В современном бизнесе хранение и управление документами становятся критически важными процессами. Электронный архив в системе Bitrix24 позволяет централизовать, защищать и быстро находить любые файлы – от договоров и актов до внутренних инструкций. В этой статье мы подробно разберём, что такое электронный архив в Bitrix24, какие функции он предоставляет, как правильно его настроить и какие преимущества получит ваша компания.

Что такое электронный архив в Bitrix24?

Электронный архив – это специализированный модуль внутри платформы Bitrix24, предназначенный для:

• Хранения всех бизнес‑документов в едином облачном хранилище;
• Контроля версий файлов и их истории изменений;
• Управления доступом к документам на уровне ролей и пользователей;
• Автоматизации процессов согласования, подписания и архивирования;
• Интеграции с другими инструментами Bitrix24 (CRM, задачи, проекты, чат).

Таким образом, архив становится не просто «местом хранения», а активным элементом бизнес‑процессов.

Ключевые возможности электронного архива Bitrix24

Универсальное хранилище файлов

Все файлы загружаются в Облако Bitrix24 и автоматически попадают в структуру архива. Файлы могут быть связаны с:

• Сделками в CRM;
• Задачами и проектами;
• Общими чатами и группами.

Версионность и история изменений

Каждое изменение файла сохраняется как отдельная версия. Пользователь может:

1. Просмотреть список всех версий;
2. Сравнить изменения между версиями;
3. Восстановить предыдущую версию в один клик.

Управление доступом

Bitrix24 использует гибкую модель ролей:

• Администратор – полный доступ к архиву;
• Менеджер – может загружать и редактировать документы в своих проектах;
• Сотрудник – только просмотр файлов, к которым ему предоставлен доступ;
• Гость – ограниченный доступ к публичным документам.

Для каждого файла можно задать индивидуальные права (чтение, запись, удаление).

Автоматическое согласование и подпись

С помощью встроенных бизнес‑процессов (BPM) можно настроить цепочку согласования:

• Отправка документа на подпись руководителю;
• Уведомления в чатах и по e‑mail;
• Фиксация подписи в журнале аудита.

Поиск и фильтрация

Мощный поисковый движок позволяет находить документы по:

• Названию и типу файла;
• Тэгам и метаданным;
• Автору и дате создания;
• Содержимому (полнотекстовый поиск).

Интеграция с другими сервисами

Электронный архив легко соединяется с:

• CRM – привязка договоров к сделкам;
• Проектами – хранение технической документации;
• Календарём – автоматическое прикрепление протоколов встреч;
• Внешними хранилищами (Google Drive, Dropbox) через API.

Преимущества использования электронного архива Bitrix24

• Централизация – все документы находятся в одном месте, без необходимости использовать отдельные сетевые диски.
• Безопасность – шифрование данных, контроль доступа и журнал аудита защищают конфиденциальную информацию.
• Экономия времени – быстрый поиск, автоматическое согласование и отсутствие дублирования файлов.
• Соблюдение нормативов – возможность настроить сроки хранения, автоматическое удаление устаревших документов.
• Масштабируемость – облачная инфраструктура растёт вместе с компанией, без необходимости закупать серверы.

Как настроить электронный архив в Bitrix24

Подготовительный этап

1. Убедитесь, что у вас есть права администратора портала Bitrix24.
2. Определите структуру архивов (по отделам, проектам, типам документов).
3. Согласуйте политику доступа с руководством и отделом ИТ.

Создание разделов архива

В меню «Файлы» → «Документы» нажмите кнопку «Создать папку». Для каждой папки задайте:

• Название (например, «Договоры», «Отчёты», «HR‑документы»);
• Ответственного пользователя;
• Права доступа (чтение/запись/удаление).

Настройка версионности

Версионность включена по умолчанию, но её параметры можно уточнить в Настройки → Хранилище файлов → Версии. Рекомендуется:

• Установить максимальное количество хранимых версий (например, 10);
• Включить автоматическое уведомление об изменениях.

Автоматизация бизнес‑процессов

Перейдите в «Бизнес‑процессы» → «Шаблоны» и создайте новый шаблон «Согласование договора». Основные шаги шаблона:

1. Загрузка документа в архив;
2. Отправка задачи на согласование ответственному лицу;
3. Получение подписи (можно подключить электронную подпись через интеграцию);
4. Перемещение документа в папку «Архив» после завершения.

Настройка уведомлений

В разделе «Уведомления» включите оповещения о:

• Новых загрузках в определённые папки;
• Запросах на согласование;
• Истечении сроков хранения.

Обучение сотрудников

Проведите короткий вебинар или подготовьте инструкцию (PDF/видео) о том, как:

• Загружать и классифицировать документы;
• Работать с версиями;
• Участвовать в процессах согласования.

Лучшие практики работы с электронным архивом

• Стандартизируйте названия файлов – используйте шаблоны типа YYYYMMDD_ТипДокумента_Контрагент.pdf.
• Тегируйте документы – добавляйте метки (теги) для быстрого фильтра.
• Регулярно проверяйте права доступа – минимум раз в квартал.
• Определите сроки хранения – настройте автоматическое перемещение в «Историю» или удаление.
• Резервное копирование – хотя Bitrix24 хранит данные в облаке, рекомендуется экспортировать критически важные файлы раз в полгода.

Безопасность и соответствие требованиям

Bitrix24 обеспечивает:

• Шифрование данных в транзите (TLS) и в покое (AES‑256);
• Двухфакторную аутентификацию (2FA) для всех пользователей;
• Журнал аудита, фиксирующий каждый просмотр, изменение и удаление документа;
• Поддержку GDPR и локальных нормативов (например, 152‑ФЗ в России).

Для компаний, работающих с конфиденциальной информацией (финансы, медицина), рекомендуется включить политику «Только чтение» для архивных папок и использовать электронную подпись с квалифицированным сертификатом.

Сравнение с другими решениями

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать электронный архив в бесплатной версии Bitrix24?

Да, базовый функционал (хранение файлов, базовый поиск) доступен бесплатно, но ограничения по объёму хранилища и количеству бизнес‑процессов могут потребовать перехода на платный тариф.

Как восстановить удалённый документ?

В разделе «Корзина» документы находятся 30 дней. После этого они удаляются окончательно. При необходимости можно включить резервное копирование через API.

Поддерживает ли Bitrix24 электронную подпись?

Да, через интеграцию с сервисами «КриптоПро», «DocuSign», «ЭЦП‑Онлайн». После настройки подпись фиксируется в журнале аудита.

Можно ли ограничить доступ к архиву по IP‑адресу?

Стандартные настройки Bitrix24 не включают ограничение по IP, но это можно реализовать через прокси‑сервер или VPN‑решения компании.

Как автоматизировать перенос документов в архив после завершения проекта?

Создайте бизнес‑процесс «Завершение проекта», в котором будет шаг «Переместить файлы в папку «Архив проекта»». Процесс можно привязать к статусу проекта «Завершён».

Электронный архив в Bitrix24 – это мощный инструмент, который объединяет хранение, контроль версий, безопасность и автоматизацию бизнес‑процессов в единой облачной платформе. При правильной настройке он позволяет:

• Сократить время поиска и обработки документов;
• Уменьшить риски утечки информации;
• Обеспечить соответствие нормативным требованиям;
• Повысить эффективность совместной работы команд.

Если ваша компания уже использует Bitrix24 для CRM, задач и коммуникаций, внедрение электронного архива станет естественным шагом к полной цифровой трансформации.

Начните прямо сейчас: зайдите в раздел «Файлы», создайте первую папку «Электронный архив», настройте права доступа и запустите первый бизнес‑процесс согласования. Через несколько недель вы уже будете ощущать преимущества централизованного управления документами.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.