Современное государственное управление невозможно представить без эффективной работы с документами․ В ЯНАО создан электронный архив, который объединяет исторически значимые материалы, текущие дела органов власти и судебные документы в единой цифровой среде․ Ниже представлен подробный обзор проекта, его этапов, возможностей и перспектив․

История создания и основные цели

Идея единого электронного архива возникла в рамках программы цифровой трансформации региона․ Основные задачи проекта:

• Сохранение и долгосрочная защита документов, имеющих историческую, социальную и юридическую ценность;
• Обеспечение быстрого и удобного доступа к информации для граждан, исследователей и государственных служащих;
• Снижение нагрузки на бумажные архивы и минимизация рисков утраты документов из‑за стихийных бедствий или износа;
• Формирование единого информационного пространства, позволяющего интегрировать данные из различных ведомств (архивы, суды, органы местного самоуправления и т․д․)․

Ключевые этапы реализации

1. Подготовка и планирование (2022‑2023 гг․) – формирование рабочей группы, выбор технологического партнёра (Корпорация ЭЛАР), разработка технической спецификации․
2. Пилотная оцифровка (2023‑2024 гг․) – сканирование фондов Государственного архива ЯНАО (фонд 360 «Коллекция документов личного происхождения»), тестирование системы хранения и поиска․
3. Масштабирование (2024‑2025 гг․) – оцифровка документов судебной системы, администраций городов и районов, учреждений культуры и образования․
4. Запуск онлайн‑сервиса (начало 2026 г․) – открытие публичного портала ГИС Электронный архив ЯНАО, где любой пользователь может просматривать электронные копии документов после простой регистрации․
5. Оптимизация и развитие (2026‑2027 гг․) – внедрение функций метаданных, автоматической классификации, интеграция с региональной системой электронного документооборота․

Техническая реализация

Для создания надёжного электронного архива использованы следующие технологии:

• Сканеры высокого разрешения (до 600 dpi) для получения чётких цифровых копий;
• Система управления документами ЭЛАР Документ, обеспечивающая хранение в формате PDF/A и TIFF с контролем целостности (хеш‑суммы);
• Резервное копирование в географически распределённых дата‑центрах (главный и резервный сайты);
• Система аутентификации через ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации) и возможность восстановления пароля по логину․

Статистика использования (по данным на I квартал 2026 года)

За первый квартал 2026 года электронный архив ЯНАО пополнился:

• 655 делами (эквивалентно 12 438 листам) scanned documents;
• Более 3 200 уникальных пользователей зарегистрировались в ГИС;
• Среднее время поиска документа сократилось с 15 минут (бумажный архив) до меньше 30 секунд в электронном виде․

Примеры содержащихся коллекций

Архивный фонд 360 «Коллекция документов личного происхождения»

Включает личные дела работников сельского хозяйства, промышленности, геологии, образования, науки и культуры ЯНАО․ Эти материалы представляют особую ценность для genealogical research и изучения социальной истории региона․

Документы Салехардского рыбоконсервного комбината (года Великой Отечественной войны)

Сохранены приказы, отчёты, фотографии и переписка, иллюстрирующие трудовой подготок работников в wartime․ Выставка «Флагман рыбной отрасли Ямала» использует эти фонды․

Судебные дела мировых судей (31 судебный участок)

Электронные копии исковых заявлений, решений и протоколов позволяют судьям и сторонам оперативно получать доступ к материалам дела, сокращая время рассмотрения споров․

Патриотическая акция «Сохраним историю вместе!»

Проект по сбору информации о жителях ЯНАО, выполняющих гражданский долг (ветераны, участники локальных конфликтов, волонтёры)․ Собранные анкеты, фотографии и видеозаявления уже доступны в онлайн‑сервисе․

Как пользоваться электронным архивом

1. Перейти на портал ГИС Электронный архив ЯНАО (адрес: archive․yanao․ru – примерный адрес для иллюстрации)․
2. Пройти регистрацию: указать ФИО, электронную почту, придумать логин и пароль․
3. После подтверждения учётной записи войти в систему․
4. В строке поиска ввести ключевые слова, номер дела, дату или выбрать фильтр по ведомству․
5. Результаты отобразятся в виде списка с краткими описаниями; clicking на откроет полнотекстовый просмотр документа․
6. При необходимости можно скачать документ в формате PDF (для личного использования) или оформить запрос на выдачу заверенной копии․
7. В случае забытого пароля воспользоваться ссылкой «Забыли пароль?», ввести логин и следовать инструкциям на email․

Преимущества для разных групп пользователей

Планы на будущее

• Расширение состава фондов: включение материалов муниципальных архивов, библиотек и музеев ЯНАО․
• Внедрение искусственного интеллекта для автоматической извлечения сущностей (names, dates, locations) и построения семантических связей между документами․
• Разработка мобильного приложения для доступа к архиву со смартфонов и планшетов․
• Интеграция с федеральной системой «Электронное правительство» для обеспечения единого окна доступа к публичной информации․
• Организация регулярных вебинаров и онлайн‑курсов по работе с электронным архивом для школьников, студентов и специалистов․

Контактная информация

Государственный архив Ямало‑Ненецкого автономного округа
Адрес: 629008, г․ Салехард, ул․ Республики, д․ 73
Директор: Вилль Николай Александрович
Телефон: (8‑349‑22) -‑60‑23
Факс: 4‑60‑07
E‑mail: archive@yanao․ru (примерный адрес)

Для вопросов о доступе к ГИС Электронный архив ЯНАО можно также обращаться в службу поддержки портала по телефону 8‑800‑555‑35‑35 (бесплатный звонок по России)․

Электронный архив ЯНАО – это не просто хранилище scanned документов, а живой цифровой ресурс, который сохраняет наследие региона, упрощает работу государственных органов и открывает новые возможности для образования и науки․ Благодаря последовательной реализации проекта и сотрудничеству с проверенными партнёрами (Корпорация ЭЛАР) архив продолжает развиваться, отвечая вызовам времени и потребностям пользователей․