Должностная инструкция (ДИ), это основной локальный нормативный акт, регламентирующий права, обязанности, ответственность и требования к квалификации сотрудника. Для позиции специалиста по формированию электронного архива разработка этого документа должна опираться на актуальное законодательство, в первую очередь на Профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива» (код 07.009), утвержденный Приказом Минтруда России от № 266н (зарегистрирован в Минюсте № 51040).

Ниже представлен подробный обзор типовой структуры и содержания пунктов должностной инструкции для данной должности с учетом требований профстандарта и специфики работы с электронными документами.

Общие положения (Раздел I)

Данный раздел определяет юридический статус должности и базовые требования к кандидату.

Категория и подчиненность

• Категория: Специалисты (квалификационный уровень 4 по профстандарту).
• Подчиненность: Непосредственно руководителю архива / начальнику отдела архивного дела и делопроизводства / директору по информатизации (в зависимости от структуры организации).

Основание для разработки

Должностная инструкция разрабатывается в соответствии с:

1. ТК РФ (ст. 57, 60, 68).
2. Профессиональным стандартом «Специалист по формированию электронного архива» (Приказ Минтруда № 266н).
3. Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
4. Федеральным законом от № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (при работе с ЭП).
5. Федеральным законом от № 152-ФЗ «О персональных данных».
6. ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Термины и определения».
7. Внутренним нормативным документам организации (Положение об архиве, Регламент делопроизводства, Политика информационной безопасности).

Требования к квалификации (согласно Профстандарту 07.009, Уровень 4)

• Законы и нормативные акты в сфере архивного дела, делопроизводства, защиты информации и персональных данных.
• Методология формирования фондов электронных документов (принципы провенанции, первоорденности).
• Требования к форматам файлов для долгосрочного хранения (PDF/A, XML, TIFF и др.).
• Архитектура и функционал систем электронного архива (SEA), систем электронного документооборота (СЭД).
• Методики оценки качества загруженных данных, верификации целостности (хеш-суммы, ЭП).
• Правила использования персональных компьютеров и специализированного ПО в системе электронного архива.
• Сроки выполнения работ и нормы выработки формирования и загрузки обобщенных данных.

• Формировать описи и справочно-поисковые аппараты электронного архива.
• Подготавливать электронные документы к загрузке (нормализация форматов, снятие паролей, проверка ЭП).
• Загружать обобщенные данные в систему электронного архива.
• Осуществлять контроль подлинности, целостности и читаемости электронных документов.
• Работать с метаданными (Dublin Core, METS, внутренние схемы SEA).
• Оказывать помощь структурным подразделениям в формировании технических заданий на поставку услуг по архивному делу.

Трудовые функции (Раздел II, Основной)

Согласно Профстандарту, основная цель деятельности: формирование электронного архива, обеспечивающего сохранность, достоверность и доступность электронных документов на протяжении установленных сроков хранения.

Инструкция должна детализировать Обобщенные трудовые функции (ОТФ) и входящие в них Трудовые функции (ТФ).

ОТФ 1: Формирование фонда электронного архива (Код Б/01.4)

Суть: Отбор, экспертиза стоимости, описание и передача электронных документов в архив.

• ТФ 1.1. Отбор электронных документов для пополнения фонда электронного архива.
  • Анализ делающих единиц хранения (ЕХ) в СЭД/ИС организации.
  • Применение номенклатуры дел и сроков хранения к электронным документам.
  • Проведение акта экспертизы стоимости электронных документов (в составе экспертной комиссии).
  • Формирование перечней документов к передаче в электронный архив.
• ТФ 1.2. Описание и техническая подготовка электронных документов к загрузке.
  • Проверка соответствия форматов файлов требованиям долгосрочного хранения (миграция в PDF/A, XML при необходимости).
  • Проверка подлинности и целостности ЭП, верификация хеш-сумм (SHA-256, ГОСТ Р 34.11-2012).
  • Формирование метаданных (атрибутов описания) в соответствии со схемой SEA.
  • Создание пакетов передачи (SIP, Submission Information Package) по стандарту OAIS / ГОСТ Р 7.0;101-2019.

ОТФ 2: Загрузка и обеспечение сохранности данных в системе электронного архива (Код Б/02.4)

Суть: Техническая загрузка, контроль качества, администрирование хранилища.

• ТФ 2.1. Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива.
  • Импорт пакетов SIP в SEA, преобразование в архивные пакеты (AIP — Archival Information Package).
  • Контроль корректности загрузки: сверка количества файлов, объемов, метаданных.
  • Расстановка прав доступа и атрибутов конфиденциальности (Гриф «Секретно», «ДСП», Перс. данные).
• ТФ 2.2. Обеспечение сохранности и доступности электронных архивных документов.
  • Мониторинг состояния носителей и программной среды SEA (работа с системой мониторинга целостности — фиксальность).
  • Планирование и выполнение миграции данных на новые носители/форматы (рефрешминг, миграция).
  • Организация резервного копирования (бэкап) и аварийного восстановления (DRP) базы архива.
  • Формирование пакетов выдачи (DIP — Dissemination Information Package) для пользователей.

ОТФ 3: Справочно-информационное обслуживание и консультирование (Код Б/03.4)

• Поиск и выдача электронных документов по запросам пользователей (внутренних и внешних).
• Консультирование структурных подразделений по вопросам формирования технических заданий на закупку ПО/услуг для архива.
• Участие в переговорах и оценке предложений внешних поставщиков услуг по оцифровке, миграции, аудиту архива.
• Ведение учетных документов электронного архива (журналы регистрации запросов, журналы операций администрирования).

Права сотрудника (Раздел III)

Помимо общих прав (ст. 21 ТК РФ), специалисту по электронному архиву предоставляются специальные права:

• Требовать от структурных подразделений предоставления электронных документов в установленные сроки и в согласованных форматах.
• Запрашивать у ИТ-отдела/администраторов СЭД доступы и права для изъятия данных (API, прямые подключения к БД).
• Участвовать в разработке локальных нормативных актов организации по вопросам электронного документооборота и архивирования.
• Предлагать руководству меры по совершенствованию работы электронного архива, внедрению новых технологий (блокчейн для фиксации хешей, ИИ для автоклассификации).
• На получение необходимой информации от руководства и иных отделов для исполнения трудовых функций.
• На прохождение обучения и повышения квалификации не реже 1 раза в 3 года (в соответствии с профстандартом).

Ответственность (Раздел IV)

Специалист несет ответственность в соответствии с ТК РФ, УК РФ, КоАП РФ и ГК РФ за:

1. Неисполнение или недобросовестное исполнение трудовых обязанностей (п. 1 ст. 192 ТК РФ): нарушение сроков загрузки, несоблюдение регламентов формирования пакетов.
2. Нарушение режима конфиденциальности информации (ст. 183 УК РФ, ст. 13.14 КоАП РФ): разглашение сведений, составляющих гостайну, коммерческую тайну, персональные данные.
3. Уничтожение, повреждение или незаконное изъятие электронных документов (ст. 292 УК РФ, ст. 14.20 КоАП РФ — нарушение правил ведения архивов).
4. Нарушение требований информационной безопасности: несанкционированный доступ, нарушение режима ЭП, передача ключей ЭП третьим лицам.
5. Материальный ущерб, причиненный организации в связи с утратой уникальных данных или штрафами регуляторов (в пределах ст. 238 ТК РФ).
6. Дисциплинарные проступки: опоздания, отсутствие на рабочем месте, нарушение внутреннего трудового распорядка.

Критерии оценки качества исполнения трудовых функций (KPI)

Рекомендуется закрепить в инструкции или во вложении к ней конкретные показатели эффективности:

Особенности оформления и утверждения (Процедура)

1. Разработка: Инициируется HR-отделом или руководителем архива. Готовит проект специалист/руководитель.
2. Согласование: Проект согласовывается с:
   • Юридическим отделом (соответствие ТК РФ и профстандарту).
   • Службой информационной безопасности (доступы, грифы).
   • Профсоюзным органом (при наличии, ст. 372 ТК РФ).
3. Утверждение: Приказом (распоряжением) руководителя организации.
4. Ознакомление под роспись: Специалист должен быть ознакомлен с инструкцией под роспись до вступления в должность (п. 2 ст. 68 ТК РФ). Один экземпляр остается у сотрудника, второй — в личном деле/HR.
5. Актуализация: Пересмотр инструкции обязателен при:
   • Изменении Профессионального стандарта (актуальная редакция 2026 г., отслеживать приказы Минтруда).
   • Внедрении новой SEA / СЭД / изменении регламентов делопроизводства.
   • Изменении структуры организации или перераспределении функций.

Типовые ошибки при составлении инструкции (Чек-лист «Чего избегать»)

• Копирование инструкции «Архивариуса» (бумажного). Электронный архив требует компетенций в ИТ, криптозащите, форматах файлов, БД, которых нет у классического архивариуса.
• Отсутствие ссылки на Профстандарт 07.009. Это создает риски при проверках ГИТ и Росархива, а также при аттестации/повышении квалификации.
• Смешивание функций «Оператора сканирования» и «Специалиста по формированию архива». Оцифровка — это подготовка исходников; формирование архива — это работа с уже электронными документами, метаданными и SEA.
• Непрописывание ответственности за ЭП и хеш-суммы. Это ключевой аспект юридической значимости электронного документа.
• Игнорирование норм выработки. В инструкции должны быть отражены или сослаться на локальный акт, устанавливающий нормы загрузки (Гб/смену, кол-во ЕХ/день).

Грамотно составленная должностная инструкция специалиста по формированию электронного архива — это не просто формальность для ГИТ, а рабочий инструмент управления рисками в сфере долгосрочного хранения электронных документов. Она должна четко разграничивать зоны ответственности между ИТ-отделом (инфраструктура, «железо», ОС, СУБД) и архивным отделом (содержание, структура фондов, метаданные, правовые аспекты, сроки хранения).

Ключевой момент: Инструкция должна быть «живым» документом. С развитием технологий (внедрение ИИ для автоклассификации, использование блокчейна для аудита, переход на облачные SEA) функции специалиста трансформируются, что требует своевременного обновления ДИ с соблюдением процедуры ст. 74 ТК РФ (изменение трудовых функций).

Статья подготовлена на основании Профессионального стандарта «Специалист по формированию электронного архива» (Приказ Минтруда России от № 266н), ТК РФ и актуальной судебной практики по архивному делу на 2026 год.