Электронный архив – это систематизированное хранилище электронных документов и/или их образов, обеспечивающее их долгосрочное сохранение, доступность и юридическую значимость․ Для унификации архивного дела в России в 2004 г․ был принят Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который регламентирует порядок создания, комплектования и использования архивов, в т․ч․ электронных․

Критерии классификации электронных архивов

Классификация электронных архивов может проводиться по разным признакам․ Ниже перечислены основные критерии, используемые в практике и в нормативных документах․

По содержанию (техническому признаку)

• Архив электронных документов – хранит документы, изначально созданные в электронном виде (doc, pdf, xls и др․)․
• Архив электронных образов – хранит сканированные копии бумажных документов (TIFF, JPEG, PNG и др․)․
• Гибридный архив – объединяет оба подхода: в нём находятся как «чисто» электронные документы, так и их образцы․

По срокам хранения

• Оперативный архив – для документов, срок хранения которых не превышает 10 лет․ Чаще всего реализуется в системах электронного документооборота (СЭД)․
• Постоянный (долгосрочный) архив – для документов, подлежащих бессрочному хранению (исторические, юридически значимые материалы)․

По техническому способу хранения

• Локальный архив – размещён на собственных серверах организации (жёсткие диски, SSD, сетевые хранилища)․
• Облачный архив – размещён в публичных облачных сервисах (Amazon S3, Microsoft Azure, Google Cloud)․
• Облачный архив у провайдера СЭД – специализированные сервисы электронного документооборота, где оператор ЭДО управляет инфраструктурой․
• Архив на съёмных носителях – флеш‑накопители, внешние HDD/SSD, оптические диски, используемые в качестве резервных копий․

По отраслевому назначению (содержанию)

• Финансовый архив – хранит бухгалтерскую, налоговую и аудиторскую документацию․
• Кадровый архив – личные дела сотрудников, приказы, справки․
• Технический архив – чертежи, спецификации, протоколы испытаний․
• Проектный архив – договоры, сметы, переписка, связанные с конкретным проектом․
• Общий (универсальный) архив – для всех остальных видов документов․

Подробное описание основных видов электронных архивов

Архив электронных документов (ЭД)

Предназначен для хранения файлов, созданных в электронном виде (текстовые, табличные, графические, мультимедийные)․ Ключевые особенности:

• Метаданные фиксируют дату создания, автора, версию и права доступа․
• Поддержка форматов: doc, docx, xls, xlsx, txt, odt, ods, pdf, png, jpg, tiff, bmp, gif и др․
• Поиск по реквизитам (номер, дата, контрагент) реализуется в СЭД․

Архив электронных образов

Хранит сканированные копии бумажных документов․ Основные задачи:

• Обеспечение юридической силы сканов (подтверждение соответствия оригиналу)․
• Связывание образа с метаданными оригинального бумажного документа (место хранения, номер дела)․
• Позволяет вести двойную систему: бумажный оригинал + электронный образ․

Гибридный архив

Комбинирует возможности первых двух видов․ Применяется в организациях, где часть документов уже оцифрована, а часть – только сканируется․ Гибридный подход упрощает миграцию от бумажного к полностью электронному архиву․

Оперативный архив

Срок хранения – до 10 лет․ Чаще всего реализуется в виде:

• Системы электронного документооборота (СЭД) с автоматическим контролем сроков․
• Локального или облачного хранилища с политиками автоматического удаления/перемещения․

Постоянный архив

Для документов, подлежащих бессрочному хранению (например, учредительные документы, лицензии)․ Требует более строгих мер защиты и резервного копирования․

Локальный архив

Размещён в инфраструктуре организации․ Преимущества:

• Полный контроль над оборудованием и политиками доступа․
• Отсутствие зависимости от внешних провайдеров․

Недостатки:

• Необходимы капитальные вложения в серверы, системы резервного копирования и безопасность․
• Ответственность за обновление и масштабирование лежит на организации․

Облачный архив

Хранение в публичных облаках․ Преимущества:

• Гибкая масштабируемость и оплата «по факту»․
• Высокий уровень отказоустойчивости (мульти‑региональное резервирование)․

Недостатки:

• Необходимость контроля соответствия требованиям ФЗ‑125 (например, хранение в РФ)․
• Риски, связанные с передачей данных третьим лицам․

Облачный архив у провайдера СЭД

Специализированные сервисы (1С‑КПД, КонсультантПлюс, DocsVision и др․)․ Объединяют функции СЭД и архивного хранилища․ Ключевые особенности:

• Оператор ЭДО отвечает за соблюдение нормативов и безопасность․
• Упрощённый доступ к архиву через веб‑интерфейс и мобильные приложения․
• Возможность интеграции с бухгалтерскими и ERP‑системами․

Архив на съёмных носителях

Используется в качестве резервного копирования или для временного хранения больших объёмов данных․ Требует строгих процедур контроля доступа и периодической проверки целостности․

Преимущества и недостатки разных видов электронных архивов

Как выбрать оптимальный тип электронного архива для организации

1. Определите типы документов, которые необходимо хранить (финансовые, кадровые, проектные и т․д․)․
2. Установите сроки хранения согласно Приказу Росархива от и отраслевым нормативам․
3. Оцените объём данных и прогнозируемый рост (в ТБ/год)․
4. Определите требования к доступности (какое количество пользователей, уровень SLA)․
5. Учтите требования к безопасности (шифрование, контроль доступа, аудит)․
6. Сравните стоимость владения (CAPEX vs OPEX) для локального и облачного вариантов․
7. Проверьте соответствие законодательству (хранение в РФ, соблюдение ФЗ‑125)․
8. Выберите технологию:
   • Для небольших компаний с ограниченным бюджетом – облачный архив у провайдера СЭД․
   • Для крупных предприятий, требующих полного контроля – локальный гибридный архив с резервным копированием в облако․
   • Для организаций, где важна юридическая сила бумажных оригиналов – архив электронных образов + метаданные о местонахождении оригинала․
9. Разработайте политику управления архивом (создание, классификация, контроль сроков, уничтожение)․

Электронные архивы стали неотъемлемой частью современной информационной инфраструктуры․ Их классификация может проводиться по содержанию, срокам хранения, техническим характеристикам и отраслевому назначению․ Выбор конкретного вида архива зависит от:

• Типа и объёма документов;
• Требуемых сроков хранения;
• Бюджетных ограничений;
• Требований к безопасности и юридической значимости․

Соблюдая нормы ФЗ‑125 и используя современные СЭД‑системы, организации могут построить надёжный, масштабируемый и удобный в эксплуатации электронный архив, который обеспечит сохранность информации и повысит эффективность бизнес‑процессов․