Современное этап развития архивного дела неразрывно связан с переходом к цифровым технологиям. Электронный архив Республики Мордовия, это не просто база данных сканированных документов, а сложная информационная экосистема, обеспечивающая сохранность документального наследия, открытый доступ к информации для граждан и эффективное государственное управление архивными фондами. На года система продолжает динамично развиваться, интегрируясь в федеральные платформы и расширяя спектр предоставляемых госуслуг.

Нормативно-правовая база и управленческая структура

Деятельность электронного архива строится на фундаменте федерального законодательства (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления») и региональных нормативных правовых актах.

Ключевым координирующим органом является Отдел по управлению архивами Министерства культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия. Именно данное ведомство осуществляет государственную политику в сфере архивного дела, курирует процесс оцифровки, формирования электронных фондов и их внедрения в оборот.

Флагман системы: ГКАУ «Центральный государственный архив Республики Мордовия»

Центром формирования электронного архива региона является Государственное казенное архивное учреждение «Центральный государственный архив Республики Мордовия» (ГКАУ ЦГА РМ). Это крупнейшее хранилище документов региона, которое взяло на себя роль драйвера цифровой трансформации.

Руководство и контакты

• Директор: Мартюшина Татьяна Викторовна
• Адрес главного корпуса: 430010, Республика Мордовия, г. Саранск, ул. Московская, д. 31, корп. 1
• Телефон приемной/справочного бюро: (8342) -7-22-04
• Официальная электронная почта: arkhiv.gos.rme-mordovia.ru

Сетевая структура учреждения (филиалы и отделения)

Для обеспечения территориальной доступности архивные услуги предоставляются не только в главном здании, но и в структурных подразделениях:

1. г. Саранск, ул. Саранская, д. 2, корп. 2 (430005)
2. г. Саранск, ул. Советская, д. 30 (430005)
3. г. Ардатов, ул. Дючкова, д. 101 (431860)

Ключевые информационные ресурсы и проекты оцифровки

Наполнение электронного архива осуществляется по приоритетным направлениям, определяемым социальным спросом и исторической значимостью.

Проект «Подвиг народа Мордовии»: документы о наградах воинов ВОВ

Один из самых востребованных ресурсов открытого доступа — информационная система, наполняемая документами из военных архивов. Она содержит сведения о подвигах и наградах всех воинов Великой Отечественной войны — уроженцев Республики Мордовия. Это бесценный инструмент для поиска родственников, историков-любителей и ученых.

Генеалогические источники: Метрические книги и Ревизские сказки

Для семейных историков и профессиональных генеалогов в электронном виде доступны:

• Метрические книги (акты гражданского состояния до 1917 г.: рождение, брак, смерть).
• Ревизские сказки (универсальные переписи подушного населения XVIII — первой половины XIX в.);

На официальном портале опубликован список электронных копий дел с данным составом документов, что позволяет удаленно определить наличие нужного фонда перед обращением в архив.

Научно-справочный аппарат

Специалисты архива уделяют особое внимание созданию качественного научно-справочного аппарата (путеводителей, описей, указателей), без которого эффективное использование массива оцифрованных документов невозможно. Работа над описанием фондов ведется постоянно, результаты интегрируются в электронный каталог.

Электронные госуслуги и порталы доступа

Доступ к ресурсам электронного архива реализуется через единые точки входа:

Официальный портал органов государственной власти Республики Мордовия

Главный стартовый экран для граждан, официальный портал госорганов региона. Через него осуществляется навигация к разделу «Архивное дело», где представлены:

• Реестр архивных учреждений субъекта.
• Ссылки на электронные каталоги и базы данных.
• Информация о предоставлении госуслуг в электронном виде (заказ справок, копий документов, тематических подборок).

Портал «Госуслуги» (ЕПГУ/РПГУ)

Большинство архивных госуслуг (выдача архивных справок, предоставление копий документов, проведение научных исследований по заказу) переведены в электронный формат. Пользователь может подать заявку, оплатить услугу (при необходимости) и получить результат в личном кабинете ЕПГУ, не посещая архив лично.

Сайт ГКАУ ЦГА РМ

На веб-сайте учреждения размещены: режим работы читальных залов, правила пользования фондами, актуальные новости, отчеты о деятельности, а также прямые ссылки на цифровые копии документов открытого доступа.

Взаимодействие с общественностью и экспертное сообщество

Развитие электронного архива не происходит в вакууме. Сотрудники ГКАУ ЦГА РМ регулярно участвуют в работе коллегии архивного управления и заседаний Общественного совета в сфере архивного дела при Министерстве культуры, национальной политики и архивного дела Республики Мордовия. Это обеспечивает:

• Общественный контроль за сохранностью документов.
• Экспертизу планов оцифровки.
• Привлечение волонтеров и местных историков к атрибуции и расшифровке документов.

Перспективы развития: от оцифровки к интеллектуальному анализу

На текущий момент (ноябрь 2026 г.) основные усилия сосредоточены на трех векторах:

1. Массовая оцифровка фондов высокого спроса (земельные дела, делопроизводство предприятий XIX–XX вв., фотофонды).
2. Внедрение технологий ИИ для автоматического распознавания текста (OCR/HTR) рукописных документов (ревизские сказки, метрические книги) и их полнотекстового поиска.
3. Интеграция с федеральными системами (Единая государственная автоматизированная информационная система архивного дела — ЕГАИСА, проект «Цифровой архив» Росархива).

Практическое руководство: как найти документ в электронном архиве Мордовии

1. Определите тему поиска: родословная (метрика/ревизская сказка), военная история (награды ВОВ), земельный/имущественный спор, репрессии/реабилитация.
2. Зайдите на Официальный портал госорганов РМ -> раздел «Культура и архивы» -> «Центральный государственный архив».
3. Изучите «Список электронных копий дел» (доступен в открытом доступе на сайте архива). Там указаны фонд, опись, дело, заглавие и хронологические границы.
4. Если дело оцифровано: перейдите по ссылке на скан-копии (обычно в формате PDF/JPG в просмотрщике или архиве).
5. Если дело НЕ оцифровано: оформите запрос через портал «Госуслуги» (услуга «Предоставление копий архивных документов») или напишите на официальную почту arkhiv.gos.rme-mordovia.ru с указанием реквизитов дела (Фонд, Опись, Дело).
6. Для сложных научных запросов: свяжитесь с научным справочным аппаратом архива по телефону (8342) -7-22-04 для консультации по фондам.

Электронный архив Республики Мордовия сегодня — это динамично развивающаяся система, которая успешно решает задачу демократизации доступа к исторической памяти. Благодаря системной работе Министерства культуры, национальной политики и архивного дела РМ и коллективу ГКАУ «Центральный государственный архив Республики Мордовия», жители региона и исследователи по всей стране получают возможность беспрепятственно работать с уникальными документами, от ревизских сказок XVIII века до личных дел героев Великой Отечественной войны. Продолжающаяся оцифровка, внедрение ИИ-технологий и интеграция на портал «Госуслуги» делают архив не просто хранилищем прошлого, а современным высокотехнологичным сервисом для общества.

Материал подготовлен на основе открытых данных Официального портала органов государственной власти Республики Мордовии и информации ГКАУ ЦГА РМ по состоянию на .