Дата публикации: , 22:56

Что такое электронный архив сообщений?

Электронный архив сообщений (ЭАМ) – это специализированная система хранения электронных коммуникаций (электронная почта, чаты, мессенджеры, SMS) в соответствии с требованиями архивного законодательства РФ. В отличие от обычного СЭД, ЭАМ ориентирован на:

• сохранение оригинального содержания сообщений;
• гарантированную неизменность и защиту от несанкционированного доступа;
• автоматическое протоколирование всех действий пользователей;
• соблюдение сроков хранения, установленных нормативными актами.

Нормативно-правовая база

С 2024 года в России действует ряд нормативных актов, регулирующих хранение электронных сообщений в архивах государственных и коммерческих организаций.

1. Приказ Росархива от 13 февраля 2024 г. Вводит стандарты ответственности за соблюдение требований архивного законодательства, включая штрафы за нарушение правил хранения и обращения с документами.
2. ГОСТ Р 7.0.8‑2025. Обновляет терминологию и устанавливает стандарты делопроизводства и архивного дела с учётом электронных документов. Закрепляет понятия, способствующие правильной организации хранения и учёта сообщений.
3. Федеральные требования к хранению почтовых данных (рассылка №33 Национального архива, 2026). Расширяют область применения на электронную почту, чаты на базе e‑mail, независимые чат‑приложения, SMS и сторонние мессенджеры.
4. Правила делопроизводства, правила обмена документами в электронном виде и правила хранения документов (см. Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД).

Ключевые функциональные требования к системе ЭАМ

Согласно типовым требованиям к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД), ЭАМ должна обеспечивать:

• Информационную и функциональную совместимость с СЭД и СХЭД, включая передачу сообщений на хранение.
• Соответствие процессам управления документами нормативным требованиям (правила делопроизводства, обмена и хранения).
• Защиту от изменения и удаления: неизменяемость (tamper‑evidence) и контроль доступа.
• Автоматическое протоколирование действий: фиксировать дату, время, тип события, пользователя и описание операции.
• Поддержку различных форматов сообщений: .eml, .msg, .txt, .pdf, .json и вложения (файлы, изображения, аудио).
• Управление сроками хранения (жизненный цикл сообщения): активный, архивный, уничтожаемый.
• Шифрование данных в покое и при передаче, а также возможность восстановления в случае аварийных ситуаций.

Сроки и классификация хранения сообщений

Требования к срокам хранения зависят от типа сообщения и отраслевого законодательства:

Этапы создания и внедрения электронного архива сообщений

Ниже представлена последовательность действий, необходимых для организации ЭАМ в любой организации.

1. Анализ требований
   • Определить типы сообщений, подлежащих архивированию.
   • Согласовать сроки хранения с юридическим отделом.
   • Выявить источники (почтовые серверы, корпоративные мессенджеры, мобильные устройства).
2. Выбор программного обеспечения
   • Специализированные СХЭД (например, «Делис Архив», «Электронный архив 2.0», «КиберХранилище»).
   • Проверка соответствия ГОСТ Р 7.0.8‑2025 и Приказу Росархива 2024.
   • Оценка возможностей интеграции с существующим СЭД.
3. Проектирование архитектуры
   • Определить места хранения (локальные серверы, облако, гибрид).
   • Разработать схему архивного шифра: Год‑Орган‑Тип‑Номер‑Статус (например, 2026‑ФГ‑EM‑000123‑Осн).
   • Настроить резервное копирование и восстановление;
4. Настройка процессов захвата
   • Подключить почтовый шлюз (SMTP/IMAP) к системе архива.
   • Внедрить агенты‑коллекторы для корпоративных чат‑платформ (Microsoft Teams, Slack, Telegram Business).
   • Обеспечить автоматическое присвоение метаданных (отправитель, получатель, тема, дата).
5. Обеспечение безопасности
   • Шифрование данных (AES‑256) в покое и TLS 1.3 при передаче.
   • Ролевой контроль доступа (RBAC) согласно принципу «необходимости знать».
   • Внедрение цифровой подписи и хеш‑контроля для подтверждения целостности.
6. Тестирование и валидация
   • Проверка корректности захвата, индексации и поиска.
   • Аудит журналов событий (лог‑аудит) на соответствие требованиям.
   • Пилотный запуск в ограниченном подразделении.
7. Обучение персонала
   • Провести семинары по работе с ЭАМ.
   • Разработать инструкции по классификации и маркировке сообщений.
   • Обучить сотрудников отдела ИТ и архивистов работе с журналами аудита.
8. Эксплуатация и поддержка
   • Регулярный мониторинг целостности данных.
   • Обновление программного обеспечения и сертификатов.
   • Периодический внутренний аудит соответствия нормативам.

Технические аспекты реализации

Форматы и метаданные

Для обеспечения поисковой доступности и юридической силы сообщения должны храниться в «неизменяемом» формате (например, PDF/A‑3, EML). Метаданные включают:

• Идентификатор сообщения (уникальный UUID).
• Дата и время создания.
• Отправитель/получатель (с указанием юридических лиц).
• Тема/текстовое содержание.
• Тип вложения и его хеш‑сумма.
• Статус хранения (основной, рабочий, копия).

Журналы аудита

Система должна фиксировать каждое действие:

Дата/Время | Пользователь | Операция | Объект | Описание
---------------------------------------------------------
2026‑07‑09 10:12:45 | ivanov_a | Просмотр | msg‑000123 | Открыт документ
2026‑07‑09 10:15:02 | petrov_b | Изменение | meta‑000123 | Добавлен тег «Конфиденциально»
 

Журналы должны быть защищены от изменения (подпись цифровой подписью, хранение в отдельном репозитории).

Интеграция с СЭД и СХЭД

Для обеспечения совместимости необходимо реализовать API‑интерфейсы (REST, SOAP) и поддерживать стандарты:

• EDM (Enterprise Document Management) – обмен метаданными.
• ISO 19005‑1 (PDF/A) – долгосрочное хранение.
• RFC 5322 – формат электронной почты.

Лучшие практики и рекомендации

• Минимизировать количество копий. Храните один «золотой» оригинал и ссылки‑указатели.
• Регулярно проверяйте целостность. Используйте контрольные суммы (SHA‑256) и сравнивайте их с записями в журнале аудита.
• Обеспечьте масштабируемость. При росте объёма сообщений планируйте горизонтальное расширение хранилища.
• Соблюдайте принцип «принцип наименьших привилегий». Доступ к архиву предоставляйте только тем, кто действительно нуждается в этом.
• Документируйте процессы. Описание процедур захвата, классификации и уничтожения должно быть утверждено руководством.
• Проводите периодический аудит. Проверка соответствия требованиям Приказа Росархива 2024 и ГОСТ Р 7.0.8‑2025.

Популярные решения для создания электронного архива сообщений

На рынке представлено несколько проверенных продуктов, отвечающих требованиям РФ:

1. Делис Архив – гибридное решение с поддержкой почтовых шлюзов и интеграцией с Microsoft 365.
2. Электронный архив 2.0 (ЭАД) – разработан Федеральным архивным агентством, полностью совместим с ГОСТ Р 7.0.8‑2025.
3. КиберХранилище – облачное решение с автоматическим шифрованием и AI‑поиском по содержимому сообщений.
4. OpenArchiver – открытая платформа, позволяющая кастомизировать процессы захвата и интеграцию с нестандартными мессенджерами.

Электронный архив сообщений – неотъемлемая часть современной системы управления информацией. Он обеспечивает юридическую силу электронных коммуникаций, защищает их от потери и несанкционированного изменения, а также упрощает поиск и контроль над соблюдением нормативных сроков хранения. При построении ЭАМ необходимо строго следовать требованиям Приказа Росархива 2024, ГОСТ Р 7.0.8‑2025 и последним рекомендациям Национального архива (рассылка №33, 2026). Правильный выбор программного обеспечения, продуманная архитектура и постоянный аудит позволяют организациям эффективно управлять электронными сообщениями и минимизировать риски, связанные с их хранением.

Полезные ссылки

• Приказ Росархива от 13 февраля 2024 г.
• ГОСТ Р 7.0.8‑2025
• Рассылка №33 Национального архива (2026)
• Система Делис Архив

Если у вас возникли вопросы по внедрению электронного архива сообщений, обратитесь к специалистам по информационной безопасности или к юридическому отделу вашей организации.