Должностные инструкции – это нормативные документы, которые регламентируют функции, права, обязанности и требования к квалификации сотрудников архивных учреждений. В системе государственных архивов Российской Федерации они разработаны на основе федерального законодательства, приказов Росархива и типовых положений, утверждённых Приказом Федеральной архивной службы России от № 65.

Нормативная база

• Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. – основа создания архивных учреждений и определение их статуса.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – регулирует порядок формирования, хранения и использования документов Архивного фонда.
• Приказ Росархива от № 16 «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» – устанавливает общие требования к комплектованию, учёту, хранению и предоставлению документов.
• Приказ Федеральной архивной службы России от № 65 «Об утверждении типовых должностных инструкций работников федеральных государственных архивов» – содержит типовые формы инструкций для всех категорий сотрудников.
• Нормативные акты субъектов РФ (законы, постановления, приказы) – уточняют особенности работы муниципальных и ведомственных архивов.

Все перечисленные документы совместно формируют правовое поле, в котором функционируют государственные архивы и их сотрудники.

Структура типовых должностных инструкций

Согласно Приказу № 65, типовой документ состоит из четырёх обязательных разделов:

1. Должностные обязанности – перечень конкретных действий, которые сотрудник должен выполнять в ходе своей трудовой деятельности.
2. Имеет право – перечень полномочий, предоставленных работнику для эффективного выполнения обязанностей (например, право запрашивать документы, давать поручения подчинённым, участвовать в аттестации).
3. Должен знать – перечень нормативных актов, инструкций, методических рекомендаций и профессиональных знаний, необходимых для занятия должности.
4. Квалификационные требования – образование, стаж работы, наличие специальных навыков (например, владение архивными информационными системами, знание основ делопроизводства и т.д.).

Такой формат обеспечивает единообразие в подходе к описанию позиций и упрощает процесс аттестации, подбора кадров и контроля за исполнением трудовой функции.

Должностные обязанности архивариуса (пример типовой инструкции)

Ниже приведён типовой перечень обязанностей, характерный для должности архивариус 1‑й категории в федеральном государственном архиве:

• Приём документов на хранение: проверка комплектности, оформление приёмо‑сдаточных актов, регистрация в учёте.
• Комплектование архивных фондов: формирование дел, подборка документов по темам, хронологии и provenance.
• Систематизация и описание документов: составление описей, создание электронных карточек, внесение данных в архивные информационные системы (АИС).
• Учёт хранения и движения документов: ведение журналов, контроль за сроками хранения, подготовка запросов на выдачу или возвращение документов.
• Обеспечение сохранности фондов: соблюдение условий хранения (температура, влажность, освещение), проведение профилактических мероприятий, участие в реставрационных работах.
• Предоставление информации пользователям: консультирование по поиску документов, подготовка справок, выписок и копий, организация работы читального зала.
• Участие в подготовке и проведении экспозиций, выставок, публикаций, основанных на архивных материалах.
• Выполнение платных услуг (например, выдача заверенных копий, проведение genealogical research) в соответствии с утверждённым перечнем и тарифами.
• Соблюдение требований конфиденциальности и охраны персональных данных при работе с документами личного происхождения;
• Взаимодействие с другими структурными подразделениями архива (отдел комплектования, отдел использования, отдел реставрации и др.) для обеспечения слаженной работы учреждения.
• Повышение квалификации: участие в семинарах, вебинарах, курсах повышения квалификации, самообразование по новым методикам и технологиям архивного дела.

Перечень может быть дополнен или уточнён в зависимости от специфики конкретного архива (федеральный, региональный, ведомственный, муниципальный).

Права и ответственность работников архива

Права

• Получать необходимые нормативные и методические материалы для выполнения должностных обязанностей.
• Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями архива по вопросам комплектования, учёта, использования и хранения документов.
• Делать предложения по улучшению работы архива (внедрение новых технологий, оптимизация процессов, повышение качества обслуживания пользователей).
• Участвовать в аттестации сотрудников и утверждать (на основе типовых) их должностные инструкции.
• Получать поощрения за высокие показатели работы (премии, грамоты, звания).

Ответственность

• Нарушение правил хранения и учёта документов может повлечь дисциплинарное взыскание (выговор, замечание, увольнение).
• Невыполнение требований по конфиденциальности и защите персональных данных – административная или уголовная ответственность в соответствии с законодательством РФ.
• Порча или потеря архивных документов – материальная ответственность, а также возможное возбуждение уголовного дела по статье о злоупотреблении должностными полномочиями.
• Несоблюдение требований охраны труда и пожарной безопасности – административные штрафы и возможное приостановление деятельности архива.

Квалификационные требования к архивариусу

Для руководящих должностей (главный архивариус, заведующий отделом) дополнительно требуются навыки управления коллективом, опыт планирования и бюджетирования, знание основ проектной деятельности в архивной сфере.

Примеры типовых должностных инструкций

На официальных сайтах Росархива, КонсультантПлюс и специализированных порталах можно скачать актуальные образцы:

• Должностная инструкция архивариуса 1‑й категории (формат DOCX, актуальна на 2026 г.).
• Должностная инструкция главного архивариуса (RTF, включает разделы по стратегическому планированию и взаимодействию с государственными органами).
• Должностная инструкция специалиста по комплектованию фондов (определяет работу с поступлением документов, формированием номенклатуры дел).
• Должностная инструкция реставратора документов (фокус на техниках консервации, работе с реставрационными материалами).

Все образцы соответствуют текущему законодательству РФ и регулярно обновляются в соответствии с изменениями в нормативной базе.

Должностные инструкции являются фундаментальным инструментом обеспечения прозрачности и эффективности работы государственных архивов. Они:

• Формируют чёткое понимание того, какие задачи стоят перед каждым сотрудником;
• Обеспечивают соблюдение требований законодательства и внутренних нормативов;
• Облегчают процесс подбора, аттестации и повышения квалификации кадров;
• Служат основой для контроля исполнения должностных обязанностей и применения мер ответственности.

Соблюдение типовых инструкций, их своевременное обновление и адаптация под специфику конкретного архива способствуют повышению качества хранения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также укреплению доверия пользователей к архивным учреждениям.

Для получения актуальных образцов и рекомендаций по оформлению должностных инструкций рекомендуется обращаться к официальным ресурсам Росархива, правовым базам (КонсультантПлюс, Гарант) и методическим пособиям, опубликованным Федеральной архивной службой России.