Сегодня 19:38:19 () организации всё чаще переходят от бумажных дел к цифровому хранению. Электронный архив в 1С позволяет не только обеспечить сохранность документов‚ но и значительно ускорить их поиск‚ согласование и использование в бизнес‑процессах.
Почему электронный архив важен?
- Снижение затрат на бумагу‚ печать и хранение физических носителей.
- Повышение скорости доступа к информации – документы находятся за считанные секунды.
- Обеспечение прозрачности и контроля исполнительской дисциплины.
- Соответствие требованиям законодательства о хранении и архивном деле.
- Возможность интеграции с другими модулями 1С (бухгалтерия‚ зарплата‚ торговля и др.).
Основные решения 1С для электронного архива
1С:Документооборот 8 КОРП
Этот модуль предоставляет полный контроль над архивом и высокую уникальность данных‚ поскольку все операции выполняются внутри компании. Система управления процессом электронного документооборота 1С Документооборот 8 КОРП предлагает пользователям высокоэффективные средства для организации задач и обеспечивает точный контроль исполнительской дисциплины‚ регистрируя сроки выполнения‚ даже в случае перенаправления задач.
1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8
Пользователи 1С:Бухгалтерии государственного учреждения смогут‚ не запуская 1С:Документооборот государственного учреждения‚ пользоваться его возможностями: помещать электронные документы в его хранилище‚ отправлять документы на согласование и согласовывать их‚ ставить задачи подчиненным и контролировать их исполнение‚ отправлять документы по электронной почте‚ вводить отчеты о проделанной работе и т.д..
Модуль 1С: Документооборот (в составе 1С‑КПД)
Для быстрого и корректного создания электронного архива можно воспользоваться готовыми программными продуктами. В данном случае удобнее всего будет использовать модуль 1С: Документооборот‚ который обеспечит не только грамотное архивное хранение электронных документов‚ их структурирование и моментальный поиск‚ но и возможность автоматизации процесса архивирования документации.
Скан‑Архив
Пример нашей разработки – Скан‑Архив‚ который помогает крупным компаниям обеспечить быстрый доступ к сканам финансовых документов через 1С. Сейчас Скан‑Архив это стандарт работы с документами‚ он обеспечивает прозрачность в контроле и полностью управляемый бизнес‑процесс. Узнать больше о Скан‑Архиве.
И теперь мы точно знаем‚ если документ возвращен контрагентом‚ он есть в Скан‑Архиве. Стало намного легче ориентироваться‚ т.е. больше не нужно лопатить папки‚ а достаточно просто открыть 1С и посмотреть‚ есть ли документ согласно акту оказанных услуг. У нас большой документооборот‚ и постепенно мы переходим на его ведение в электронном виде.
Как организовать электронный архив в 1С?
- Планирование структуры и организация данных – начинается с разработки оптимальной структуры хранения документов. Нужно определить виды документов‚ сроки их хранения‚ уровни доступа и систему классификации (номенклатура дел).
- Выбор инструмента – в зависимости от масштаба и специфики организации можно использовать:
- 1С:Документооборот 8 КОРП – для комплексного управления документооборотом и архивом;
- Модуль 1С: Документооборот (в 1С‑КПД) – для быстрого старта и базовых функций архива;
- Скан‑Архив – специализированное решение для сканирования и хранения финансовых первичных документов;
- 1С:Архив – для долгосрочного хранения и обеспечения сохранности в долговременной перспективе.
- Настройка хранилища – задать параметры хранения (дисковое пространство‚ резервное копирование‚ права доступа). Важно обеспечить целостность данных и защиту от несанкционированного доступа.
- Автоматизация поступления документов – при электронной регистрации и оформлении документов формирование архива происходит автоматически‚ без необходимости предпринимать дополнительные шаги. Это снижает финансовые затраты на документооборот и содержание архивных подразделений.
- Обучение пользователей – провести практические занятия по интерфейсу‚ возможностям программы‚ отработать задания по передаче дел из 1С:Документооборота в 1С:Архив и комплекс работ с электронными документами в 1С:Архиве.
- Контроль и аудит – настроить журнал событий‚ отчёты о выполненных операциях‚ акты о передаче дел в электронный архив‚ акты об уничтожении и другие обязательные записи‚ предусмотренные законодательством.
Этапы и стоимость внедрения электронного архива в 1С
Одно из самых удобных решений – программа Скан‑Архив для 1С. Она позволяет быстро загружать‚ хранить и искать документы прямо в 1С‚ экономя время и нервы сотрудников. Разберем‚ как перейти на электронный архив и сделать это без лишних сложностей.
Этапы внедрения
- Анализ текущего состояния документооборота и определение требований к архиву.
- Выбор и приобретение необходимых лицензий (1С:Документооборот‚ Скан‑Архив‚ 1С:Архив и т.д.).
- Установка и настройка программного обеспечения на серверах компании.
- Разработка номенклатуры дел‚ шаблонов карточек документов и правил маршрутизации.
- Миграция существующих бумажных и электронных документов в новое хранилище (сканирование‚ индексация‚ загрузка).
- Обучение сотрудников и запуск в промышленную эксплуатацию.
- Пост‑внедренческая поддержка: мониторинг работы‚ корректировка настроек‚ резервное копирование.
Ориентировочная стоимость
Стоимость зависит от выбранных модулей и объёма данных. Примерный диапазон для средней компании:
- Лицензия 1С:Документооборот 8 КОРП – от 150 000 руб.
- Модуль Скан‑Архив – от 80 000 руб. (включает настройку сканеров и интеграцию).
- 1С:Архив (для долгосрочного хранения) – от 100 000 руб.
- Услуги по внедрению и обучению – от 200 000 руб. (в зависимости от сложности проекта).
Преимущества использования электронного архива в 1С
- Сокращение времени на поиск документов с часов до секунд.
- Повышение уровня безопасности за счёт прав доступа и журналирования действий;
- Автоматизация рутинных операций (регистрация‚ индексация‚ архивация).
- Соответствие требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных» и архивному законодательству.
- Возможность построения сквозных бизнес‑процессов (согласование‚ утверждение‚ контроль исполнения).
- Снижение расходов на бумагу‚ печать‚ аренду помещений под архив.
Ведение электронного архива в 1С – это не просто модный тренд‚ а необходимость для современных организаций‚ стремящихся к повышению эффективности‚ прозрачности и соответствию нормативным требованиям. Используя такие решения‚ как 1С:Документооборот‚ Скан‑Архив‚ 1С:Бухгалтерии государственного учреждения и 1С:Архив‚ компании получают гибкую‚ масштабируемую и безопасную систему хранения документов‚ которая легко интегрируется в существующие ИТ‑ландшафты и поддерживает рост бизнеса.
Если вы планируете внедрение электронного архива в 1С‚ начните с анализа текущих процессов‚ выберите подходящий модуль‚ спланируйте этапы миграции и обучения‚ а затем наслаждайтесь преимуществами быстрого и надёжного доступа к любой информации в вашей компании.