Экспертно‑проверочная комиссия (ЭПК) – это уполномоченный орган‚ который осуществляет контроль за соблюдением правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов архивного фонда в государственных и муниципальных архивах. Положение о работе ЭПК регулирует её состав‚ полномочия‚ порядок формирования и проведения заседаний‚ а также взаимодействие с архивными учреждениями.

Правовое основание

Деятельность ЭПК муниципального архива регулируется следующими нормативными актами:

• Приказ Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертно‑проверочной комиссии»;
• Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 (редакция от ) – порядок согласования описи дел с ЭПК;
• Федеральный закон «Об архивном деле» и региональные нормативные акты (например‚ Приказ Архивного агентства Иркутской области от 25 декабря 2018 г.).

Эти документы определяют‚ что ЭПК является обязательным элементом в процессе формирования и передачи архивных документов в государственные (муниципальные) архивы.

Цели и задачи ЭПК

Основные цели работы комиссии:

1. Обеспечение соответствия передаваемых документов правилам организации хранения‚ комплектования и учёта (правилам РГФ‚ Положениям о сроках хранения и т.д.).
2. Контроль за правильностью формирования дел (разделение дел по личному составу и основной деятельности).
3. Экспертиза ценности архивных документов и определение их дальнейшего статуса (сохранение‚ уничтожение‚ передача в федеральный архив).
4. Согласование номенклатуры дел и описи с архивным учреждением‑приёмником.
5. Выдача рекомендаций по систематизации и упрощённому оформлению дел.

Состав комиссии

В состав ЭПК входят представители:

• Председателя комиссии (обычно – руководитель архивного учреждения или уполномоченного органа).
• Заместителя председателя.
• Секретаря (ответственного за подготовку документов и протоколов).
• Членов комиссии – специалистов из государственных (муниципальных) архивов‚ органов исполнительной власти субъекта РФ‚ а также экспертов‑архивистов.

Состав формируется приказом начальника управления архивов и фиксируется в Положении о работе комиссии.

Порядок формирования ЭПК

1. Орган‚ являющийся источником комплектования (муниципальная администрация‚ организация) разрабатывает проект положения о комиссии в соответствии с типовыми образцами‚ утверждёнными ФАА.
2. Проект направляется в Центральную экспертно‑проверочную комиссию (ЦЭК) или в ЭПК соответствующего государственного (муниципального) архива для согласования.
3. После согласования положение подписывается начальником архивного управления и вступает в силу.
4. Состав комиссии утверждается в том же документе (пункт «Состав комиссии»).

Полномочия и функции ЭПК

ЭПК имеет право:

• Принимать к рассмотрению только те документы‚ которые соответствуют правилам организации хранения‚ комплектования и учёта (п. 6.4 Приказа ФАА № 43).
• Возвращать документы на доработку‚ если выявлены нарушения.
• Утверждать описи дел и номенклатуру дел организации.
• Определять сроки хранения (не менее 10 лет для муниципальных архивов‚ минимум 1 год до минования надобности).
• Вносить предложения по упрощённому оформлению дел (полное или частичное) в соответствии с п. 3.6.3 Правил работы архивов.
• Формировать протоколы заседаний‚ в которых фиксируются принятые решения.

Порядок работы комиссии

Заседания

Заседание считается правомочным‚ если присутствует более половины состава комиссии. Решения принимаются простым большинством голосов.

Порядок рассмотрения документов

1. Получение от организации описи дел и сопроводительных документов.
2. Проверка соответствия описи требованиям нормативных актов.
3. Экспертиза ценности (оценка исторической‚ правовой‚ научной значимости).
4. Принятие решения: утверждение‚ возврат на доработку или отказ в передаче.
5. Оформление протокола заседания и направление решения организации‑источнику.

Документация‚ формируемая ЭПК

• Протокол заседания – фиксирует состав комиссии‚ повестку‚ результаты голосования.
• Акт экспертизы ценности – содержит выводы о значимости документов.
• Утверждённая опись дел – согласованная с архивом номенклатура и перечень передаваемых материалов.
• Рекомендации по систематизации – указания по оформлению дел (полное/упрощённое).

Сроки хранения и роль ЭПК

ЭПК определяет сроки хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов. Для муниципальных архивов:

• Минимальный срок хранения – 10 лет (за исключением документов‚ подлежащих более длительному хранению по закону).
• Срок до минования надобности – не менее 1 года.
• Документы‚ передаваемые в федеральный архив‚ могут иметь срок хранения «5 лет + ЭПК»‚ если это предусмотрено нормативными актами.

Примерное положение об ЭПК (ключевые пункты)

Ниже приведён краткий перечень пунктов‚ которые обычно включаются в положение о работе ЭПК муниципального архива:

1. Наименование комиссии и её правовой статус.
2. Цели и задачи (см. раздел 2).
3. Состав комиссии – перечень должностных лиц‚ порядок их назначения.
4. Права и обязанности членов комиссии.
5. Порядок формирования и утверждения (процедура согласования с ЦЭК/ЭПК архива‑приёмника).
6. Порядок проведения заседаний – кворум‚ порядок голосования‚ составление протоколов.
7. Порядок рассмотрения документов – этапы проверки‚ критерии отказа.
8. Документация комиссии – перечень формируемых актов.
9. Ответственность за нарушение – дисциплинарные меры‚ возможность привлечения к административной ответственности.
10. Порядок внесения изменений в положение (постановка подписи руководителя‚ публикация);

Практические рекомендации для муниципальных архивов

• Регулярно обновляйте состав комиссии – срок полномочий членов рекомендуется фиксировать в 3‑5 лет.
• Создайте электронный реестр описи дел‚ чтобы ускорить процесс согласования с ЭПК.
• Проводите подготовительные семинары для сотрудников организации‑источника по правилам формирования дел (особенно по разделению дел по личному составу).
• Внедрите шаблоны протоколов и актов экспертизы‚ утверждённые в региональном нормативном акте‚ чтобы обеспечить единообразие оформления.
• Контролируйте соблюдение сроков хранения с помощью автоматизированных систем учёта (например‚ «Электронный архив»).
• При возникновении спорных вопросов привлекайте внешних экспертов (учёных‑историков‚ специалистов по архивному делу).
• Обеспечьте прозрачность работы комиссии – публикуйте решения (без конфиденциальных данных) на официальном сайте муниципального архива.

Положение об экспертно‑проверочной комиссии муниципального архива – это фундаментальный документ‚ который гарантирует законность и качество формирования архивных фондов. Чётко прописанные функции‚ состав и порядок работы комиссии позволяют избежать нарушений‚ ускорить процесс передачи документов в архив и обеспечить их надёжное хранение в соответствии с установленными сроками.

Помните: без согласования описи дел с ЭПК передача документов в архив считается недействительной‚ а нарушения могут привести к возврату материалов на доработку и задержкам в формировании архивного фонда.

Дата актуализации: 01:15:47