Деятельность федеральных государственных архивов Российской Федерации строится на строгом соблюдении архивного законодательства и внутренних регламентов. Одним из ключевых органов внутреннего управления, обеспечивающих законность и обоснованность принимаемых решений по вопросам формирования, учета, хранения и использования документов, является Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК).

Данная статья подробно рассматривает правовое основание создания ЭПК, ее состав, основные компетенции, порядок работы, а также взаимодействие с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (Росархиве).

Правовое основание и цели создания

Создание экспертно-проверочной комиссии в федеральном государственном архиве регламентируется нормативными правовыми актами Росархива. Основным документом, определяющим статус, задачи и порядок деятельности комиссии, является Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утверждаемое приказом Федерального архивного агентства.

Основные цели создания ЭПК:

• Рассмотрение вопросов, связанных с формированием архивных фондов (отбор документов на хранение, определение сроков хранения, категорирование ценности).
• Обеспечение единства подходов к экспертизе документов, поступающих в архив из федеральных органов власти, организаций и от частных лиц.
• Контроль за законностью и обоснованностью решений по списанию (уничтожению) документов, не представляющих архивной ценности.
• Рассмотрение вопросов научной, публикационной и методической деятельности архива.
• Взаимодействие с государственными или муниципальными архивами по вопросам экспертизы документов.

Согласно сведениям Росархива (например, пункт 6.4 Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом от № 43 и актуализированного в 2022 году), архив обеспечивает совместно с Центральным архивом федерального органа представление на утверждение ЭПК федерального государственного архива, источником комплектования которого является данный федеральный орган власти.

Состав и структура комиссии

ЭПК является совещательным органом при руководителе федерального государственного архива. В ее состав, как правило, входят:

1. Председатель, обычно заместитель директора архива по научной работе или главный хранитель фондов. Организует работу комиссии, председательствует на заседаниях, подписывает протоколы.
2. Секретарь — ответственный сотрудник (часто начальник отдела учета и описания фондов или методолог), который протоколирует заседания, решает вопросы ведения протоколов по мере их поступления, готовит материалы к рассмотрению.
3. Члены комиссии, ведущие специалисты архива: начальники фондовых отделов, хранители, консультанты, юристы, представители отдела информатизации и публикационной деятельности. Состав утверждается приказом директора архива.

Важно отметить, что в Положении об ЭПК (первая часть документа) обязательно фиксируются сведения о наличии председателя и секретаря, порядке их назначения и нормативных основаниях работы комиссии.

Основные компетенции и вопросы, рассматриваемые на заседаниях

Деятельность ЭПК охватывает широкий спектр архивных процессов. К ключевым вопросам, выносимым на рассмотрение комиссии, относятся:

Формирование фондов и экспертиза документов

• Рассмотрение актов отбора (экспертизы) документов, поступающих из ведомств-образователей (федеральных органов власти).
• Определение категории ценности и сроков хранения для документов, не вошедших в Перечни типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от № 236).
• Решение вопросов о приеме документов от частных лиц и общественных организаций.

Списание и уничтожение документов

• Рассмотрение материалов экспертизы документов с истекшими сроками хранения для принятия решения о списании (уничтожении) или продлении сроков хранения.
• Контроль за соблюдением процедуры уничтожения (составление актов, наличие представителей комиссии при шредеровании).

Уникальные документы и Государственный реестр

• Подготовка представлений о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
• Согласование вопросов атрибуции уникальности в соответствии с памятными и юбилейными датами отечественной истории и культуры, а также историей российской государственности.
• Взаимодействие с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Росархиве по этим вопросам. Например, по итогам заседания ЦЭПК от 26 декабря 2024 г. (председатель А.В. Юрасов) подводились итоги работы и согласовывались вопросы включения документов федеральных и региональных архивов в Реестр.

Научно-методическая и публикационная деятельность

• Утверждение планов научных публикаций, путеводителей, описей.
• Рассмотрение отчетов о научно-исследовательской работе архива.
• Одобрение методических рекомендаций по учету, описанию и хранению документов.

Порядок работы комиссии (Регламент)

Деятельность ЭПК строится на основе Положения об ЭПК и внутреннего регламента (если принят). Общие принципы работы, заимствованные у практики ЦЭПК при Росархиве, включают:

• Плановость: заседания проводятся регулярно (не реже одного раза в квартал) или внепланово — по мере поступления вопросов.
• Кворум: заседание считается правомочным при наличии не менее 2/3 от установленного состава членов.
• Подготовительный этап: секретарь заранее рассылает повестку дня и материалы (акты экспертизы, списки на списание, проекты публикаций) членам комиссии для предварительного изучения.
• Протоколирование: секретарем ведется протокол заседания, в котором фиксируются: дата, место, состав присутствующих, докладывающие, суть обсуждения, принятые решения (утверждено / не утверждено / отправлено на доработку) и результаты голосования.
• Оформление решений: решения ЭПК оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем. На основании протокола директор архива издает приказа (распоряжения).

Взаимодействие с Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Росархиве

Федеральные государственные архивы не работают изолированно. Существует вертикаль экспертного надзора:

1. ЦЭПК при Росархиве — высший экспертный орган отрасли. Утверждается Положением о ЦЭПК (приказ Росархива). Проводит заседания под председательством заместителя руководителя Росархива.
2. ЭПК федерального государственного архива — первичный звено;

Взаимосвязь проявляется в следующем:

• ЭПК архива готовит и согласовывает материалы для представления в ЦЭПК (преимущественно — вопросы включения документов в Государственный реестр уникальных документов, сложные случаи отбора/списания).
• ЦЭПК утверждает методологические рекомендации, которыми руководствуются ЭПК архивов.

Документальное обеспечение деятельности ЭПК

Для обеспечения правовой силы решениям комиссии необходимо строгое документирование процедур. Обязательный пакет документов включает:

Актуальные тенденции и практика 2023–2024 гг.

Анализ информации с официального портала Росархива за последнии годы позволяет выделить ключевые направления работы ЭПК федеральных архивов:

• Цифровая трансформация: рассмотрение вопросов экспертизы электронных документов, формирования электронных архивных фондов, подтверждения подлинности цифровых копий.
• Работа с уникальными документами: интенсификация процесса выявления и атрибуции документов как уникальных для включения в Государственный реестр (в привязке к юбилейным датам истории государственности).
• Унификация подходов: применение обновленного Перечня типовых управленческих документов (Приказ № 236) и типовых номенклатур делая для оптимизации работы по отбору и списанию.
• Публикационная активность: ЭПК все чаще выступает экспертизой готовых макетов научных публикаций, путеводителей и тематических сборников документов перед отправкой в печать.

Экспертно-проверочная комиссия федерального государственного архива — это не просто формальный орган, а профессиональный «фильтр», обеспечивающий качество формирования Архивного фонда РФ. От компетентности и беспристрастности ее решений зависит, какие документы станут вечным достоянием нации, а какие будут правомерно уничтожены по истечении сроков хранения.

Строгое соблюдение Положения об ЭПК, регламента заседаний, полнота протоколирования и своевременное взаимодействие с Центральной ЭПК при Росархиве являются залогом законной и эффективной архивной работы на федеральном уровне.

Нормативная справка (ключевые документы для изучения):

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Росархива от № 43 «Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии организации» (с изм. на 2022 г.).
3. Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…».
4. Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве;
5. Приказы директора конкретного федерального государственного архива о создании ЭПК и утверждении ее состава (действующие на текущий момент).