за документооборотом
- Контролирует своевременность поступления в архив документов, завершивших делопроизводство.
- Обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, формирование дел постоянного и временного хранения.
- Руководит составлением описей дел, актов об уничтожении документов, а также их передачей в государственные архивы.
Сохранность и восстановление документов
- Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления.
- Следит за соблюдением условий хранения (температура, влажность, защита от света, пожарная безопасность).
Учёт и отчётность
- Организует ведение учёта документооборота и количества дел;
- Выдаёт архивные справки на основе данных, имеющихся в архиве.
- Составляет установленную отчётность (ежемесячные, квартальные, годовые отчёты).
Участие в разработке нормативных актов
- Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
Полномочия (права) начальника архива
- Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей (оборудование, помещения, программное обеспечение).
- Сообщать непосредственному руководителю о выявленных недостатках и вносить предложения по их устранению.
- Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися архивной деятельности.
- Запрашивать у руководителей и специалистов организации информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
- Привлекать к решению возложенных задач специалистов других отделов (юристов, IT‑специалистов, охраны труда).
Ответственность
Начальник архива несёт ответственность в пределах, определённых действующим законодательством РФ, за:
- Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных инструкцией.
- Правонарушения, связанные с нарушением требований к сохранности, учёту и использованию архивных документов.
- Нарушение правил охраны труда и техники безопасности в архивных помещениях.
- Неправильное оформление и уничтожение документов, что может привести к юридическим последствиям для организации.
Порядок замещения
Во время отсутствия начальника архива (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности исполняет заместитель начальника архива, назначенный приказом генерального директора.
Практические рекомендации по составлению инструкции
Структурирование документа
- Начните с общих положений – определите место в структуре управления, требования к квалификации и нормативные ссылки.
- Перейдите к обязанностям – разбейте их на логические блоки (организация, контроль, методика, отчётность).
- Отдельным пунктом укажите полномочия и ответственность – это поможет избежать конфликтов и недоразумений.
- Не забудьте про порядок замещения и процедуру пересмотра инструкции (например, раз в 3 года).
Язык и стиль
- Используйте чёткий, однозначный язык; избегайте двусмысленностей.
- Применяйте глагольные формы в настоящем времени («обеспечивает», «контролирует», «составляет»).
- Выделяйте ключевые требования полужирным шрифтом (bold) для быстрого ориентирования.
Согласование и утверждение
- Подготовленный документ проходит согласование с юридическим отделом, отделом охраны труда и IT‑службой (если используются электронные архивы).
- Утверждается приказом генерального директора и размещается в корпоративном портале.
Пример шаблона должностной инструкции
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Заведующего архивом Общие положения 1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей. 1.2. Подчиняется: генеральному директору. 1.3. Назначение и освобождение – приказом генерального директора. 1.4. Требования к квалификации: среднее профессиональное образование, стаж в делопроизводстве ≥ 2 лет. 1.5. Знание нормативных актов (перечень). Должностные обязанности 2.1. Организация приёма, регистрации, систематизации, хранения и использования документов. 2.2. Руководство составлением справочного аппарата. 2.3. Инструктирование подразделений по сдаче дел в архив. … (и т.д.) Полномочия 3.1. Требовать создания условий для выполнения обязанностей. 3.2; Запрашивать документы у руководителей. … (и т.д.) Ответственность 4.1. За ненадлежащее исполнение обязанностей. 4.2. За правонарушения, связанные с архивными документами. … (и т.д.) Порядок замещения 5.1. В отсутствие заведующего его обязанности исполняет заместитель. Приложения 6.1. Перечень нормативных документов. 6.2. Формы актов и справок.
Чётко сформулированная инструкция начальника архива – это фундамент надёжного архивного дела. Она гарантирует соблюдение правовых требований, упрощает контроль за документооборотом, повышает эффективность работы персонала и защищает организацию от юридических рисков. При составлении инструкции важно опираться на актуальные нормативные акты, учитывать специфику предприятия и регулярно пересматривать документ в соответствии с изменениями законодательства.
Дата составления: