В последние годы электронный архив (ЭА) стал неотъемлемой частью документооборота любой организации – от государственных органов до частных компаний. Правильное построение и эксплуатация ЭА гарантируют юридическую силу электронных документов, их долговременное хранение и быстрый доступ к информации.

Нормативно‑правовая база

Основу регулирования электронных архивов составляют следующие нормативные акты:

• Приказ Росархива от 13 февраля 2024 г. № 19 – вводит стандарты ответственности за соблюдение требований архивного законодательства, включая штрафы за нарушения правил хранения и обращения с документами.
• ГОСТ Р 7.0.8‑2025 – обновляет терминологию и устанавливает стандарты делопроизводства и архивного дела с учётом требований к электронным документам.
• Приказ Росархива от  г. № 32 – рекомендации по подготовке перечней документов, которые должны храниться в электронном виде.
• Решение Коллегии Росархива от  г. – «Основные правила работы архивов организаций» (включает порядок приёма, хранения и учёта электронных архивных документов).
• Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 – уточняет требования к системам хранения электронных документов (СХЭД).
• Инструкция о порядке работы с электронными документами в архивах государственных органов, утверждённая Постановлением Минюста Республики Беларусь от  г.

Что такое электронный архивный документ (ЭАД)?

Согласно статье 141 новых Правил, в состав ЭАД, размещаемого на хранение, входят:

1. Файл основной части электронного документа – обычно в формате PDF/A, обеспечивающем неизменяемость и долговременное хранение.
2. Файлы неотъемлемых приложений (если они есть) – могут быть в форматах PDF/A, TIFF, XML и др.
3. Файл(ы) электронных подписей – при их наличии, в формате CMS или XMLDSig.
4. Файл метаданных в формате XML, содержащий регистрационно‑учётные сведения (номер, дата, ответственный, классификатор и т.д.).

Требования к формату и метаданным

Для обеспечения юридической силы и возможности автоматизированного поиска необходимо соблюдать следующие требования:

• Документы должны храниться в неизменяемом формате (PDF/A‑1/2/3, TIFF, XML). Форматы должны поддерживать проверку целостности (контрольные суммы, подписи).
• Метаданные обязаны включать:
  • Уникальный идентификатор (UID) документа;
  • Дата и время создания и последнего изменения;
  • Код классификатора (по Фонду, Описи, Разделу, Подразделу);
  • Сведения о подписанте и типе подписи;
  • Ссылки на связанные файлы‑приложения.
• Метаданные хранятся в отдельном XML‑файле, который должен соответствовать схеме ГОСТ Р 7.0.8‑2025.
• Все файлы ЭАД должны быть дублированы на двух независимых носителях (например, локальный сервер + облачное хранилище) и защищены от изменения и удаления.

Процедуры работы с электронным архивом

4.1 Приём электронных документов на архивное хранение

Процесс приёма включает:

1. Проверку соответствия формату (PDF/A, XML, подпись).
2. Валидацию метаданных по схеме ГОСТ Р 7.0.8‑2025.
3. Регистрацию документа в системе учёта (присвоение UID, запись в реестр).
4. Фиксацию действия в журнале событий (дата, время, пользователь, тип операции).

4.2 Хранение и систематизация

ЭАД систематизируются по схеме уровней:

• Фонд → Опись → Раздел → Подраздел → Электронное дело → Электронный документ.

Эта иерархия отражена в п. 160 Правил и обеспечивает быстрый поиск.

4.3 Учёт и формирование описей

Для каждого уровня создаётся описание (описание фонда, описи и т.д.) в виде XML‑документов, которые включают ссылки на все входящие в него ЭАД.

4.4 Резервное копирование и восстановление

Ключевые требования:

• Копии хранятся в разных географических локациях.
• Периодичность копирования – не реже одного раза в 24 часа.
• Тестовое восстановление проводится минимум раз в квартал.
• Контроль целостности копий осуществляется с помощью хеш‑функций (SHA‑256).

4.5 Проверка наличия и состояния ЭАД

Согласно пунктам 152‑153 Правил, периодически (не реже одного раза в полугодие) проводится проверка:

1. Наличие всех обязательных файлов (основной документ, подписи, метаданные).
2. Состояние файлов (отсутствие повреждений, соответствие контрольным суммам).
3. Соответствие прав доступа (только уполномоченные пользователи могут просматривать/восстанавливать).

Ответственность и контроль

Приказ Росархива от  г. № 19 вводит административную ответственность за:

• Несоблюдение требований к формату и метаданным – штраф от 10 000 до 200 000 руб.
• Отсутствие резервных копий – штраф от 20 000 до 300 000 руб.
• Нарушение порядка протоколирования действий – штраф от 5 000 до 100 000 руб.

Ответственное лицо (или команда) обязано:

1. Разработать внутренний регламент работы с ЭА.
2. Обеспечить обучение персонала.
3. Контролировать соблюдение требований ГОСТ и Приказов Росархива.

Технические рекомендации

6.1 Выбор программного обеспечения

При выборе СХЭД следует учитывать:

• Совместимость с системой электронного документооборота (ЭДО) предприятия.
• Поддержку форматов PDF/A, XML, TIFF, а также электронных подписей.
• Наличие модулей автоматического протоколирования и контроля целостности.
• Возможность интеграции с системами резервного копирования.

Примеры отечественного ПО, активно используемого в России:

• ЭТЛАС (версии 7.0 и выше) – полностью российская разработка, поддерживает все требования ГОСТ и Приказов.
• «Архис» – решение для крупных организаций, интегрируется с СЭД.

6.2 Инфраструктура хранения

1. Серверы с RAID‑6 или более надёжными конфигурациями.
2. Облачные хранилища (государственные или коммерческие) в качестве второй копии.
3. Системы контроля доступа (RBAC) и журналирования действий.
4. Регулярные проверки целостности (cron‑задачи, скрипты проверки хеш‑сумм).

6.3 Защита от несанкционированных изменений

Для обеспечения неизменяемости ЭАД рекомендуется использовать:

• Технологию WORM (Write‑Once‑Read‑Many) на уровне файловой системы.
• Электронные подписи с квалифицированным сертификатом.
• Автоматическое протоколирование всех операций (добавление, изменение, удаление).

Практические рекомендации по внедрению

1. Анализ текущего документооборота – определить, какие документы уже находятся в электронном виде и какие необходимо перевести.
2. Разработка внутреннего регламента – описать порядок приёма, классификации, хранения и уничтожения ЭАД.
3. Назначение ответственного – обычно это руководитель отдела архивного дела или ИТ‑специалист.
4. Выбор и настройка СХЭД – установить программное обеспечение, настроить интеграцию с ЭДО, задать правила доступа.
5. Обучение персонала – провести семинары, подготовить методические материалы.
6. Пилотный запуск – начать с небольшого объёма документов, проверить работу системы, исправить недочёты.
7. Полномасштабное внедрение – миграция всех архивных документов, настройка резервного копирования, запуск контроля соответствия.
8. Регулярный аудит – проводить внутренние проверки раз в полугодие, готовить отчёты для руководства.

Электронный архив – это не просто хранилище файлов, а сложная система, регулируемая нормативными актами, требующая строгого соблюдения форматов, метаданных, процедур приёма и контроля доступа. При правильной организации ЭА обеспечивает:

• Юридическую силу электронных документов;
• Долговременное и безопасное хранение;
• Быстрый поиск и доступ к архивным материалам;
• Снижение рисков штрафов и потери данных.

Следуя изложенным правилам и рекомендациям, организации смогут построить надёжный электронный архив, отвечающий современным требованиям законодательства и бизнес‑практик.