В современных строительных, проектных и научно‑технических организациях архив проектной документации (ПД) является ключевым элементом системы управления информацией․ Начальник архива ПД отвечает за прием, систематизацию, хранение, учет и обеспечение доступа к документам, а также за соблюдение нормативных требований в сфере архивного дела․
Правовое основание деятельности архива
Деятельность архива регулируется рядом нормативных актов:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и соответствующие подзаконные акты;
- Приказы Федерального архивного агентства, определяющие правила организации хранения, комплектования, учёта и использования научно‑технической документации;
- Методические указания по работе с электронными носителями (ЕКСД) и с микрофильмами;
- Внутренние регламенты организации, утверждаемые директором предприятия․
Согласно этим документам, доступ к архивным материалам предоставляется только в пределах должностных обязанностей сотрудников, а сторонним организациям – только при наличии письменного разрешения руководителя и собственника (владельца) НТД․
Основные функции начальника архива проектной документации
- Организация приёма и регистрации ПД:
- Приём чертежей, схем, расчётных отчётов, микрофильмов, электронных файлов (E‑КСД) и иных материалов;
- Регистрация документов в журнале приёма и формирование уникального идентификационного номера․
- Систематизация и комплектование:
- Создание дел, формирование номенклатуры дел, размещение материалов в соответствующих разделах архива;
- Разработка и поддержание классификационных схем (по объектам, видам работ, датам и т․п․)․
- Учёт и контроль сохранности:
- Ведение учётных регистров (журналов, карточек дел, электронных баз данных);
- Контроль условий хранения (температура, влажность, защита от магнитных полей);
- Организация резервного копирования электронных архивов․
- Обеспечение доступа к документам:
- Выдача документов сотрудникам в соответствии с их должностными обязанностями;
- Оформление запросов от сторонних организаций (при наличии письменного разрешения);
- Контроль за соблюдением сроков возврата и учёт перемещений․
- Разработка и реализация программ развития архива:
- Подготовка планов работы, бюджетов, программ модернизации (внедрение новых ИТ‑систем, сканирование бумажных документов);
- Контроль выполнения планов и подготовка отчётной документации․
- Контроль соблюдения нормативных требований:
- Проведение внутренних аудитов, проверка соответствия действующим ГОСТ, СТБ, СМК (например, СТО СМК 70․22․14);
- Подготовка к внешним проверкам Федерального архивного агентства и иных контролирующих органов․
- Взаимодействие с другими подразделениями:
- Сотрудничество с отделом проектирования, отделом эксплуатации, юридическим отделом и ИТ‑службой;
- Консультации по вопросам доступа, использования и передачи архивных материалов․
Квалификационные требования к должности
Согласно Квалификационным характеристикам должностей работников государственных архивов, начальник архива проектной документации должен обладать следующими знаниями и навыками:
- Знание законов и нормативных правовых актов РФ в сфере архивного дела;
- Понимание методических документов, регламентирующих работу архивов (в т․ч․ ЕКСД);
- Базовые исторические и текстологические навыки (для правильного описания и классификации документов);
- Опыт работы с системами электронного документооборота и архивирования (например, STOR‑M, АЛЕЕ‑Архив);
- Навыки руководства коллективом, планирования и контроля выполнения задач;
- Умение разрабатывать нормативные акты и методические рекомендации для отдела․
Для выполнения функций начальника часто требуется высшее образование в области:
- Архивоведения, библиотековедения, информационных технологий;
- Технических наук (строительство, машиностроение) – в случае работы в специализированных проектных организациях․
Типичная должностная инструкция
Общие положения
Начальник архива проектной документации назначается и освобождается от должности приказом управляющего организации․ На период отсутствия (отпуск, болезнь) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке․
Основные обязанности
- Организовать прием, регистрацию и систематизацию проектной документации․
- Обеспечить сохранность и надёжность хранения как бумажных, так и электронных носителей․
- Вести учёт и контроль доступа к архивным материалам․
- Разрабатывать и реализовывать программы развития архива, включая внедрение новых ИТ‑решений․
- Контролировать соблюдение сроков хранения и уничтожения документов в соответствии с нормативными актами․
- Подготовить планово‑отчётную документацию и представлять её руководству․
- Осуществлять взаимодействие с другими подразделениями и сторонними организациями․
- Проводить обучение персонала отдела архивного дела․
Права
- Запрашивать у руководителей и специалистов предприятия необходимые документы и информацию․
- Привлекать к решению задач специалистов других отделов․
- Вносить предложения по улучшению работы архива․
- Подписывать документы в пределах своей компетенции․
Ответственность
Начальник архива несёт ответственность за:
- Нарушение порядка приёма, учёта и хранения архивных материалов;
- Несоблюдение требований к доступу к конфиденциальной информации;
- Неправильную организацию работы отдела, что приводит к потере или порче документов․
Практические рекомендации для эффективного управления архивом ПД
Автоматизация процессов
- Внедрить систему электронного документооборота (ЭДО) с интеграцией в архивную базу данных;
- Использовать сканирование и OCR‑технологии для создания поисковых копий бумажных документов;
- Обеспечить регулярное резервное копирование электронных архивов и хранение копий в географически разнесённых центрах․
Стандартизация классификации
Разработать и утвердить классификационную схему, учитывающую:
- Тип проекта (строительство, реконструкция, исследование);
- Этапы проекта (проектирование, согласование, исполнение, ввод в эксплуатацию);
- Ответственных лиц и организации‑владельцы․
Обеспечение доступа и безопасности
- Ввести уровни доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный) и регламентировать их в соответствии с должностными инструкциями;
- Использовать электронные подписи и журнал регистрации действий пользователей;
- Проводить периодические проверки прав доступа․
Обучение персонала
Регулярно проводить семинары и тренинги по:
- Работе с архивными системами и программным обеспечением;
- Требованиям нормативных документов;
- Методикам поиска и восстановления архивных материалов․
Внутренний контроль и аудит
Организовать:
- Ежеквартальные проверки соответствия фактического состояния архива нормативным требованиям;
- Отчётность о выполнении планов развития и модернизации архива;
- Подготовку к внешним проверкам со стороны Федерального архивного агентства․
Перспективы развития профессии
С учётом цифровизации строительных и проектных процессов, роль начальника архива ПД будет всё более ориентирована на управление электронными ресурсами․ Ключевые направления развития:
- Внедрение облачных решений и распределённых систем хранения (DLP, блокчейн‑технологии для обеспечения целостности данных);
- Интеграция с BIM‑платформами (Building Information Modeling) для автоматического формирования архивных записей;
- Развитие аналитических возможностей (поиск по метаданным, машинное обучение для классификации документов)․
Начальник архива проектной документации – это стратегически важный специалист, который обеспечивает сохранность, доступность и правовую чистоту всех проектных материалов организации․ Выполняя функции по приёму, систематизации, учёту и контролю доступа, он гарантирует, что в любой момент можно быстро найти нужный чертёж, расчётный отчёт или электронный файл, а также соблюсти все требования законодательства․
Эффективная работа начальника архива достигается за счёт сочетания глубоких знаний нормативных актов, современных ИТ‑инструментов и управленческих навыков․ Постоянное профессиональное развитие, внедрение новых технологий и строгий контроль процессов позволяют архиву стать надёжным ресурсом, поддерживающим жизненный цикл проекта от идеи до эксплуатации․
Дата публикации: 11 июля 2026 г․