Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Переход к цифровому документообороту идет полным ходом, и организацию архива электронных документов в каждой современной компании можно считать лишь вопросом времени․ До 2020 года этот процесс можно было назвать вялотекущим, однако сегодня электронный архив (ЭА) стал неотъемлемой частью эффективного бизнеса․

В этой статье мы подробно разберем, что такое электронный архив документов, какие виды архивов существуют, чем они отличаются от бумажных аналогов, а также приведем пошаговую инструкцию по его созданию и внедрению в организации․

Что такое электронный архив и зачем он нужен бизнесу

Электронный архив документов (ЭАД) — это специализированная система (или структурированный набор программных и аппаратных средств), предназначенная для длительного и надежного хранения, учета, поиска и управления электронными документами организации․

Помимо очевидных преимуществ, связанных с экономией времени и средств, внедрение электронного архива позволяет:

Освободить офисные площади․ Отпадает необходимость выделять специальные помещения для хранения коробок с архивной документацией․
Обеспечить быстрый поиск․ Поиск нужного договора или акта занимает секунды, а не дни․
Повысить безопасность․ Исключается риск физической утери, порчи (затопление, пожар) или кражи документов․
Интегрировать процессы․ Электронный архив можно эффективно интегрировать в уже имеющиеся информационные системы, например, с бухгалтерскими, складскими платформами или учетными системами (1С, ERP и т․д․)․
Упростить взаимодействие с госорганами․ Цифровой архив часто становится первым этапом для вступления компании в налоговый мониторинг, так как позволяет легко предоставить ФНС любой запрашиваемый документ․

Виды электронных архивов

Электронный архив документов условно можно разделить на несколько типов в зависимости от масштаба и способа организации:

Локальный архив․ Как правило, это самостоятельно созданная структура хранения файлов на собственном сервере компании или даже в сетевых папках․ Подходит для малого бизнеса, но не обеспечивает высокого уровня автоматизации и безопасности․
Системы хранения электронных документов (СХЭД)․ Профессиональные программные решения, разработанные с учетом бизнес-процессов организации․ Они обеспечивают разграничение прав доступа, версионность, полнотекстовый поиск и протоколирование действий пользователей․
Облачные архивы․ Данные хранятся на серверах сторонних провайдеров․ Это избавляет компанию от необходимости покупки собственного дорогостоящего оборудования и его обслуживания․
Архивы электронных подлинников․ Системы, хранящие юридически значимые документы, подписанные электронной цифровой подписью (ЭЦП), с обеспечением их неизменности во времени․

Требования к электронному архиву

Электронный архив документов должен обеспечивать ряд ключевых требований, в т․ч․ тех, что закреплены в нормативных актах (например, в п․ 137 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утвержденных Приказом Росархива от № 77)․ К основным требованиям относятся:

Надежность и целостность хранимой информации (защита от несанкционированного доступа и изменения)․
Возможность настройки сроков хранения с последующим автоматическим удалением или переносом в раздел долговременного хранения․
Формирование карточек документов с заполнением обязательных реквизитов․
Соответствие скан-копий требованиям ФНС (разрешение, формат, читаемость)․

Этапы создания электронного архива в организации

Организация электронного архива — это комплексный процесс, состоящий из нескольких последовательных шагов․ Независимо от того, создаете ли вы систему своими руками или привлекаете подрядчика, вам предстоит пройти следующие этапы:

Планирование и аудит

На этом этапе определяются функции, которые будет выполнять система для корпораций․ Необходимо проанализировать текущие бизнес-процессы, оценить объемы документооборота, изучить законодательную базу и внести изменения в локальные нормативные акты (ЛНА)․ Также на этом этапе оценивается, насколько оптимально будет использоваться программа, и какие ресурсы потребуются для обеспечения ее бесперебойной работы, определяются сроки создания архива и стоимость услуги․

Выбор платформы и техническое задание

Если вы не используете готовое коробочное решение, вам нужно будет составить техническое задание для подрядчика, заключить договор и уже совместно с ним заниматься организацией ЭА․ При разработке интерфейса системы важно учитывать путь пользователя (Customer Journey Map)․ Это позволяет организации получить интуитивно понятный интерфейс и исключить риск непринятия системы сотрудниками․

Оцифровка бумажных документов

Процесс перевода бумажного архива в «цифру»․ Он включает в себя сканирование документов, распознавание текста и индексирование․ ОСГ Рекордз Менеджмент и другие профильные компании часто создают электронные архивы именно методом тотальной оцифровки и индексирования старых бумажных фондов․

Порядок комплектования архива

Процесс формирования и дальнейшего ввода документов в архив должен быть автоматизирован․ Например, процесс ввода исходящих документов может выглядеть следующим образом:

Из учетной системы (например, 1С) распечатывается комплект документов для клиента со штрихкодом на каждом документе․
Электронный архив получает данные о сформированном комплекте документов из учетной системы․
Система создает у себя карточки документов и заполняет их реквизитами, также полученными из учетной системы․

Внедрение и обучение сотрудников

Даже самая совершенная система не будет работать, если сотрудники не умеют ей пользоваться․ Проведение тренингов, написание инструкций и контроль за использованием СЭД — обязательный этап запуска․

Чек-лист по созданию цифрового архива в компании

Чтобы вам было проще ориентироваться в процессе внедрения, мы составили краткий чек-лист:

Провести аудит текущего бумажного архива и бизнес-процессов․
Изучить правовую базу (включая Приказ Росархива № 77) и обновить ЛНА компании․
Определить бюджет, сроки и выбрать тип архива (локальный, облачный, СХЭД)․
Выбрать программное обеспечение или подрядчика для разработки․
Составить техническое задание (ТЗ)․
Провести массовую оцифровку (сканирование) исторических бумажных документов․
Настроить интеграцию архива с учетными системами (бухгалтерия, CRM)․
Обучить сотрудников работе в новой системе․
Запустить систему в опытную, а затем в промышленную эксплуатацию․

Создание электронного архива документов организации — это инвестиция в эффективность и безопасность бизнеса․ Разработка и внедрение электронного архива производится с учетом бизнес-процессов вашей организации и задач, которые выполняет корпоративная информация; Грамотно организованный ЭА не только избавит от кип бумаг и затрат на аренду архивных помещений, но и станет надежным фундаментом для полного перехода на безбумажный документооборот и успешного взаимодействия с государственными контролирующими органами․

Электронный архив документов: виды, требования и этапы создания