Электронные архивы – это совокупность цифровых документов, хранящихся в специализированных информационных системах, которые заменяют или дополняют традиционные бумажные архивы. В Архангельской области создание и развитие электронных архивов стало важным элементом цифровой трансформации регионального управления.

Исторический контекст

• 2005–2010 гг. – первые эксперименты с оцифровкой государственных документов в Архангельской области.
• 2012 г. – принятие регионального закона «О государственных информационных ресурсах», который заложил правовую основу для создания электронных архивов.
• 2015 г. – запуск первой версии Электронного архива Архангельской области (ЭААО) на базе платформы «ГосАрхив».
• 2020 г. – масштабная модернизация инфраструктуры, переход на облачные решения;
• Март 2026 г. – успешно завершена миграция системы электронного архива в новую интегрированную платформу, совместимую с федеральными сервисами.

Правовая база

Основу функционирования электронных архивов в регионе составляют следующие нормативные акты:

1. Федеральный закон РФ от № 126‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Закон Архангельской области от № 5‑О «О государственных информационных ресурсах».
3. Приказ Министерства культуры РФ от № 1156 «Об утверждении Положения о порядке создания, ведения и использования электронных архивов».
4. Региональный нормативный акт от г. «О миграции и интеграции электронных архивных систем».

Техническая архитектура

Инфраструктура

Электронный архив Архангельской области построен на гибридной инфраструктуре, включающей:

• Центральный дата‑центр в г. Архангельск (серверы хранения, резервного копирования).
• Облачные сервисы Microsoft Azure (для масштабируемости и обеспечения отказоустойчивости).
• Систему управления документами (DMS) на базе Microsoft SharePoint и Microsoft 365, что позволяет интегрировать архивные данные с другими государственными сервисами.

Форматы и стандарты

Для обеспечения долгосрочного доступа к документам используются международные стандарты:

• PDF/A‑2 и PDF/A‑3 – для текстовых и графических материалов.
• TIFF/IT – для сканированных изображений.
• XML и JSON – для метаданных и структурированных данных.
• ISO 15489‑1 – управление документами и информацией.

Безопасность и защита

Система реализует многоуровневую защиту данных:

• Шифрование «на лету» (TLS 1.3) и «в покое» (AES‑256).
• Контроль доступа на основе ролей (RBAC) и двухфакторная аутентификация.
• Регулярные аудиты соответствия требованиям ФСТЭК и ФСБ.
• Резервное копирование с географическим распределением (основной центр + резервный в Санкт‑Петербурге).

Содержание и классификация

Электронный архив содержит более 12 миллионов документов, охватывающих различные сферы:

Доступ к архиву

Пользователи

Электронный архив открыт для следующих категорий пользователей:

• Граждане – через портал archives.arkgob.ru (ограниченный набор публичных документов).
• Органы государственной власти – полный доступ по служебным полномочиям.
• Научные и образовательные учреждения – доступ к историческим материалам по договору о сотрудничестве.
• Бизнес‑структуры – возможность получения справок и выписок в рамках законодательства.

Функциональные возможности

Пользователи могут:

1. Искать документы по ключевым словам, датам, номерам и метаданным.
2. Скачивать файлы в оригинальном формате или в упрощённом PDF/A.
3. Оформлять запросы на предоставление закрытых документов (с учётом требований ФЗ‑63).
4. Подписывать документы электронной подписью (КЭП) прямо в системе.
5. Получать автоматические уведомления о статусе запросов.

Ключевые проекты и инициативы

Миграция 2026 года

В марте 2026 г. в исполнительных органах государственной власти Архангельской области завершилась масштабная миграция:

• Перенос более 9 млн документов из устаревшей локальной системы в облачную платформу Microsoft Azure.
• Интеграция с федеральным сервисом Госуслуги для единого входа (SSO).
• Внедрение AI‑поддержки для автоматической классификации и распознавания текста (OCR) с точностью > 98 %.
• Сокращение времени доступа к документам с нескольких часов до секундных откликов.

Проект «Цифровое наследие»

Цель – оцифровать и разместить в открытом доступе исторические материалы, связанные с морским флотом, полярными экспедициями и культурным наследием региона. На 2026 г. уже оцифровано более 500 000 страниц архивных материалов.

Обучающие программы

Для повышения цифровой грамотности сотрудников архивных подразделений реализованы:

• Онлайн‑курсы по работе с DMS и системами электронного документооборота.
• Сертификационные программы «Электронный архивщик».
• Вебинары совместно с Microsoft о новых возможностях Azure и AI.

Преимущества электронных архивов

• Сокращение расходов – отсутствие необходимости в физическом хранении и обслуживании бумажных архивов.
• Ускоренный доступ – поиск и получение документов в режиме реального времени.
• Повышенная безопасность – защита от утраты, кражи и повреждения.
• Экологичность – уменьшение использования бумаги и химических реактивов.
• Поддержка аналитики – возможность агрегировать данные для статистических и исследовательских целей.

Проблемы и вызовы

Несмотря на значительные успехи, существуют актуальные задачи:

1. Обеспечение долгосрочной совместимости форматов (потенциальные изменения стандартов).
2. Необходимость постоянного обновления кибербезопасности в условиях растущих угроз.
3. Сохранение правовой достоверности электронных копий при судебных разбирательствах.
4. Увеличение цифровой грамотности среди граждан, особенно в отдалённых муниципалитетах.

Перспективы развития

К 2030 году планируется:

• Полная интеграция всех региональных архивных систем в единую федеративную платформу.
• Внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности и неизменности документов.
• Расширение искусственного интеллекта для автоматического составления аналитических отчётов и предиктивных моделей.
• Создание мобильных приложений для доступа к архивам с планшетов и смартфонов.

Как воспользоваться электронным архивом

Шаг 1 – Регистрация

Перейдите на официальный портал archives.arkgob.ru и нажмите кнопку «Регистрация». Заполните форму, указав ФИО, ИНН (для юридических лиц) и подтвердите личность через Госуслуги.

Шаг 2 – Выбор раздела

В главном меню выберите интересующий вас раздел (например, «Экономика и финансы»).

Шаг 3 – Поиск документа

Введите ключевые слова, номер документа или диапазон дат. При необходимости используйте расширенный поиск, где можно задать тип файла, автора и т.д.

Шаг 4 – Получение доступа

Если документ открытый – нажмите «Скачать». Для закрытых материалов отправьте запрос, указав цель использования. Ожидайте подтверждения от уполномоченного сотрудника (обычно в течение 3‑5 рабочих дней).

Шаг 5 – Работа с документом

Скачанный файл можно открыть в любой программе, поддерживающей PDF/A. При необходимости подпишите документ электронной подписью через сервис КЭП.

Электронные архивы Архангельской области – это современный, безопасный и эффективный инструмент управления информацией, который уже сегодня облегчает работу государственных органов, бизнеса и граждан. Миграция 2026 года, интеграция с облачными сервисами Microsoft и развитие AI‑технологий открывают новые возможности для дальнейшего роста и повышения прозрачности управления региональными данными.

Для получения более подробной информации рекомендуется посетить официальный портал archives.arkgob.ru или связаться с отделом электронных архивов по телефону +7 (8182) -5‑00‑00.