Эффективная организация учета архивных документов является фундаментом деятельности любого муниципального архива․ Именно учет обеспечивает сохранность документов, контроль за их наличием, возможность быстрого поиска и выдачи пользователям․ В условиях перехода на цифровые технологии и обновления нормативной базы (актуально на ) подходы к учету претерпевают существенные изменения․ Данная статья рассматривает ключевые аспекты организации учета в муниципальном архиве на основе действующих Правил и Методических рекомендаций Росархива․

Нормативно-правовое регулирование

Деятельность муниципальных архивов по учету документов строго регламентируется федеральным законодательством и нормативными актами Росархива․ Основными документами, определяющими правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 18, 22, 23)․
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках (утв․ Приказом Минкультуры России)․
• Методические рекомендации по внедрению Правил (подготовлены Росархивом для информационного сопровождения практики работы)․
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных архивов» (актуален для формирования учетной документации архива-организации)․

Важно: С 17 сентября 2023 года вступили в силу обновленные правила хранения архивных документов․ Изменения затрагивают не только кадровые документы, но и порядок учета, описания и комплектования фондов, что требует пересмотра локальных нормативных актов муниципальных архивов․

Понятие и виды учетных документов

Согласно Методическим рекомендациям, учетный документ — это документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета․

Учет в муниципальном архиве ведется на нескольких уровнях:

1. Фондовый учет (учет фондов): регистрация поступающих в архив фондов (присвоение фондовым номерам)․
2. Описной учет (учет описаний): учет составленных описей дел (присвоение описей номера внутри фонда)․
3. Учет единиц хранения (дел/документов): учет каждой единицы хранения (дела, документа, тома) внутри описания․
4. Движение фондов: учет поступления (передача из организаций, mua, дарение) и выбытия (уничтожение по актам, передача в другие архивы, хищение/утеря)․
5. Учет использования: регистрация выдачи документов в читальный зал, на копирование, для служебного пользования (формы заказов, книги выдачи, карточки читателя)․
6. Учет состояния и хранения: акты приема-передачи, акты проверки наличия и состояния, карточки учета документов на полках․

Этапы организации учета при комплектовании архива

Приемка и регистрация поступивших документов

Процесс учета начинается на этапе передачи документов в муниципаальный архив․ Срок передачи определяется с учетом сроков временного хранения в архивах организаций-образователей (обычно по истечении 10 лет и более)․

Ключевой документ этапа — Акт приема-передачи архивных документов․ В нем фиксируются:

• Наименование организации-передателя․
• Перечень фондов/описаний/дел с указанием количества единиц хранения․
• Сроки хранения и категории ценности․
• Состояние документов на момент передачи․
• Подschriften ответственных лиц архива и передающей организации․

Пример составления акта при смене руководителя или ответственного за хранение также регламентируется методическими материалами․

Упорядочение, описание и присвоение индексов

После приемки документы упорядочиваются и описываются․ На этом этапе формируется учетная документация научного вспомогательного аппарата (опси, указатели, карточки)․

• Каждому фонду присваивается номер (Ф․)․
• Каждой описи внутри фонда — номер (Оп․)․
• Каждому делу внутри описи, номер (Д․)․

Полный шифр единицы хранения выглядит как: Ф․ 1․ Оп․ 2․ Д․ 15․ Этот шифр является основным идентификатором во всех видах учета․

Формирование вспомогательных учетных документов

Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно (в соответствии с типовыми формами Росархива)․ Основные из них:

Учет электронных документов и цифровизация

Современный этап развития архивного дела характеризуется активным внедрением электронного документооборота․ Важным вектором является разработка Государственной информационной системы «Платформа Центр хранения электронных документов» (ГИС Платформа ЦХЭД), завершение разработки которой планировалось к концу 2026 года․

Особенности учета электронных документов личного происхождения и оцифрованных копий:

• Фондирование: электронные документы фондируются параллельно с бумажными или как самостоятельные фонды/описания․
• Метаданные: учет ведется на основе стандартизированных метаданных (профили метаданных Росархива), обеспечивающих подлинность, целостность и доступность․
• Копии на правах подлинников: в Беларуси и России разрабатываются методики фондирования и учета копий архивных документов, приравненных к подлинникам (например, при безвозвратной утере оригинала или для обеспечения доступа)․
• Оцифровка: массовая оцифровка (пример: поставка сканеров Элар ПланСкан А2В, ЭларСкан А1-600КС в Муниципальный архив г․ Сургута, архив Углегорского района) требует учета связки «Оригинал — Электронная копия» в информационных системах архива (ЭАРХ, АИС «Архив» и др․)․

Контроль сохранности: Инвентаризация и проверки

Проверка наличия и состояния архивных документов проводится для:

• Установления фактического наличия документов на хранении․
• Выявления отсутствующих (утерянных) единиц․
• Оценки физического состояния (плесень, повреждения, износ)․

Виды проверок:

1. Полная инвентаризация: проводится периодически (обычно раз в 5–10 лет) или при смене руководителя/главного хранителя․ Оформляется Акт инвентаризации․
2. Выборочная проверка: ежегодная или по инициативе руководства/контролирующих органов․
3. Текущий учет: ежедневный контроль при выдаче/возврате документов в читальном зале (сверка состояния по актам приема-передачи при выдаче)․

Организация работы пользователей и учет использования

Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда РФ․ Учет использования включает:

• Регистрацию читателей (карточки читателя, учет паспортных данных)․
• Оформление заказов на документы (электронные или бумажные заказ-листы)․
• Выдачу документов под роспись в Книге выдачи документов в читальный зал или в АИС․
• Контроль сроков возврата и состояния документов после использования (сравнение с актом при выдаче)․
• Учет копирования (фото, сканирование, ксерокопия) — отдельные журналы/логи АИС․

С развитием Информационных систем удаленного использования копий (разрабатываемых, в т․ч․, корпорацией «Элар»), учет удаленных запросов и выдачи электронных копий становится неотъемлемой частью статистики и контроля архива․

Роль ответственных лиц и локальных актов

Ответственность за организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов несет руководитель архива и уполномоченные им лица (главный хранитель, хранители фондов, библиографы читального зала)․

Муниципальный архив обязан разработать и утвердить локальные нормативные акты (ЛНА):

• Положение об архиве․
• Инструкцию по учету архивных документов (с приложением форм вспомогательных документов)․
• Положение о читальном зале / порядке удаленного доступа․
• План инвентаризаций․
• Инструкцию по действиям при ЧС (пожар, затопление) с учетом приоритетов спасения самых ценных фондов (по описям/карточкам учета)․

Организация учета архивных документов в муниципальном архиве — это сложный, многоуровневый процесс, объединяющий правовую, организационную и технологическую составляющие․ Ключевыми принципами остаются:

• Непрерывность: учет ведется с момента поступления документов до их выбытия (уничтожения или передачи)․
• Документальное оформление: никакое действие с документом не остает без фиксации в учетной документации (бумажной или электронной)․
• Единство системы: учет фондов, описей, единиц хранения и использования должен формировать единую информационную базу архива․
• Цифровая трансформация: переход на ГИС Платформу ЦХЭД, внедрение АИС и оцифровка фондов (с использованием профессионального сканирующего оборудования) меняют инструменты учета, но не отменяют его фундаментальных правил․

Соблюдение актуальных Правил (в ред․ от 2023 г․), Методических рекомендаций Росархива и грамотное ведение как обязательных, так и вспомогательных учетных документов — гарантия сохранности Архивного фонда РФ и доступности документов для общества и государства․