Донские архивы – это виртуальный архив Ростовской области, объединяющий материалы государственных и муниципальных архивных учреждений региона. Основная цель проекта – обеспечить сохранность, систематизацию и открытый доступ к историческим документам, а также создать удобный научно‑справочный аппарат для исследователей.
Что такое описи в архивном деле?
Опись – это систематический перечень документов, входящих в определённый фонд архива. Она содержит сведения о:
- номере и названии дела;
- датах создания и охвата;
- коротком содержании (аннотации);
- указателях, переводных таблицах, предисловиях и прочих справочных элементах.
Описи позволяют быстро находить нужные материалы, оценивать их ценность и планировать реставрацию.
Структура и категории фондов в Донских архивах
В Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ) и в региональном архиве Ростовской области фонды делятся на три категории:
- Фонды 1‑й и 2‑й категории – полностью описаны современными описями, снабженными научно‑справочным аппаратом (предисловия, указатели, переводные таблицы, оглавления и др.).
- Фонды 3‑й категории – содержат рукописные описи на ветхой бумаге, часто с многочисленными пометками о выбывших делах. Их модернизация и оцифровка находятся в активной фазе.
- Особо ценные документы – отдельные единицы, требующие консервации, реставрации и создания электронных копий.
Научно‑справочный аппарат описи
Современные описи в Донских архивах включают:
- Предисловие – исторический контекст, описание формирования фонда.
- Указатели – тематические и алфавитные списки, облегчающие поиск.
- Переводные таблицы – сопоставление старых единиц измерения, терминов и аббревиатур с современными.
- Оглавления – структурные схемы содержания каждого дела.
- Аннотации – краткие резюме содержания документов.
Проект «Единый виртуальный архив Ростовской области»
20 февраля 2019 г. стартовал тестовый режим Единого виртуального архива Ростовской области. На портале публикуются:
- тысячи оцифрованных ценных документов;
- описи фондов в электронном виде;
- специальные выставки (например, «Без срока давности»).
С момента запуска портал посетило более 110 тысяч человек, что свидетельствует о высоком интересе к региональному наследию.
Оцифровка описи: цифры и результаты
В первом полугодии 2019 года донскими архивистами было оцифровано почти 280 тысяч листов описи и дел. Это позволило:
- Сократить риск потери информации из-за физического износа;
- Обеспечить быстрый онлайн‑доступ для исследователей и широкой публики;
- Создать основу для дальнейшего машинного анализа исторических данных.
Донские архивы и генеалогия
Для любителей семейной истории Донские архивы предоставляют уникальные источники, среди которых:
- Личный архив семьи Гюйон‑Вернье (Ростов‑на‑Дону), фонд 87, охватывающий 1706‑1910 гг.;
- Аттестаты, дипломы, личные письма (например, аттестат об окончании Новочеркасской гимназии Н. Яновым);
- Документы о службе и наградах (например, анналы о штаб‑ротмистре Янове 2‑го).
Все эти материалы включены в электронные описи, что упрощает поиск предков и построение родословных деревьев.
Как пользоваться описями Донских архивов?
Для доступа к описям необходимо:
- Перейти на официальный портал don-archives.ru (примерный адрес).
- В разделе «Описи» выбрать интересующий фонд по категории, периоду или тематике.
- Ознакомиться с предисловием и указателями, чтобы уточнить нужный документ.
- Скачать электронную копию описи (PDF, DOCX) или запросить оригинал через форму «Обратная связь».
Перспективы развития
Архивный сектор планирует:
- Завершить оцифровку всех описей фондов 3‑й категории к 2025 году;
- Внедрить автоматический поиск по полному тексту (OCR) для более 1 млн страниц;
- Расширить международное сотрудничество, предоставляя материалы в рамках проекта World Digital Archive;
- Разработать обучающие онлайн‑курсы по работе с архивными источниками для школьников и студентов.
Донские архивы – это живой пример того, как современные информационные технологии могут спасать и популяризировать историческое наследие. Описи, снабжённые полноценным научно‑справочным аппаратом, становятся удобным инструментом как для профессиональных историков, так и для любителей генеалогии. Оцифровка и создание единого виртуального архива открывают новые возможности для исследования, образования и культурного диалога;
Помните: каждый документ – это часть общей картины истории Донского края. Пользуйтесь описями, вносите свой вклад в сохранение памяти и открывайте новые страницы прошлого!