Государственный архив Белгородской области (ГАБО) – один из ключевых институтов, отвечающих за сохранение исторического наследия региона. В условиях современной цифровой коммуникации особую роль играет электронная почта, позволяющая быстро и удобно получать ответы на запросы, планировать визиты и оформлять услуги архива.

Краткая история архива

• 1954 г. – основание Государственного архива Белгородской области совместно с образованием области.
• 1966 г. – архив получил собственное здание (ул. Мокроусова, 14) и начал систематически собирать документы.
• 2024 г. – археологи и архивисты Белгородской области получили благодарность от руководителя Росархива за профессиональную работу в условиях военных действий.

Сегодня архив хранит более 10 млн документов разных форматов: от бумажных актов XIX в. до электронных файлов современного периода.

Структура и основные подразделения

1. Отдел муниципального архивного фонда – работа с документами муниципальных органов.
2. Отдел исторических фондов – хранение и исследование материалов XIX‑XX вв.
3. Отдел новейшей истории – документы послевоенного периода и современной эпохи.
4. Отдел обслуживания пользователей – прием запросов, выдача копий, консультации.

Контактные телефоны отдела:

• Начальник отдела: 7 (4722) -33 067
• Заместитель начальника: 7 (4722) -33 085
• Специалисты отдела: 7 (4722) -33 086

Как связаться с архивом

Для удобства граждан и исследователей архив предоставляет несколько каналов связи:

Для получения более оперативного ответа рекомендуется использовать электронную почту. Ниже – пошаговое руководство.

Что нужно указать в письме

• Тема письма – коротко и ясно, например: «Запрос копий документов по теме «Сельское хозяйство Белгородской области, 1940‑1945 гг.»».
• ФИО и контактные данные – полное имя, телефон, при необходимости – адрес.
• Краткое описание запроса – укажите период, тип документов, архивный фонд (если известен).
• Цель исследования – академическая работа, семейная история, журналистское расследование и т.д.
• Сроки получения – если требуется срочная выдача, укажите желаемую дату.

Пример письма

Тема: Запрос копий документов по теме «Городская администрация Белгорода, 1990‑2000 гг.»

Уважаемые сотрудники Государственного архива Белгородской области!

Меня зовут Иван Петрович Соколов, телефон: +7 (925) -23‑45‑67, e‑mail: ivan.sokolov@example.com.

Я являюсь аспирантом Белгородского государственного университета и готовлю диссертацию на тему «Развитие муниципального управления в Белгороде в постсоветский период». В связи с этим прошу предоставить копии следующих документов:

Протоколы заседаний городской администрации за 1995‑1999 гг. (фонд 12, дело 45).
Приказы о строительстве и реконструкции муниципальных зданий в 1996‑1998 гг. (фонд 14, дело 12).
Публичные отчёты о бюджете города за 1995‑2000 гг. (фонд 10, дело 3).

Если возможно, прошу выслать сканы в формате PDF на мой электронный адрес. Ожидаемый срок получения – до 30 апреля 2026 г.

Заранее благодарю за помощь.

С уважением,
Иван Петрович Соколов

Что делать после отправки письма

1. Ожидайте автоматическое подтверждение о получении (обычно приходит в течение 24 часов).
2. Через 3‑5 рабочих дней вам придёт ответ с указанием сроков подготовки материалов.
3. Если требуется уточнение, архив может запросить дополнительные сведения – отвечайте быстро, чтобы не задерживать процесс.
4. Получив готовые копии, проверьте их на соответствие запросу и подпишите акт приёма‑передачи (если копии выдаются в бумажном виде).

Услуги архива, доступные через электронную почту

• Выдача копий документов – скан-копии в PDF, фотокопии, оригиналы (по согласованию).
• Поиск и каталогизация – архивариусы могут провести предварительный поиск по реестрам.
• Консультации по использованию архивных фондов – рекомендации по работе с источниками.
• Заказ исследовательских услуг – если у вас нет возможности лично посетить архив.
• Получение справок о наличии документов – подтверждающие письма для научных грантов.

Все эти услуги можно запросить, отправив письмо на info@belarchive.ru. В письме укажите «Запрос услуги» в теме, а в тексте – конкретный перечень нужных действий.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок ответа на электронный запрос?

Стандартный срок – до 5 рабочих дней. В случае необходимости уточнения срок может быть продлён, о чём вам сообщат заранее.

Можно ли получить документы в электронном виде без личного визита?

Да. При наличии сканируемых материалов архив готов выслать их в формате PDF на указанный e‑mail. Для оригинальных бумажных документов требуется личный визит или доверенность.

Как оформить доверенность для получения документов?

Доверенность должна быть нотариально заверена, содержать ФИО доверенного лица, цель получения документов и перечень конкретных материалов. К копии доверенности прикладывают скан в письме.

Какие документы нельзя выдавать?

Секретные, ограниченно‑доступные и документы, подпадающие под действие закона о персональных данных, выдаются только после получения соответствующего разрешения.

Есть ли возможность получения справки о наличии документа?

Да. Отправьте запрос с указанием реестра (фонд, дело, лист) и цель получения справки. Справка будет выслана в электронном виде.

Как добраться до архива (для тех, кто планирует визит)

Адрес: ул. Мокроусова, 14, Белгород, 308024

• Автобусы: маршруты 7, 8, 41а, 26 – остановка «Мокроусова».
• Трамвай: линия 2, остановка «Мокроусова».
• Автомобиль: парковка рядом с зданием (ограниченное количество мест).

Рабочее время (приёмная): Пн‑Пт — 09:00‑18:00. В субботу и воскресенье приёмная закрыта, но можно отправлять электронные запросы в любое время.

Полезные ссылки

• Официальный сайт архива
• Портал «Архивы России» – регион Белгород
• EHRI – международный портал о европейских архивах
• Карта 2ГИС – расположение архива

Электронная почта стала важным инструментом взаимодействия с Государственным архивом Белгородской области. Она позволяет быстро получать информацию, заказывать копии и планировать исследовательскую работу без лишних поездок. Пользуясь указанными рекомендациями, вы сможете эффективно использовать архивные ресурсы и получить нужные документы в кратчайшие сроки.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, не стесняйтесь писать на info@belarchive.ru – сотрудники архива всегда готовы помочь.