В современном мире доступ к архивным документам часто требуется не только самим владельцам, но и их представителям – адвокатам, исследователям, наследникам, компаниям‑наследникам и другим заинтересованным лицам․ Доверенность в данном случае является юридическим инструментом, позволяющим уполномоченному лицу (доверенному) действовать от имени доверителя в государственных архивах РФ․

Что такое доверенность?

Доверенность – это письменное полномочие, выданное одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному) для совершения определённых юридических действий от имени первого․ В контексте работы с архивами доверенность может включать:

• Запрос и получение копий архивных документов;
• Подписание актов приёма‑передачи материалов;
• Участие в экспертизе и оценке состояния документов;
• Оплату государственных пошлин и сборов;
• Подписание заявлений и иных формальных бумаг․

Правовая основа

Регулирование доверенностей в России осуществляется следующими нормативными актами:

1. Гражданский кодекс РФ (части первая‑четвёртая);
2. Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред․ от 2024 г․);
3. Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении формы доверенности для обращения в государственные архивы»;
4. Нотариальный кодекс РФ (для нотариально заверенных доверенностей);

Какие виды доверенностей применяются в архивных делах?

Доверенность простой (гражданско‑правовая)

Оформляется без участия нотариуса, если доверитель – физическое лицо, а действия ограничены получением копий документов, не требующих подписи доверенного в оригинале․ Действует 1 год с даты подписания․

Нотариальная доверенность

Требуется, когда:

• Доверитель – юридическое лицо;
• Необходимо подписать оригиналы документов (акт приёма‑передачи, договор аренды архивных материалов);
• Запрашиваются документы, содержащие персональные данные, подпадающие под действие закона о персональных данных․

Нотариальная доверенность действительна 3 года, если иное не указано в документе․

Доверенность на представление интересов в суде по архивным делам

Оформляется в случае спора о праве доступа к архивным материалам․ Включает полномочия представлять интересы в арбитражных и судовых инстанциях․

Как оформить доверенность для обращения в государственный архив?

Шаг 1․ Подготовка информации

Соберите следующие данные:

• Полные ФИО, паспортные данные (серия, номер, дата выдачи) доверителя;
• Полные ФИО, паспортные данные доверенного;
• Точный перечень действий, которые доверенный будет выполнять (например, «запрос копий документов № 123‑456»);
• Срок действия доверенности (не более 3 лет, если нотариальная)․

Шаг 2․ Выбор формы доверенности

Скачайте форму по официальному сайту Минкультуры РФ или используйте шаблон ниже (для простых доверенностей)․

Шаг 3․ Составление текста

Пример текста простой доверенности:

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 01 123456, выдан г․ УФМС России по г․ Москве, проживающий по адресу: г․ Москва, ул․ Пушкина, д․10, кв․5, настоящей доверенностью уполномочиваю Петрова Петра Петровича, паспорт: 45 02 654321, выдан г․ УФМС России по г․ Москве, проживающего по адресу: г․ Москва, ул․ Лермонтова, д․20, кв․12, совершать от моего имени следующие действия в Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ) и его территориальных подразделениях:

Запрашивать и получать копии архивных документов, указанных в заявлении № 2026‑001;
Подписывать акты приёма‑передачи полученных копий;
Оплачивать государственные пошлины, связанные с выдачей копий;
Получать справки и выписки, подтверждающие факт получения документов․

Доверенность действительна с г․ по г․

Подпись доверителя: ____________ /Иванов И․И․/

Шаг 4․ Нотариальное заверение (при необходимости)

Если требуется нотариальная доверенность, обратитесь в любую нотариальную контору с подготовленным текстом и оригиналами паспортов․ Нотариус проверит личность сторон, внесёт реквизиты и поставит печать․

Шаг 5․ Регистрация в архиве

При посещении архива предъявите:

• Оригинал доверенности;
• Копию паспорта доверенного;
• Свой паспорт (доверителя) – в случае простых доверенностей иногда требуется подтверждение личности․

Сотрудники архива проверят документ, внесут запись в журнал входящих запросов и выдадут необходимые материалы․

Требования к содержанию доверенности

Для того чтобы доверенность была признана действительной, она должна содержать:

• Полные данные доверителя и доверенного (ФИО, паспортные данные, адрес);
• Точный перечень полномочий (что именно может делать доверенный);
• Срок действия (начальная и конечная дата);
• Подпись доверителя (с подписью в оригинале);
• Если доверенность нотариальная – печать и подпись нотариуса, а также дата заверения․

Какие документы можно запрашивать через доверенность?

Список архивных материалов, доступных по доверенности, регулируется законом «Об архивном деле»․ К ним относятся:

1. Документы, относящиеся к истории семьи (свидетельства о рождении, браке, смерти);
2. Корпоративные архивы (уставы, бухгалтерская отчётность, договоры);
3. Документы, связанные с недвижимостью (право собственности, кадастровые выписки);
4. Научные и исследовательские материалы (диссертации, отчёты о полевых исследованиях);
5. Документы, содержащие сведения о государственных наградах, служебных достижениях и т․п․

Важно помнить, что некоторые категории (например, материалы, отнесённые к секретным или конфиденциальным) могут быть недоступны даже по доверенности․

Стоимость и сроки получения документов

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить доверенность онлайн?

Да․ С 2025 г․ в России действует сервис «Электронная доверенность» (e‑PowerOfAttorney), позволяющий создать и заверить документ через видеоконференцию с нотариусом․ После заверения документ сохраняется в формате XML и может быть распечатан для предъявления в архиве․

Что делать, если доверенный потерял оригинал доверенности?

Необходимо оформить дубликат доверенности у того же нотариуса (или через электронный сервис)․ Дубликат будет действителен, если в нём указано, что он заменяет утерянный оригинал․

Можно ли доверить получение документов нескольким лицам?

Да, в доверенности можно указать нескольких доверенных, перечислив их данные и распределив полномочия․ При этом каждый из них будет иметь право действовать независимо, если не указано иное․

Как продлить срок действия доверенности?

Продление возможно только путём составления новой доверенности․ Старая доверенность теряет юридическую силу после истечения указанного срока․

Ошибки, которых следует избегать

• Неуказание конкретных действий – слишком общая формулировка («получать любые документы») может привести к отказу в выдаче․
• Отсутствие подписи доверителя – без подписи документ считается недействительным․
• Неправильные паспортные данные – любые опечатки могут вызвать проверку и задержку․
• Срок действия меньше необходимого – если архивный процесс займет более года, доверенность может истечь в середине работы․
• Отсутствие нотариального заверения, когда оно требуется – архив может отказать в выдаче оригинальных документов․

Пример заполнения формы доверенности (по приказу Минкультуры РФ)

Ниже – пошаговый пример заполнения официальной формы «Доверенность для обращения в государственный архив» (форма № ГАР‑01)․

Дата и место составления: г․, г․ Москва
Доверитель:
 – ФИО: Иванов Иван Иванович
 – Паспорт: серия 45 01 № 123456, выдан г․ УФМС России по г․ Москве
 – Адрес: г․ Москва, ул․ Пушкина, д․10, кв․5
Доверенный:
 – ФИО: Петров Петр Петрович
 – Паспорт: серия 45 02 № 654321, выдан г․ УФМС России по г․ Москве
 – Адрес: г․ Москва, ул․ Лермонтова, д․20, кв․12
Полномочия (указываются детально):
 а) Запрашивать копии архивных документов, указанных в заявлении № 2026‑001;
 б) Подписывать акты приёма‑передачи;
 в) Оплачивать государственные пошлины;
 г) Получать справки о выполненных действиях․
Срок действия доверенности: с г․ по г․
Подпись доверителя: ____________ /Иванов И․И․/
(Для нотариальной формы) Печать и подпись нотариуса, дата заверения․

Доверенность – незаменимый инструмент для эффективного взаимодействия с государственными архивами․ Правильно оформленная доверенность позволяет быстро получить необходимые документы, избежать лишних визитов и сократить расходы․ Следуйте рекомендациям, указанным в этой статье, проверяйте актуальность форм и требований, а в случае сомнений консультируйтесь с нотариусом или юристом, специализирующимся на архивном праве․

Помните: точность, полнота и законность – ключ к успешному получению архивных материалов․

Дата публикации: г․