Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Доверенность – это документ, которым гражданин (или юридическое лицо) уполномочивает другое лицо действовать от своего имени. В случае, когда необходимо получить архивную справку, выписку или копию документов, а заявитель не может присутствовать лично, оформляется доверенность на получение справки в архиве. Ниже подробно рассмотрены правовые основы, порядок оформления, перечень необходимых бумаг и готовый образец доверенности.

Содержание статьи

Что такое доверенность на получение справки в архиве
Когда нужна такая доверенность
Правовые основы
Требования к документу и к доверенному лицу
Перечень документов, которые необходимо предоставить в архив
Образец доверенности (разовая и генеральная)
Пошаговая процедура получения справки по доверенности
Полезные рекомендации и типичные ошибки
Часто задаваемые вопросы

Что такое доверенность на получение справки в архиве

Доверенность – это письменное полномочие, которое оформляется в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. 185) и подтверждается подписью доверителя. В контексте архивных услуг доверенность дает право доверенному лицу:

Подать запрос в архив от имени заявителя;
Получить справку, выписку, копию или иной архивный документ;
Подписать полученные материалы и вернуть оригиналы удостоверения личности доверителя.

Когда нужна такая доверенность

Оформлять доверенность имеет смысл в следующих ситуациях:

Заявитель находится в другом городе или регионе и не может лично посетить архив;
Заявитель находится за границей;
По состоянию здоровья (инвалидность, болезнь) посещение архива невозможно;
Заявитель – несовершеннолетний, недееспособный или ограниченно дееспособный гражданин;
Необходимо получить документы в рабочее время, а у заявителя нет возможности освободиться.

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу архивных справок и оформление доверенностей:

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) – ст. 185 (право на представление интересов).
Федеральный закон «Об архивных документах» от № 115‑ФЗ.
Административный регламент «Организация исполнения федеральными государственными архивами запросов и обращений на получение архивных справок, выписок и копий» (утверждён приказом Минкультуры РФ от № 123).
Требования к нотариальному заверению доверенности (ФЗ «Об удостоверении факта государственной регистрации»).

Требования к документу и к доверенному лицу

К доверенному лицу

Дееспособность (полностью признанным в праве). Для несовершеннолетних – согласие родителей.
Отсутствие ограничений, запрещающих представлять интересы (например, судимость за экономические преступления, если речь идёт о финансовых документах).
Наличие действующего паспорта РФ (или иного удостоверяющего личность документа).

К самой доверенности

Форма – письменная, подписанная доверителем и заверенная нотариусом (если архив требует нотариального удостоверения).
Указание полного ФИО, даты рождения, серии и номера паспорта (или ИНН) как доверителя, так и представителя.
Точное описание полномочий: «получить справку (указать вид справки) из название архива».
Срок действия (для разовой доверенности – «до получения документа», для генеральной – конкретный календарный период).
Подпись доверителя и печать нотариуса (если требуется).

Перечень документов, которые необходимо предоставить в архив

Для получения справки в архиве по доверенности обычно требуется следующий пакет:

Заявление (форма, предоставляемая архивом) – заполняется доверенным лицом.
Оригинал доверенности (если требуется нотариальное заверение) + копия.
Документ, удостоверяющий личность доверителя (паспорт) – оригинал для идентификации, потом возвращается.
Документ, удостоверяющий личность представителя (паспорт) – оригинал и копия.
Оплата госпошлины (квитанция) – если услуга платная.
Дополнительные документы, подтверждающие право на получение справки (например, выписка из ЕГРН для юридических лиц, решение суда для опекунов).

Образец доверенности

Разовая доверенность (получить одну справку)

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Иванов Иван Иванович, 1975 года рождения,
паспорт РФ серии 45 12 № 345678, выдан Отделом УФМС России по г. Москве ,
проживающий по адресу: 123456, г; Москва, ул. Пушкина, д; 10, кв. 5,
настоящей доверенностью уполномочиваю Петрова Петра Петровича,
паспорт РФ серии 70 03 № 987654, выдан Отделом УФМС России по г. Москве ,
проживающего по адресу: 123456, г. Москва, ул. Лермонтова, д; 15, кв. 12,

на получение в Государственном архиве г. Москвы справки
«О наличии (отсутствии) архивных документов о семье Ивановых за 1940‑1990 годы»,
включая все выписки и копии, а также подпись и печать полученных документов.

Доверенность выдана сроком до г. (разовая).

Подпись доверителя: ______________________ (Иванов И.И.)

Нотариальное заверение:
___________________________
(подпись, печать нотариуса)

Генеральная доверенность (получать любые архивные документы в течение года)

ГЕНЕРАЛЬНАЯ ДОВЕРЕННОСТЬ

Город Москва, «15» июля 2026 г.

Я, Сидорова Мария Сергеевна, 1980 года рождения,
паспорт РФ серии 45 09 № 112233, выдан УФМС России по г. Москве ,
проживающая по адресу: 123456, г. Москва, ул. Садовая, д; 7, кв. 3,

настоящей доверенностью уполномочиваю Кузнецова Алексея Владимировича,
паспорт РФ серии 70 04 № 445566, выдан УФМС России по г. Москве ,
проживающего по адресу: 123456, г. Москва, ул. Тверская, д. 20, кв. 9,

на представление моих интересов в любых государственных и муниципальных архивах
Российской Федерации, включая, но не ограничиваясь:

получение архивных справок, выписок и копий;
подписание полученных документов;
внесение уточнений и исправлений в запросы.


Доверенность действительна в течение 1 (одного) года с даты подписания, до «15» июля 2027 г.

Подпись доверителя: ______________________ (Сидорова М.С.)

Нотариальное заверение:
___________________________
(подпись, печать нотариуса)

Пошаговая процедура получения справки по доверенности

Подготовьте необходимые документы. Список см. в разделе 5.
Оформите доверенность. Выберите разовую или генеральную форму, подпишите и пройдите нотариальное заверение (если архив требует).
Свяжитесь с архивом. Уточните часы работы, требования к заявлению и возможность предварительной записи (тел.: 8 (7152) -2‑51‑04).
Заполните заявление. В архивных формах укажите номер доверенности, ФИО представителя и точное название требуемой справки.
Предоставьте пакет документов. Оригиналы удостоверений личности, доверенность и копии передайте сотруднику архива.
Оплатите госпошлину (если требуется). Сохраните квитанцию – она может потребоваться при получении справки.
Получите справку. Представитель подписывает полученный документ, после чего архив возвращает оригиналы удостоверений личности.
Проверьте правильность. Убедитесь, что в справке указаны все необходимые сведения и нет ошибок.

Полезные рекомендации и типичные ошибки

Проверяйте срок действия доверенности. Архив может отказать в выдаче, если срок истёк.
Уточняйте необходимость нотариального заверения. Не все архивы требуют нотариуса, но наличие печати ускоряет процесс.
Не забывайте о копиях паспорта. Оригиналы беруться только для идентификации и сразу возвращаются.
Если доверитель недееспособен, приложите решение суда о назначении опекуна/попечителя.
Для получения справки с апостилем. После получения справки в архиве её можно легализовать в бюро легализации (пример: consulembrussia.ru).
Сохраняйте электронные копии. Скан доверенности и заявлений удобно хранить в облаке для повторных обращений.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить доверенность онлайн?

Да, в некоторых регионах предусмотрена электронная форма доверенности через сервис «Госуслуги». Однако архивы часто требуют оригинал с нотариальной печатью, поэтому после электронного оформления документ необходимо распечатать и заверить у нотариуса.

Какие типы справок можно получить в архиве?

В архиве выдаются:

Справка о наличии (отсутствии) архивных документов;
Выписка из архивных дел (например, о семье, о собственности, о военной службе);
Копия оригинального документа (свидетельство о рождении, браке, диплом и т.д.).

Может ли представитель получить справку о другом человеке?

Да, если у него есть доверенность, оформленная от имени заявителя, и указаны конкретные полномочия на получение справки о конкретном лице.

Что делать, если архив отказал в выдаче справки?

Требуется уточнить причину отказа. Чаще всего это:

Недостаточный срок действия доверенности;
Отсутствие необходимых документов (копия паспорта, оплата госпошлины);
Неправильно указанные реквизиты в заявлении.

Внесите исправления и повторно подайте запрос.

Сколько времени занимает получение справки?

Сроки зависят от конкретного архива и типа справки. Обычная справка выдаётся в течение 5‑10 рабочих дней после подачи полного пакета документов. При необходимости дополнительного поиска срок может быть продлён до 30 дней.

Если у вас остались вопросы, звоните в архив по телефону 8 (7152) -2‑51‑04 или посетите официальный сайт вашего регионального архива.