Общие положения

Специалист по формированию электронного архива (далее – специалист) относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно руководителю подразделения информационного обеспечения (или иному уполномоченному лицу).

Назначение на должность и освобождение от неё осуществляются в соответствии с трудовым законодательством РФ и внутренними нормативными актами организации.

В своей деятельности специалист руководствуется:

• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• Федеральным законом «О документах и документальном обеспечении»;
• Нормативными актами в области архивного дела и электронного документооборота;
• Внутренними положениями, инструкциями и регламентами организации;
• Настоящей должностной инструкцией.

Специалист обязан знать:

• Основы архивного дела и принципы формирования электронного архива;
• Требования к хранению, учету и использованию электронных документов;
• Принципы работы с системами электронного документооборота (СЭД) и архивными информационными системами;
• Основы информационной безопасности и защиты персональных данных;
• Правила охраны труда и пожарной безопасности,ные к работе с компьютерной техникой.

Должностные обязанности

Формирование и ведение электронного архива организации:

• Прием электронных документов от структурных подразделений;
• Классификация, индексация и метаданные описание документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
• Контроль соответствия формата файлов установленным стандартам (PDF/A, TIFF, JPEG 2000 и др.);
• Обеспечение целостности и подлинности архивных копий (контрольные суммы, электронные подписи).

Обеспечение доступа к электронному архиву:

• Настройка и администрирование прав доступа в СЭД;
• Оказание консультационной помощи пользователям по поиску и получению документов;
• Ведение журнала запросов и выдачи электронных документов.

Обеспечение сохранности и резервного копирования:

• Разработка и реализация графика резервного копирования электронного архива;
• Контроль выполнения процедур резервного копирования и восстановления данных;
• Участие в тестировании систем аварийного восстановления.

Методическая и нормативная работа:

• Разработка и актуализация внутренних инструкций по работе с электронным архивом;
• Участие в разработке и улучшении классификаторов, номенклатур дел и схем хранения;
• Подготовка аналитических справок и отчетов о состоянии электронного архива.

Взаимодействие с другими подразделениями и внешними организациями:

• Согласование вопросов передачи документов на долгосрочное хранение в государственные архивы;
• Взаимодействие с ИТ‑службой по вопросам обеспечения работы аппаратного и программного обеспечения;
• Участие в межведомственных проектах по цифровизации документооборота.

Права специалиста

Специалист имеет право:

• Получать от подразделений организации необходимые документы и информацию для выполнения своих обязанностей;
• Запрашивать у руководства и ИТ‑службы необходимые ресурсы (программное обеспечение, оборудование, обучение) для эффективной работы;
• Участвовать в совещаниях и рабочих группах, посвященных вопросам архивного дела и электронного документооборота;
• Предлагать улучшения в организации работы электронного архива и вносить их на рассмотрение руководства;
• Обращаться за методической помощью к профессиональным архивным ассоциациям и учреждениям.

Ответственность

Специалист несет ответственность за:

• Нарушение требований настоящей инструкции, внутренних нормативных актов и законодательства РФ в области архивного дела и защиты информации;
• Потерю, повреждение или несанкционированное изменение электронных документов из‑за ненадлежащего выполнения обязанностей по резервному копированию и обеспечению целостности;
• Нарушение сроков предоставления документов пользователям;
• Несоблюдение правил охраны труда и пожарной безопасности при работе с компьютерной техникой.

Ответственность наступает в соответствии с Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и внутренними положениями организации.

Требования к квалификации

Образование: высшее профессиональное (бакалавр/специалист) в области архивного дела, информационных систем, библиотечно‑информационной деятельности или смежных специальностей.

Опыт работы: не менее 1 года в должности, связанной с электронным документооборотом, архивным хранением или работой в ИТ‑поддержкой.

Знания и навыки:

• Знание нормативной базы в области архивного дела и электронного документооборота;
• Умение работать с СЭД (например, «ДЕЛО», «DIRECTUM», «КОДОС», «1С:Документооборот» и аналогичными);
• Навыки работы с базами данных, метаданными и стандартами описания документов (ISO 23081, OAIS, METS, PREMIS);
• Основы информационной безопасности (шифрование, электронные подписи, контроль доступа);
• Умение готовить техническую документацию и инструкции;
• Навыки аналитической работы и подготовки отчетов.

Личностные качества: внимательность, ответственность, аналитическое мышление, коммуникабельность, способность к обучению и работе в команде.

Условия труда

Рабочее место расположено в офисном помещении, оборудованном персональным компьютером, сканером, принтером и необходимыми периферийными устройствами.

Рабочая неделя – 40 часов, с возможностью гибкого графика по согласованию с руководителем.

Специалист может привлекаться к выполнению дополнительных поручений, связанных с архивным делом и информационным обеспечением, в пределах своей квалификации.

При работе с компьютерной техникой необходимо соблюдать нормы СанПиН 2.2.2/‑03 и инструкции по охране труда.

Взаимодействие с другими должностями

Специалист взаимодействует с:

• Руководителем подразделения информационного обеспечения – получение задач, отчетность о выполненной работе;
• Службой кадров – оформление приема/увольнения, повышения квалификации;
• Юридическим отделом – согласование вопросов хранения и предоставления документов с юридической значимостью;
• ИТ‑службой – обеспечение работоспособности аппаратного и программного обеспечения, участие в обновлениях и модернизации систем;
• Архивным отделом (если имеется) – передача документов на долгосрочное хранение, совместная работа над классификаторами;
• Пользователями из всех структурных подразделений – консультации, обучение работе с электронным архивом.

Примечание: Настоящая должностная инструкция является внутренним нормативным документом организации и подлежит периодическому пересмотру не реже одного раза в три года или при изменении законодательства, нормативных актов и внутренних регламентов организации.