Дата подготовки статьи:

Что такое электронный архив?

Электронный архив (ЭА) – это система управления и долговременного хранения электронных документов, которые обладают юридической силой и подлежат сохранению в соответствии с действующим законодательством. Электронный архив объединяет:

• Электронные документы (скан‑копии, оригиналы в электронном виде, файлы, созданные в результате автоматизации).
• Метаданные, обеспечивающие поиск, классификацию и контроль доступа.
• Технические средства (серверы, системы резервного копирования, системы контроля целостности).

Нормативно‑правовая база, регулирующая электронные архивы

2.1 Основные федеральные законы РФ

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от г. «Об архивном деле» – устанавливает обязательность создания и ведения архивов, в т.ч. электронных, а также определяет сроки хранения и порядок уничтожения документов.
2. Федеральный закон № 149‑ФЗ от г. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» – придаёт юридическую силу электронным сообщениям, подписанным электронной цифровой подписью (ЭЦП), и регулирует порядок их обращения.
3. Федеральный закон № 63‑ФЗ от г. «Об электронной подписи» – определяет требования к использованию ЭЦП, её юридическую силу и порядок её применения в электронных документах.
4. Федеральный закон № 44‑ФЗ от г. «О порядке организации государственных и муниципальных услуг» – обязывает органы государственной власти использовать электронный документооборот и хранить электронные акты в архивах.

2.2 Подзаконные акты и методические рекомендации

• Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от г. № 20 «Об инструкциях о порядке работы с электронными документами в архивах государственных органов и иных организаций» – применяется в ряде трансграничных проектов и служит примером стандартизации.
• Положение об электронном архиве (2024‑2026 годы) – регламентирует структуру, уровни систематизации и требования к метаданным (Фонд, Опись, Раздел, Подраздел, Электронное дело, Электронный документ).
• Правила трансформации традиционных бумажных технологий (инструкция, утверждённая Росархивом) – описывают порядок оцифровки, верификации и интеграции бумажных документов в электронный архив.
• Технические регламенты по срокам хранения электронных документов (СХЭД) – определяют сроки, в течение которых документы подлежат обязательному хранению.

2.3 Международные стандарты

Для обеспечения совместимости и долговременного доступа к документам часто используют:

• ISO 15489‑1 «Управление документами»;
• ISO 16175‑1 «Принципы и требования к электронным архивам»;
• ISO 19005‑1 (PDF/A) – формат для долгосрочного хранения электронных документов.

Структура электронного архива согласно нормативным требованиям

3.1 Уровни систематизации

В соответствии с пунктом 160 Правил 77, все электронные архивные документы (ЭАД) должны быть систематизированы по следующей схеме:

1. Фонд – высший уровень, отражающий совокупность всех архивных материалов организации.
2. Опись – перечень всех документов, входящих в фонд, с указанием их основных характеристик.
3. Раздел и подраздел описи – тематическое деление (например, «Договорная работа», «Отчётность», «Техническая документация»).
4. Электронное дело – набор документов, относящихся к конкретному делу (по номенклатуре дел).
5. Электронный документ – отдельный файл с полным набором метаданных (дата создания, автор, тип подписи, срок хранения).

3.2 Обязательные метаданные

Для каждого электронного документа необходимо фиксировать минимум следующих полей:

• Уникальный идентификатор (UID);
• Дата и время создания;
• Автор (физическое или юридическое лицо);
• Тип документа (акт, договор, отчёт, образец формы и т;д.);
• Срок юридического хранения;
• Наличие электронной подписи (тип, сертификат, дата подписи);
• Контроль целостности (хеш‑сумма, цифровой отпечаток).

Практический порядок ведения электронного архива в организации

4.1 Приём и классификация документов

Пример: акты выполненных работ от подрядчиков могут поступать двумя способами:

• Через систему электронного документооборота (ЭДО);
• По почте России в виде скан‑копий.

Для каждого полученного акта необходимо выполнить:

1. Проверку наличия ЭЦП и её валидности;
2. Присвоение уникального номера и привязку к соответствующему Электронному делу (например, «Подряд № 2026‑07‑001»);
3. Заполнение метаданных согласно Положению об электронном архиве;
4. Размещение в соответствующей Описи (раздел «Договорная работа» → подраздел «Акты выполненных работ»).

4.2 Хранение и обеспечение целостности

Для долговременного хранения необходимо:

• Использовать серверы с резервным копированием (минимум 3 копии: локальная, удалённая, облачная);
• Контролировать целостность файлов с помощью хеш‑функций (SHA‑256) и регулярно проводить проверки;
• Обеспечить защиту от несанкционированного доступа (ролевой доступ, двухфакторная аутентификация).

4.3 Управление сроками хранения и уничтожения

Согласно СХЭД (Система Хранения Электронных Документов) и нормативам ФЗ‑125, каждый документ получает срок юридического хранения. Автоматизированные решения позволяют:

1. Формировать уведомления об истечении сроков за 30 дней до даты окончания;
2. Генерировать проекты актов о выделении к уничтожению;
3. Проводить удаление только после подписания соответствующего акта руководителем.

4.4 Интеграция с системами электронного документооборота (ЭДО)

Для упрощения работы рекомендуется использовать готовые ECM‑платформы, такие как:

• SL Soft «ЭОС» – поддерживает построение архивного дела на основе действующей нормативной базы.
• LERADATA «Электронный архив нормативных документов» – автоматизирует классификацию и актуализацию нормативных актов.
• STOR‑M – ECM‑решение для крупных промышленных предприятий (например, Трубная металлургическая компания).

Технические и организационные меры обеспечения безопасности

5.1 Защита от потери данных

• Регулярные резервные копии (ежедневные инкрементные, еженедельные полные);
• Хранение копий в разных географических зонах;
• Тестовое восстановление (DR‑тесты) не реже одного раза в квартал.

5.2 Защита от несанкционированного доступа

• Ролевой доступ (RBAC) – каждый пользователь получает только те права, которые необходимы для выполнения своих функций;
• Шифрование данных в покое (AES‑256) и при передаче (TLS 1.3);
• Аудит действий (логирование всех операций с документами).

5.3 Обеспечение юридической силы

Для признания электронных документов юридически значимыми необходимо:

1. Подписать их квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с ФЗ‑63‑ФЗ;
2. Сохранить сертификат подписи в архиве вместе с документом;
3. Обеспечить возможность проверки подписи в любой момент (использовать сервисы проверки статуса сертификата).

Примеры типовых нормативных актов, регулирующих электронный архив

Пошаговое руководство по внедрению электронного архива в организации

1. Анализ текущего документооборота – определить типы документов, объёмы, сроки хранения.
2. Разработка локального нормативного акта (ЛНП) о порядке создания, хранения и уничтожения электронных документов.
3. Выбор программного обеспечения – оценить возможности ECM‑систем, совместимость с ЭДО, поддержку ЭЦП.
4. Определение структуры архива – построить иерархию Фонд‑Опись‑Раздел‑Подраздел.
5. Настройка метаданных – создать шаблоны для каждого типа документа.
6. Обучение персонала – провести семинары по работе с ЭЦП, правилам классификации и безопасности.
7. Пилотный запуск – протестировать процесс на небольшом наборе документов.
8. Полномасштабное внедрение – миграция всех текущих документов, настройка автоматических уведомлений о сроках.
9. Контроль и аудит – проводить периодические проверки соответствия нормативным требованиям.

Электронный архив – это не просто технологический инструмент, а юридически значимая система, построенная на основе чётко регламентированных нормативных актов. Соблюдение требований ФЗ‑125, ФЗ‑149, а также методических рекомендаций Росархива и международных стандартов обеспечивает:

• Долговременное сохранение документов;
• Гарантию их юридической силы;
• Эффективное управление информационными ресурсами организации;
• Снижение рисков потери и несанкционированного доступа.

Тщательное планирование, правильный выбор программных решений и постоянный контроль за соблюдением нормативных требований позволяют любой организации успешно перейти к полностью электронному архиву и получить конкурентные преимущества в цифровой экономике.

Статья подготовлена на основе открытых источников (консультантПлюс, официальные порталы правовой информации, материалы компаний‑разработчиков ECM‑систем) и актуальна на дату её публикации.