Электронный архив 1С – это специализированное решение для хранения, управления и обеспечения жизненного цикла документов в системе 1С:Предприятие. Оно позволяет полностью перейти от бумажного документооборота к цифровому, сократить издержки и повысить эффективность работы компании.

Содержание

1. Что такое электронный архив 1С?
2. Преимущества использования
3. Архитектура решения
4. Этапы внедрения
5. Интеграция с 1С:Документооборот
6. Лучшие практики эксплуатации
7. Кейсы и примеры
8. Стоимость и лицензирование

Что такое электронный архив 1С?

Электронный архив – это система, предназначенная для:

• Сканирования и оцифровки бумажных документов;
• Хранения оригиналов в электронном виде с гарантией их юридической силы;
• Управления жизненным циклом документов (регистрация, классификация, архивирование, уничтожение);
• Обеспечения быстрого доступа к документам пользователям и контрагентам.

В рамках платформы 1С такие функции реализуются в составе 1С:Документооборот КОРП и специализированных модулей, например Скан‑Архив от компании Гэндальф.

Преимущества использования

Переход на электронный архив 1С дает бизнесу ряд ощутимых выгод:

1. Сокращение расходов – нет необходимости в аренде помещений, бумаге, печати и обслуживании архивных шкафов.
2. Ускорение бизнес‑процессов – поиск нужного документа происходит за секунды, а не часы или дни.
3. Повышение контроля и безопасности – система фиксирует каждый доступ, изменение и передачу документа, поддерживает электронную подпись.
4. Соответствие нормативным требованиям – автоматическое формирование журналов регистрации, сроков хранения и уничтожения согласно ФЗ‑63, ФЗ‑152 и отраслевым регламентам.
5. Удобство совместной работы – возможность обмена документами с контрагентами через защищённые каналы, интеграция с электронными подписями и сервисами ЭДО.

Архитектура решения

Ключевые компоненты электронного архива 1С:

Этапы внедрения

Внедрение электронного архива 1С обычно проходит по следующему плану:

Анализ текущих процессов

• Сбор информации о существующем документообороте.
• Определение объёмов документов, их типов и требований к хранению.

Проектирование архитектуры

• Выбор оборудования (сканеры, серверы, хранилища).
• Определение структуры классификаторов и метаданных.

Установка и настройка 1С:Документооборот

• Установка конфигурации «Документооборот КОРП».
• Настройка прав доступа, ролей и бизнес‑правил.

Миграция исторических документов

• Сканирование архивных папок.
• Привязка к существующим справочникам (контрагенты, проекты).

Обучение персонала

• Тренинги для пользователей и администраторов.
• Создание инструкций и справочных материалов.

Тестирование и запуск в эксплуатацию

• Пилотный запуск на ограниченной группе пользователей.
• Корректировка настроек и устранение ошибок.

Интеграция с 1С:Документооборот

Электронный архив тесно связан с модулем 1С:Документооборот КОРП. Основные точки интеграции:

• Регистрация входящих и исходящих документов – автоматическое создание карточек в архиве при получении/отправке.
• Связь с бизнес‑процессами – привязка к заявкам, договорам, проектам, задачам.
• Электронные подписи – подпись документов в архиве через встроенный сервис ЭЦП.
• Обмен с внешними системами – интеграция через API, Web‑services, обмен с сервисами ЭДО (СБИС, Диадок);

Лучшие практики эксплуатации

1. Стандартизировать классификаторы – использовать единую схему кодирования (например, ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КЛАССИФИКАТОР ДЕЛОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ).
2. Регулярно проверять целостность хранилища – использовать контрольные суммы (MD5, SHA‑256).
3. Обеспечить резервное копирование – ежедневные инкрементные бэкапы базы и файлового репозитория.
4. Контролировать сроки хранения – настроить автоматическое перемещение в «сейф‑хранилище» и уничтожение по истечении срока.
5. Обучать пользователей – проводить периодические refresher‑тренинги и обновлять справочную документацию.

Кейсы и примеры

Кейс 1. Компания «Стэм»

В марте 2026 г. компания Стэм совместно с Гэндальф внедрила электронный архив в 1С. Результаты:

• Сокращение расходов на бумагу и хранение – 30 %;
• Уменьшение времени поиска документов – с 2 часов до 30 секунд;
• Автоматическое соблюдение сроков хранения согласно нормативным актам;

Кейс 2. Альянс СК

После внедрения решения Скан‑Архив от Гэндальф в компании Альянс СК наблюдалось:

• Уменьшение количества бумажных документов на 45 %;
• Повышение скорости согласования договоров – от 3 дней до 6 часов;
• Полный аудит доступа к документам с возможностью восстановления любой версии.

Стоимость и лицензирование

Стоимость электронного архива 1С зависит от нескольких факторов:

• Количество пользователей (лицензия «Пользователь», «Подписчик»).
• Объём хранимых данных (тарифы на файловое хранилище).
• Наличие дополнительных модулей (OCR, интеграция с ЭДО, мобильные клиенты).
• Услуги внедрения и поддержки (консалтинг, обучение).

Примерные цены (по состоянию на 2026 год):

Для небольших компаний часто выбирают облачную модель «SaaS», где все расходы включены в ежемесячную подписку.

Электронный архив 1С – это современный инструмент, который позволяет компаниям избавиться от бумажного документооборота, сократить издержки и обеспечить высокий уровень контроля над информацией. При правильном планировании, выборе архитектуры и соблюдении лучших практик внедрение такого решения окупается уже в первые 12‑18 месяцев.

Ключевые выводы:

• Электронный архив интегрируется с 1С:Документооборот, обеспечивая единый центр управления документами.
• Сокращение расходов и ускорение бизнес‑процессов – главные драйверы внедрения.
• Важна правильная классификация, резервное копирование и обучение персонала.
• Реальные кейсы (Стэм, Альянс СК) подтверждают эффективность решения.

Если ваша организация готова к цифровой трансформации, электронный архив 1С – логичный и проверенный шаг вперёд.