Севастополь — город с богатой историей, чья документальная память тщательно сохраняется и активно переводится в цифровой формат. На сегодняшний день Государственное казенное учреждение «Архив города Севастополя» (ГКУ Архив города Севастополя) является главным оператором электронных архивных ресурсов региона. Благодаря внедрению современных автоматизированных информационных систем (АИС) и масштабным проектам по оцифровке, пользователи получили удаленный доступ к уникальным фондам, ранее доступным только в читальных залах.

В этой статье мы подробно разберем структуру электронных архивов Севастополя, доступные базы данных, порядок работы в электронном читальном зале, а также актуальные контакты и реквизиты учреждения на .

Главный оператор: ГКУ «Архив города Севастополя»

Централизованное управление архивным делом в городе осуществляется Управлением архивным делом администрации города Севастополя. Непосредственное хранение, учет и предоставление документов осуществляет ГКУ «Архив города Севастополя».

Руководство и контакты

• Начальник Управления архивным делом: Соломко Георгий Анатольевич.
• Адрес архива: 299059, г. Севастополь, проспект Героев Сталинграда, 64.
• Телефон справки/приема: (8692) -2-05-66.
• Электронная почта: uprarhivgs.sev.gov.ru (официальный адрес Управления).

Режим работы (для личного обращения)

Понедельник – Четверг:

с 9:00 до 18:00

Пятница:

с 9:00 до 16:45

Обеденный перерыв:

с 13:00 до 13:45

Выходные дни:

Суббота, Воскресенье

Технологическая платформа: АИС «ЭЛАР-Архив»

Сердцем электронной инфраструктуры архива является Автоматизированная информационная система «ЭЛАР-Архив» (ЭЛАР АИС Архив). Внедрение системы началось еще в 2016 году и позволило полностью автоматизировать основные бизнес-процессы учреждения в соответствии с нормативно-методическими документами в области архивного дела:

1. Комплектование архивных фондов.
2. Учет единиц хранения (описание, систематизация).
3. Хранение (контроль условий, перемещение дел).
4. Использование документов (выдача, контроль возврата, статистика запросов).

Ключевая стратегия: Постепенно из оборота изымаются особо ценные, уникальные и наиболее востребованные оригиналы документов. Вместо них пользователям предоставляются высококачественные электронные копии. Это обеспечивает сохранность первоисточников и ускоряет доступ к информации.

Электронный читальный зал: Удаленный и локальный доступ

Главный интерфейс для работы с оцифрованными фондами — Электронный читальный зал (ЭЧЗ) в АИС «ЭЛАР-Архив». Он доступен как на терминалах в физическом читальном зале архива (проспект Героев Сталинграда, 64), так и удаленно через портал Госуслуг.

Возможности ЭЧЗ:

• Поиск по описям и фондам (полнотекстовый и атрибутный).
• Просмотр сканов документов в высоком разрешении.
• Формирование «Требования на выдачу архивных дел» в электронном виде.
• Заказ копий документов (цифровых или бумажных).
• Отслеживание статуса выполнения запроса.

Как подать запрос через Госуслуги (инструкция):

1. Зайдите на портал Госуслуг (gosuslugi.ru).
2. Найдите услугу: «Предоставление архивной справки» или «Предоставление копий архивных документов» от ГКУ «Архив города Севастополя».
3. Заполните электронную форму, укажите тему поиска (родители, адрес, предприятие, период).
4. Подпишите заявление усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) или через ЕСИА.
5. Оплатите госпошлину (если предусмотрена) онлайн.
6. Получите готовый результат в личном кабинете Госуслуг или на почту.

Видеоинструкции: На официальном канале архива на RUTUBE (22 подборки, более 35 тысяч просмотров) опубликованы подробные ролики: «Подача запроса в Архив города Севастополя через Госуслуги» и «Составление Требования на выдачу архивных дел в электронном читальном зале».

Ключевые оцифрованные коллекции и проекты

На март 2024 года фонды архива активно оцифровываются и выкладываются в свободный доступ на официальном сайте учреждения. По данным интернет-энциклопедии Рувики, новое здание архива рассчитано на размещение 500 000 единиц хранения, в т.ч.:

• 200 000 — бумажных документов (традиционные фонды).
• 80 000 — электронных документов (родно-цифровые и оцифрованные).
• 220 000 — единиц на иных носителях (фото, аудио, видео, микропленка).

Самые востребованные цифровые массивы:

А) Метрические книги церквей г. Севастополя

По состоянию на 27 февраля 2025 года в общий доступ (через портал «Архивы России» и ресурсы региональных архивов) были выложены проиндексированные и оцифрованные метрические книги церквей города. Это главный ресурс для гениалогических исследований (поиск предков, подтверждение родства, восстановление дат рождения/смерти/брака).

Б) Похозяйственные книги (Ревизские сказки, семейные списки)

По сообщениям компании ЭЛАР, архив завершил масштабный проект по переводу в цифру похозяйственных книг. Они доступны для изучения в ЭЧЗ и позволяют отследить состав дворов, владение землей и социальный статус жителей Севастополя XIX – начала XX века.

В) Документы советского периода и Великой Отечественной войны

Приоритет оцифровки отдан документам об обороне Севастополя (1941–1942, 1944 гг.), восстановлении города, работе городских советов, народного хозяйства. Многие фонды деклассифицированы и доступны в открытом доступе.

Портал «Архивы России» и интеграция с федеральными ресурсами

ГКУ «Архив города Севастополя» представлен на федеральном Портале «Архивы России» (archives.gov.ru). Через этот портал осуществляется:

• Межведомственный поиск по фондам (единая форма запроса в несколько архивов).
• Доступ к справочно-информационным ресурсам (путеводители, реестры фондов).
• Перенаправление сложных запросов в федеральные архивы (РГВИА, РГАЭ, ГАРФ и др.), если документы не хранятся в городском архиве.

Также архив взаимодействует с Федеральным архивным агентством (Росархив). Для вопросов федерального уровня или обращений к руководству Росархива доступны контакты: тел. 8 (495) -90-55-33, e-mail: rosarchiv@gov.ru.

Особенности правового режима и доступа

При работе с электронными архивами Севастополя необходимо учитывать:

1. Закон о доступе к архивным документам (ФЗ-125): Сроки ограничения доступа (75 лет для документов о частной жизни, 30 лет для иных) распространяются на электронные копии так же, как на оригиналы.
2. Авторское право: Воспроизведение сканов в коммерческих целях или публикация в открытом интернете без согласия архива может нарушать права на базу данных и исключительные права архива как изготовителя базы данных.
3. Подтвержденность копий: Электронные копии, полученные через официальный ЭЧЗ или Госуслуги, имеют юридическую силу (особенно если заверены ЭЦП архива). Скриншоты с экрана монитора юридической силы не имеют.

Полезные ссылки и ресурсы для самостоятельной работы

Перспективы развития (на 2026–2027 гг.)

Стратегия развития электронных архивов Севастополя включает:

• Полный переход на электронное документооборот во взаимодействии с городскими органами власти (сдача дел в архив только в электронном виде с ЭЦП).
• Внедрение ИИ-технологий для автоматического распознавания рукописных текстов (HTR — Handwritten Text Recognition) в метрических книгах и делопроизводстве XIX–XX вв. для полнотекстового поиска.
• Расширение «Открытых данных» (Open Data): публикация массивов данных (списки улиц, реестры предприятий, топографические планы) в машиночитаемых форматах (CSV, JSON, XML) на портале data.gov.ru.
• Цифровая виртуальная экспозиция: создание 3D-туров по историческому центру города на основе архивных планов и фотографий.

Система электронных архивов Севастополя на сегодняшний день представляет собой зрелую, технологически продвинутую инфраструктуру, построенную на платформе АИС «ЭЛАР-Архив» и интегрированную в федеральную экосистему «Госуслуг» и Портала «Архивы России».

Для исследователя, гениалога или гражданина, нуждающегося в архивной справке, это означает возможность решить 80–90% задач удаленно, не приезжая в архив лично. Главные точки входа — Электронный читальный зал на сайте архива (для поиска и просмотра) и Портал Госуслуг (для официальных запросов со значением).

Рекомендация: Начинайте работу с изучения путеводителей и реестров фондов на официальном сайте ГКУ «Архив города Севастополя», чтобы точно определить фонд, опись и дело, перед тем как формировать запрос в ЭЧЗ или на Госуслугах. Это сэкономит значительное время ожидания ответа.