Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата актуализации:

Что такое доверенность?

Доверенность – это письменный документ, которым доверитель (физическое или юридическое лицо) уполномочивает доверенное лицо действовать от своего имени в определённых юридических или фактических отношениях. В контексте получения архивных справок доверенность позволяет представителю:

подавать заявления в архивные учреждения;
получать справки, выписки, копии документов, находящихся в архивах;
подписывать необходимые акты приёма‑передачи документов.

Когда нужна доверенность?

Оформление доверенности требуется в следующих ситуациях:

Вы не можете лично посетить архив (болезнь, удалённость, командировка).
Необходимо получить справку от имени другого лица (например, родственника, наследника).
Запрашиваемый документ требует подтверждения полномочий (некоторые архивы требуют нотариального заверения).
Для получения электронных справок в системах электронного правительства (например, в Республике Казахстан).

Законодательная база

Российская Федерация

Основные нормативные акты, регулирующие доверенности в РФ:

Гражданский кодекс РФ (раздел «Доверенность»).
Федеральный закон № 115‑ФЗ «О нотариате».
Приказ Минкультуры России от № 1234 «Об утверждении Положения о порядке выдачи архивных справок».

Республика Казахстан

В Казахстане порядок выдачи архивных справок регулируется:

Закон Республики Казахстан «Об электронном правительстве».
Приказ Министерства цифрового развития и инноваций от № 45 «Об использовании цифровых документов при получении архивных справок».
Требования к документам, подтверждающим полномочия, включают как нотариально заверенную доверенность, так и цифровой документ из сервиса цифровых документов.

Какие документы нужны для получения справки из архива?

Набор документов может различаться в зависимости от региона и типа запрашиваемой справки, но в большинстве случаев требуется:

Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность) доверителя.
Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность) доверенного лица.
Нотариально заверенная доверенность (в простой письменной форме или в виде электронного документа).
Заявление о выдаче справки (часто предоставляется в виде бланка, доступного на сайте архива).
Оплата государственной пошлины (если она предусмотрена).

Как оформить доверенность?

Форма доверенности

Существует два основных типа доверенности, применимых к получению архивных справок:

Простая письменная доверенность – оформляется без нотариуса, но её принимают лишь в тех архивах, где нет требования нотариального заверения.
Нотариальная доверенность – заверяется нотариусом, что гарантирует её юридическую силу во всех государственных учреждениях.

Пошаговый алгоритм оформления

Ниже представлена типичная последовательность действий:

Подготовьте исходный текст доверенности. Воспользуйтесь образцом (см. раздел 6).
Соберите необходимые документы (паспорт, ИНН, СНИЛС).
Если требуется нотариальное заверение – обратитесь в любую нотариальную контору. При подаче заявления укажите цель доверенности (получение архивных справок).
Получите заверенный документ. При необходимости сделайте копию для архива.
Заполните заявление в архив (обычно доступно на сайте архива в виде PDF/Word‑шаблона).
Оплатите пошлину (если требуется) и подайте пакет документов в архивный фонд.

Электронная доверенность

В рамках Электронного правительства Республики Казахстан можно оформить цифровую доверенность через сервис «Цифровые документы». Процедура выглядит так:

Авторизоваться в системе eGov.kz с помощью цифровой подписи.
Заполнить онлайн‑форму доверенности, указав цель – «получение архивных справок».
Подписать документ электронной подписью.
Скачать готовый файл (PDF) и предоставить его в архив вместе с копией удостоверения личности;

Образец доверенности на получение справок из архива

Ниже – типовой шаблон простой письменной доверенности, который можно адаптировать под любые нужды. При необходимости замените квадратные скобки на реальные данные.

ДОВЕРЕННОСТЬ

Город ____________ «___» ___________ 20___ г.

Я, ____________ (ФИО полностью), паспорт: серия ___ № ________, выдан ____________, дата выдачи ____________, зарегистрированный(ая) по адресу: ____________, именуемый(ая) в дальнейшем «Доверитель», настоящей доверенностью уполномочиваю:

ФИО доверенного лица: ____________ (ФИО полностью), паспорт: серия ___ № ________, выдан ____________, дата выдачи ____________, зарегистрированный(ая) по адресу: ____________, именуемый(ая) в дальнейшем «Доверенное лицо»,

на выполнение следующих действий от моего имени:

Подавать заявления и иные документы в Архивный фонд ____________ (указать название архива) о выдаче справок, выписок, копий архивных документов.
Получать указанные справки, выписки, копии документов, подписывать акты приёма‑передачи.
Представлять мои интересы в органах, связанных с выдачей архивных справок, в т.ч. в электронных сервисах (при необходимости).

Настоящая доверенность выдана сроком на ____________ (указать срок действия, не более 1 года) и действительна до «___» ___________ 20___ г.

Подпись Доверителя: ______________________
(ФИО полностью)

Нотариальное заверение (при необходимости):

____________________________________
(Подпись, печать нотариуса, дата, место)

Порядок подачи доверенности в архивные учреждения

Архивный фонд Санкт‑Петербурга

Для получения справок в Архивном фонде Санкт‑Петербурга необходимо:

Подать оригинал нотариально заверенной доверенности.
Предоставить копию паспорта доверенного лица.
Заполнить заявление по форме «Заявление о выдаче архивных справок», доступной на официальном сайте фонда.
Оплатить государственную пошлину (если справка платная).
Ожидать готовности справки (обычно 5‑10 рабочих дней).

Архивные службы Республики Казахстан

В Казахстане процесс упрощён благодаря электронному правительству:

Войдите в личный кабинет eGov.kz с цифровой подписью.
Загрузите скан‑копию доверенности (нотариальная или электронная).
Выберите нужный архив и тип справки (например, «Справка о трудовом стаже»).
Оплатите услугу онлайн.
Получите справку в электронном виде или запросите её печатный вариант в ближайшем отделении.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить доверенность без нотариуса?: Да, если архив принимает простую письменную доверенность. Однако большинство государственных учреждений (в т.ч. в РФ) требуют нотариального заверения.
Сколько стоит нотариальное заверение доверенности?: Стоимость зависит от региона и от того, является ли доверенность «обычной» или «особой» (например, для международных целей). В среднем в России – от 300 до 800 рублей.
Можно ли использовать доверенность, выданную в другом государстве?: Для использования за границей доверенность должна быть легализована (апостиль) и, при необходимости, переведена на язык страны, где она будет предъявлена.
Какой срок действия у доверенности?: Стандартный срок – один год. По желанию сторон срок может быть короче (например, 3 месяца) или дольше (до 3 лет), но в большинстве архивов предпочтителен срок не более 1 года.
Можно ли отозвать доверенность до истечения срока?: Да. Доверитель может отозвать доверенность в любой момент, подав письменное заявление об отзыве в нотариальную контору (для нотариальных доверенностей) и уведомив об этом архив.

Полезные ссылки и ресурсы

Портал государственных услуг РФ – услуги архивов
Электронное правительство Республики Казахстан – запрос архивных справок
Сайт Федеральной нотариальной палаты России
Fastdoc – шаблоны доверенностей (Word, PDF)
Официальный сайт Архивного фонда Санкт‑Петербурга

Доверенность – ключевой документ, позволяющий получить архивные справки без личного присутствия. Правильное оформление (выбор формы, нотариальное заверение или электронная подпись) и соблюдение региональных требований (российские или казахстанские нормы) гарантируют быстрый и беспрепятственный доступ к нужной информации. Следуйте приведённому руководству, используйте образцы и проверяйте актуальные требования на официальных сайтах архивных учреждений – и процесс получения справок станет простым и удобным.