Электронные документы (ЭД) являются неотъемлемой частью делопроизводства любой современной организации. Их правильное хранение в архиве гарантирует юридическую силу, сохранность информации и возможность быстрого доступа в течение установленного законом срока. Ниже представлены основные требования, нормативные акты и практические рекомендации, которые необходимо учитывать при организации электронного архива.
Нормативно‑правовая база
- Приказ Федерального архивного агентства (Росархив) № 77 от г. – «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в организациях» (далее – Правила 77). Вступил в силу 17 сентября 2023 г.
- Федеральный закон № 339‑ФЗ от г. – вносит изменения в основы архивного дела, в частности, уточняет порядок долговременного электронного хранения.
- Приказ Минкультуры России № 526 от г. – регламентирует хранение электронных документов в организациях и ИП.
- Отраслевые нормативы (ФНС, бухгалтерия, кадровый учет) – определяют сроки хранения конкретных видов документов (бухгалтерские, кадровые, налоговые и др.).
Все перечисленные акты требуют соблюдения единой схемы: создание, комплектование, учёт, хранение, передача в архив, уничтожение.
Классификация электронных документов
Для правильного архивирования документы делятся по двум признакам:
- По сроку хранения:
- Краткосрочные – до 1 года (внутренние справки, служебные записки).
- Среднесрочные – от 1 года до 5 лет (договоры, акты выполненных работ).
- Долгосрочные – от 5 до 75 лет (кадровые, бухгалтерские, налоговые документы).
- Постоянные – без ограничений (уставные документы, лицензии, сертификаты качества).
- По юридическому статусу:
- Оригиналы (подписанные ЭЦП/КЭП).
- Копии (PDF/A, XML) – сохраняются в архиве в неизменяемом виде.
Этапы жизненного цикла электронного документа
Создание и оформление
Документ создаётся в системе электронного документооборота (ЭДО) или в специализированных приложениях (КЭДО, бухгалтерские программы). При этом необходимо:
- Присвоить уникальный регистрационный номер (номер дела, дата, тип документа).
- Обеспечить подпись ЭЦП или КЭП – это делает файл юридическим оригиналом;
- Сформировать метаданные (автор, дата создания, тип, классификатор, срок хранения).
Комплектование и учет
Согласно пункту 60 Правил 77, каждой единице хранения (ЭД) присваивается архивный шифр, который состоит из:
- Номера архивного фонда.
- Номера описи дел, документов.
- Номера единицы хранения.
Шифр фиксируется в описи электронных документов, которая является официальным реестром.
Перевод в архив
Документ переводится в архив после окончания делопроизводства (для длительного хранения) или в момент, когда наступает срок, предписанный нормативным актом. При этом:
- Создаётся акт приёма‑передачи в архив.
- Файлы сохраняются в формате PDF/A‑3 (или XML, TIFF) – форматы, поддерживающие долговременное хранение без потери структуры.
- К каждому файлу прилагаются метаданные в виде отдельного XML‑файла или встроенных атрибутов.
- Не менее двух экземпляров каждой единицы хранения хранятся в разных физических/логических местах (пункт 160 Правил 77).
Долговременное хранение
Для обеспечения неизменности и доступности данных применяются:
- Системы СХЭД (Система Хранения Электронных Документов) – гарантируют контроль целостности (контрольные суммы, хеш‑функции).
- Регулярные проверки целостности (каждые 6‑12 месяцев) и миграцию на новые носители/форматы.
- Хранение в сертифицированных дата‑центрах на территории РФ (требование ФНС).
- Резервное копирование (не менее 3 копий, хранение в разных географических регионах).
Выделение к уничтожению
По истечении установленного срока документ переводится в статус «выделен к уничтожению». Процедура включает:
- Подготовку акта об уничтожении (подписывается руководителем и архивистом).
- Физическое уничтожение носителей (шрединг, физическое разрушение) и/или логическое удаление с подтверждением без возможности восстановления.
- Регистрация факта уничтожения в журнале учёта архивных документов.
Технические требования к системе электронного архива
Форматы файлов
Для долговременного хранения рекомендуется использовать:
- PDF/A‑1/2/3 – международный стандарт архивного PDF.
- XML – для структурированных данных (бухгалтерские, налоговые).
- TIFF – для сканов оригиналов.
- Контейнеры PDF/A‑3 позволяют вложить подписи, сертификаты и метаданные в один файл.
Метаданные и их хранение
Метаданные должны включать минимум следующие поля:
- Уникальный идентификатор (UID).
- Наименование документа.
- Ответственный за создание.
- Срок хранения (по нормативу).
- Архивный шифр.
- Контрольные суммы (SHA‑256).
Метаданные хранятся в отдельном XML‑файле или в базе данных, связанной с файлом‑документом.
Безопасность и контроль доступа
- Шифрование данных в покое (AES‑256) и при передаче (TLS 1.3).
- Ролевой контроль доступа (RBAC) – только уполномоченные лица могут просматривать, изменять или удалять документы.
- Аудит‑лог всех операций (просмотр, изменение, передача, уничтожение) с указанием даты, времени и пользователя.
- Регулярные пентесты и проверка соответствия требованиям ФСТЭК.
Интеграция с другими системами
Электронный архив должен быть совместим с:
- Системами ЭДО (Диадок, СКБКонтур, Тензор).
- Бухгалтерскими программами (1С:Бухгалтерия, SAP).
- Кадровыми системами (КЭДО, SAP HR).
- Государственными информационными системами (ГИС ГМП, ФНС).
Это обеспечивает бесшовную передачу документов в архив и их последующее извлечение по запросу государственных органов.
Практические рекомендации
- Разработать внутренний регламент архивного документооборота, согласованный с юридическим отделом и IT‑службой.
- Назначить ответственного за архив (архивариус) и сформировать команду контроля качества (IT‑специалисты, юристы).
- Внедрить автоматизированный процесс формирования шифра, метаданных и подписи при создании документа.
- Обеспечить регулярную миграцию данных на новые носители и форматы (не реже чем раз в 5 лет).
- Проводить тренинги для сотрудников по работе с ЭДО и правилам архивирования.
- Вести журнал контроля целостности и фиксировать результаты проверок в системе управления качеством.
- Установить политику резервного копирования – минимум 3 копии, хранение в разных регионах РФ.
- Периодически проверять соответствие требованиям ФСТЭК и ФНС (отчёты о проверках, сертификаты).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли хранить бумажные оригиналы, если есть электронный документ с ЭЦП?
Да. По текущему законодательству (приказ Минкультуры № 526) бумажные оригиналы сохраняются до окончания срока хранения, установленного для конкретного вида документа. После истечения срока их можно уничтожать совместно с электронными копиями.
Сколько экземпляров электронного документа должно быть в архиве?
Минимум два экземпляра, размещённые в разных физических/логических местах (пункт 160 Правил 77). Один из них может находиться в облачном хранилище, второй – в локальном дата‑центре.
Какой срок хранения у кадровых документов?
Кадровые документы могут иметь сроки 50, 75 лет или быть постоянными. После окончания делопроизводства они передаются в архив и хранятся до истечения установленного срока.
Можно ли использовать коммерческие облачные сервисы?
Да, при условии, что данные находятся на территории России и сервис соответствует требованиям ФСТЭК (шифрование, аудит, локализация данных).
Как обеспечить неизменяемость файлов?
Используйте форматы PDF/A‑3 с вложенными подписью и метаданными, а также включайте контрольные суммы (SHA‑256) в журнал аудита. Любое изменение файла приводит к несоответствию контрольной суммы и фиксируется в системе.
Хранение электронных документов в архиве организации – это комплексный процесс, который сочетает в себе юридические требования, технические стандарты и организационные меры. Соблюдение Приказа 77, Федерального закона 339‑ФЗ и отраслевых нормативов позволяет обеспечить:
- Юридическую силу и достоверность документов.
- Долговременную сохранность и доступность информации.
- Защиту от несанкционированного доступа и потери данных.
- Эффективную работу с запросами государственных органов.
Внедрение автоматизированных систем СХЭД, строгий контроль метаданных и регулярные проверки целостности – ключ к успешному управлению электронным архивом.
Дата актуализации статьи: 10 июля 2026 г.