Эффективное управление электронными документами, залог прозрачности деятельности организации, соблюдения законодательства и сохранения ценной информации для будущих поколений. С переходом на безбумажный документооборот вопросы долгосрочного хранения, юридической значимости и доступности электронных архивов становятся приоритетными. В данной статье подробно разбираются ключевые нормативные акты, технические требования и организационные меры, регулирующие хранение электронной документации в архивах на .

Основной нормативный фундамент: Приказ Росархива № 77 от

Ключевым документом, регламентирующим данную сферу на текущий момент, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Федерального архивного агентства (Росархива) от 31 июля 2023 г. № 77.

Данный документ заменил собой устаревшие нормативные акты и установил единые подходы как для государственных, так и для муниципальных архивов, а также для архивов организаций (в части, не противоречащей законодательству).

Ключевые принципы хранения электронных документов

Согласно Пункту 8 Правил (и связанным с ним разделам), организация хранения электронных документов должна обеспечивать:

• Информационную безопасность и защиту информации при эксплуатации систем хранения (п. 16 Правил).
• Резервное копирование электронных документов, включая применение облачных технологий.
• Конвертацию (миграцию) документов в современные форматы для предотвращения технологического устаревания (цифровое сохранение).
• Локализацию документов с особым режимом хранения (гостайна, персданные и т.д.) в соответствии с планом (схемой) размещения архивных фондов, утверждаемым руководителем архива (п. 8.1);

Технические требования к системам хранения (СХЭД)

Для автоматизации процессов архивирования используются Системы Хранения Электронных Документов (СХЭД). Их функционал строго регламентирован.

Типовые функциональные требования (Приказ Росархива от № 106)

Государственные органы при создании СХЭД, а также при оценке существующих систем обязаны руководствоваться Типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов.

Согласно п. 1.5 данных Требований, СХЭД в архиве государственного органа должна обеспечивать:

1. Прием электронных архивных документов, переданных из СЭД (систем электронного документооборота).
2. Учет поступивших документов.
3. Управление их хранением (контроль сроков, условий, целостности).
4. Обеспечение доступа к документам до момента выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный архив.

Методические рекомендации по технологическому оснащению (ЦХЭД)

Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов. Они определяют требования к:

• Технической инфраструктуре Центра хранения электронных документов (ЦХЭД);
• Компьютерной технике и программному обеспечению для единой системы хранения электронных документов архивной отрасли.
• Функциональным и техническим требованиям к единой системе хранения.

Организационные аспекты: Комплектование, учет и использование

Помимо технической стороны, критически важны организационные процедуры, закрепленные в Правилах 2023 года и Проектах рекомендаций Росархива.

Комплектование архива

Процесс формирования архива (комплектования) включает отбор документов, подлежащих архивированию, их подготовку к передаче (формирование пакетов передачи — SIP по терминологии OAIS) и приемку в СХЭД. Важно соблюдать единообразие метаданных для обеспечения поиска.

Учет электронных архивных документов

Учет ведется в СХЭД автоматически. Каждому документу/делу присваивается уникальный идентификатор. Ведутся описи (электронные или бумажные-дублирующие), формируются акты приема-передачи. Учет должен обеспечивать прослеживание всего жизненного цикла документа: от создания/поступления до уничтожения или передачи в госархив.

Режимы доступа и использования

Правила 2023 года детально регламентируют порядок предоставления документов пользователям с учетом:

• Установленных сроков ограничения доступа (законная тайна, персональные данные).
• Формы предоставления (на экране, копия на носителе, через веб-интерфейс).
• Учета факта предоставления (журналы выдачи, логи системы).

Обеспечение долгосрочного сохранения (Цифровое сохранение)

Это одна из самых сложных задач электронного архивирования. «Загрузил и забыл» — недопустимая стратегия.

Резервное копирование и геораспределенность

Обязательно наличие актуальных резервных копий. Допускается использование облачных технологий, однако требуется гарантия того, что провайдер облака соответствует требованиям законодательства (152-ФЗ, требования к КИИ/ГИС при наличии) и обеспечивает неразрывность доступа.

Миграция форматов и эмуляция

Форматы файлов устаревают. Архив должен иметь план миграции (конвертации) документов в актуальные открытые форматы (PDF/A, XML, TIFF и др.) без потери юридической значимости и визуального представления. Процесс миграции должен быть задокументирован и верифицирован (проверка хеш-сумм, визуальный контроль).

Контроль целостности (Фиксация)

Регулярный расчет и сверка контрольных сумм (хешей) для всех архивных файлов — обязательная процедура для выявления битой порчи данных (bit rot) или несанкционированных изменений.

Уничтожение электронных архивных документов

Уничтожение, это завершающий этап жизненного цикла, требующий строгой процедуры:

1. Выдача экспертной комиссией акта о выделении к уничтожению (с соблюдении сроков хранения по Номенклатуре).
2. Обеспечение невосстановимого удаления данных (программное перезаписывание, демагнетизация, физическое уничтожение носителей).
3. Составление акта об уничтожении с указанием метода, даты, ответственных лиц и состава уничтоженных документов.
4. Учет факта уничтожения в СХЭД (пометка записей как «Уничтожено», сохранение метаданных об уничтоженных единицах для истории архива).

Программные решения для организации СХЭД

На рынке представлены специализированные продукты, реализующие требования Росархива. Примером является 1С:Архив (и аналогичные модули в ERP-системах), который позволяет:

• Объединить в единую информационную систему электронные документы из разных систем-источников (1С, СЭД, почта, файловые хранилища) и информацию о местах хранения бумажных дел.
• Обеспечить удобный и быстрый полнотекстовый и атрибутный поиск.
• Автоматизировать процессы комплектования, описания, экспертизы стоимости и сроков хранения.
• Реализовать функции СХЭД: прием SIP-пакетов, контроль целостности, управление доступом, формирование отчетности.

Чек-лист соответствия требованиям (для самопроверки)

Хранение электронной документации в архиве — это не просто размещение файлов на диске. Это комплексный процесс, включающий правовое оформление (Правила № 77), техническое оснащение в соответствии с Типовыми требованиями и Методическими рекомендациями Росархива, а также внедрение процедур цифрового сохранения (миграция, контроль целостности, резервирование).

Главное правило: Архивная система должна гарантировать достоверность, целостность, доступность и читаемость документов на протяжении всего установленного срока хранения, будь то 10, 50 или 75 лет. Только системный подход, основанный на актуальной нормативной базе 2023–2024 годов, позволяет избежать рисков потери информации и штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Статья подготовлена на основе нормативных актов Федерального архивного агентства (Росархива), актуальных на . Рекомендуется проверять актуальность конкретных приказов и рекомендаций на официальном сайте Росархива (rosarhiv.gov.ru) перед внедрением изменений в локальные акты организации.