Назначение документа: данная должностная инструкция (далее – ИНСТРУКЦИЯ) регламентирует права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия начальника ЗАГС (записного отдела) с другими подразделениями органа государственной гражданской службы Московской области. Инструкция разрабатывается в соответствии с законодательством РФ, уставом Главного управления ЗАГС Московской области и нормативными актами, регулирующими деятельность органов ЗАГС.

Общие положения

1. Наименование должности: начальник ЗАГС (записного отдела) в органе государственной гражданской службы Московской области.
2. Подчиненность: непосредственно подчиняется главному управлению ЗАГС Московской области (его руководителю – начальнику Главного управления ЗАГС).
3. Подчинённые: первый заместитель начальника, заместители начальника, специалисты отделов (регистрации актов, статистики, документооборота, работы с населением и др.).
4. Основание назначения: приказом начальника Главного управления ЗАГС Московской области.
5. Периодичность проверки ИНСТРУКЦИИ: не реже одного раза в три года (пункт 0.4 типовых инструкций 2026 г.) либо при изменении нормативных правовых актов.
6. Порядок замещения: в случае временной нетрудоспособности или отгулы начальник ЗАГС заменяется первым заместителем. При постоянной вакантности – заместителем, назначенным приказом руководителя Главного управления.

Цель и задачи должности

Главная цель работы начальника ЗАГС – обеспечение законности, своевременности и качества выполнения функций по регистрации актов гражданского состояния (рождения, брака, смерти, усыновления и др.) в пределах территории, возложенной на его отдел.

• Организация и контроль над процессом регистрации актов;
• Обеспечение соблюдения требований Федерального закона «О государственной регистрации актов гражданского состояния».
• Ведение статистики и предоставление отчетности в Главное управление ЗАГС и органы статистики.
• Контроль за правильностью оформления и хранения документов.
• Обеспечение информационной открытости и обслуживания граждан в соответствии с нормативами.

Должностные обязанности

Начальник ЗАГС обязан выполнять следующие функции:

1. Распределение обязанностей: распределять задачи между первым заместителем, заместителями и специалистами, утверждать их должностные регламенты;
2. Подписание и контроль исполнения распоряжений: в пределах своих полномочий подписывать распоряжения Главного управления ЗАГС, контролировать их исполнение.
3. Организация работы отдела:
   • Разрабатывать графики работы, планировать смены.
   • Обеспечивать наличие необходимого оборудования и материалов.
   • Контролировать соблюдение режима конфиденциальности.
4. Контроль качества услуг: проводить проверки правильности оформления актов, вести журнал замечаний, инициировать корректирующие действия.
5. Взаимодействие с органами власти: предоставлять сведения о зарегистрированных актах в органы статистики, суды, органы опеки и попечительства, а также в органы миграционного контроля.
6. Отчетность: готовить ежемесячные, квартальные и годовые отчеты о количестве зарегистрированных актов, о нарушениях и предложениях по улучшению работы.
7. Обучение персонала: организовывать повышение квалификации сотрудников, проводить вводный инструктаж новых работников.
8. Участие в разработке нормативных актов: вносить предложения по совершенствованию регламентов, инструкций и методических рекомендаций.
9. Контроль за соблюдением трудовой дисциплины: вести учет рабочего времени, контролировать соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

Права

Начальник ЗАГС имеет право:

• Запрашивать и получать от подчиненных и других подразделений необходимые документы и сведения для выполнения своих обязанностей.
• Вносить предложения руководству Главного управления ЗАГС по улучшению организации работы.
• Принимать решения о распределении обязанностей и графика работы сотрудников отдела.
• Контролировать выполнение приказов и распоряжений, изданных Главным управлением ЗАГС.
• Участвовать в совещаниях, семинарах и конференциях, посвященных вопросам регистрации актов гражданского состояния.
• Инициировать проведение проверок и аудитов в пределах своей компетенции.

Ответственность

Начальник ЗАГС несет ответственность за:

1. Нарушение законодательства о регистрации актов гражданского состояния.
2. Неправильное оформление, хранение или утрату документов.
3. Несоблюдение сроков предоставления отчетности и статистических данных.
4. Нарушение прав граждан при обслуживании (отказ в выдаче справок, задержки и т.п.).
5. Нарушение трудовой дисциплины подчиненных, если это связано с его действиями или бездействием.
6. Нарушение порядка замещения и распределения обязанностей, что приводит к сбоям в работе отдела.

Взаимодействие с другими подразделениями

Требования к квалификации

• Образование: высшее юридическое или административно-правовое образование (бакалавр/специалист/магистр).
• Опыт работы: не менее 5 лет в органах ЗАГС, из которых минимум 2 года – на руководящих позициях.
• Знания:
  • Гражданское законодательство РФ, в частности Федеральный закон № 143-ФЗ.
  • Нормативные акты Московской области, регулирующие работу ЗАГС.
  • Трудовое законодательство, правила делопроизводства.
• Навыки: управление персоналом, планирование работы, аналитика, работа с электронными системами регистрации (ЕГРЗАГС).
• Личные качества: ответственность, внимательность к деталям, коммуникабельность, умение принимать решения в стрессовых ситуациях.

Условия труда

Рабочее место – офисное помещение в здании органа ЗАГС. Режим работы – 5/2, с 8:00 до 17:00, с перерывом на обед. Возможна работа в режиме дежурств в выходные и праздничные дни в соответствии с графиком, установленным Главным управлением ЗАГС.

Порядок утверждения и изменения инструкции

1. Инициатива разработки/изменения ИНСТРУКЦИИ исходит от начальника Главного управления ЗАГС или от самого начальника ЗАГС.
2. Черновой вариант рассматривается юридическим отделом и отделом кадров.
3. После согласования документ подписывается приказом начальника Главного управления ЗАГС.
4. Изменения вносятся в соответствии с приказом и фиксируются в реестре должностных инструкций.

Заключительные положения

Настоящая должностная инструкция вступает в силу со дня её подписания и действует до момента её замены или отмены. Все сотрудники ЗАГС обязаны ознакомиться с инструкцией, подтвердив это подписью в личном деле.

Подписи:

• Начальник Главного управления ЗАГС Московской области ______________________ (подпись)
• Начальник ЗАГС ______________________ (подпись)

Дата утверждения: