В условиях стремительного развития цифровых технологий все больше муниципальных образований России переходят к созданию электронных архивов. Такой архив – это систематизированный набор электронных документов, формирующий архивный фонд, который подлежит постоянному хранению, учёту и использованию в соответствии с законодательством РФ.

Нормативно‑правовая база

Создание и функционирование электронного муниципального архива регулируется рядом федеральных актов и локальных нормативных документов:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (части 1‑3 статьи 20) – определяет статус архивных фондов, сроки хранения и порядок их формирования.
• Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов» – фиксирует перечень документов, подлежащих архивированию, и минимальные сроки их хранения (не менее 10 лет для большинства управленческих бумаг).
• Приказ Казначейства России от № 347 «Об утверждении Положения о структуре электронного архива, используемого для организации хранения документов по исполнению федерального бюджета» – устанавливает требования к структуре и техническим характеристикам электронных архивов.
• Постановление ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03‑33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» – применяется к муниципальным образованиям, если они используют аналогичные формы учёта.
• Региональные нормативные акты (распоряжения администрации, положения о архивном секторе) – конкретизируют порядок работы в конкретном муниципальном образовании.

Цели и задачи положения

Основная цель Положения об электронном муниципальном архиве – обеспечить законность, надёжность и доступность хранения электронных документов, образующих архивный фонд муниципального образования. Задачи включают:

1. Определение порядка формирования, учёта и хранения электронных архивных документов.
2. Установление сроков хранения и условий их продления.
3. Регламентацию доступа к архивным материалам (для органов власти, граждан и исследователей).
4. Обеспечение сохранности данных (резервное копирование, защита от несанкционированного доступа, миграция форматов).
5. Контроль за соблюдением требований к электронным подписям и метаданным.

Сфера применения

Положение распространяется на все документы, образующиеся в процессе деятельности:

• Органов местного самоуправления (советов, администраций, муниципальных образований).
• Созданных ОМСУ учреждений (школы, больницы, библиотеки и др.).
• Организаций, получающих финансирование из муниципального бюджета.
• Подразделений, осуществляющих кассовое обслуживание бюджетов (в соответствии с Приказом Казначейства).

Документы, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, но хранящиеся в электронном виде, также подпадают под действие Положения, если их срок хранения не может быть менее 10 лет.

Структура электронного муниципального архива

Согласно Приказу Казначейства РФ № 347, электронный архив состоит из следующих уровней:

• Фондовый уровень – основной набор архивных единиц (документов, файлов, наборов данных).
• Метаданные – обязательные сведения о каждом документе (дата создания, автор, классификатор, срок хранения, статус доступа).
• Технический уровень – инфраструктура хранения (серверы, системы резервного копирования, средства защиты).
• Управленческий уровень – процедуры и регламенты (приём, проверка, передача, уничтожение).

Содержание типовых разделов Положения

Порядок разработки и утверждения Положения

1. Инициатива – подготовка проекта Положения возлагается на архивный сектор муниципального образования совместно с ИТ‑службой.
2. Экспертиза – проект проходит юридическую экспертизу в отделе правового обеспечения и согласуется с региональными органами (Крымгосархив, если речь о Крыму).
3. Согласование – документ обсуждается на заседании комиссии по архивному делу, в состав которой входят руководители подразделений, представители финансовой службы и ИТ‑отдела.
4. Утверждение – окончательная версия Положения подписывается главой муниципального образования (мэром, главой района) и фиксируется в реестре локальных нормативных актов.
5. Регистрация – Положение вносится в информационную систему архивов (например, в «Электронный архивный портал»), где доступно всем сотрудникам.

Технические требования к электронному архиву

Для обеспечения надёжности и долговечности электронных архивных материалов необходимо соблюсти следующие условия:

• Форматы файлов – предпочтительно использовать открытые, не зависящие от конкретного программного обеспечения форматы (PDF/A, XML, CSV, TIFF).
• Электронная подпись – каждый документ, попадающий в архив, должен быть подписан квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом № 63‑ФЗ «Об электронной подписи».
• Резервное копирование – автоматическое ежедневное копирование данных на отдельный сервер или в облачное хранилище; хранение копий в географически разных местах.
• Контроль целостности – использование контрольных сумм (hash‑функций) и регулярных проверок на повреждение файлов.
• Защита доступа – многоуровневая система аутентификации (логин/пароль, двухфакторная аутентификация), разграничение прав доступа по ролям.
• Миграция форматов – плановая проверка актуальности форматов и миграция устаревших файлов в современные стандарты.

Порядок работы с документами в электронном архиве

8.1 Приём и регистрация

Документы поступают в архив в два этапа:

1. Подготовка – формирование электронного файла, присвоение уникального идентификатора, подпись квалифицированной электронной подписью.
2. Регистрация – ввод метаданных в систему, проверка соответствия перечню типовых документов, определение срока хранения.

8.2 Хранение и учёт

После регистрации документ сохраняется в архивном хранилище согласно установленной структуре (по годам, тематикам, типам документов). Система автоматически отслеживает сроки хранения и генерирует уведомления о предстоящем окончании срока.

8.3 Доступ и использование

Запросы на доступ оформляются через электронную форму. В зависимости от уровня доступа пользователь может:

• Просматривать документ в режиме онлайн.
• Скачивать копию (при наличии соответствующего разрешения).
• Запрашивать официальную копию для судебных или исследовательских целей.

8.4 Уничтожение

По истечении установленного срока хранения документ переводится в статус «на удаление». Уничтожение производится только после проведения аудита и подписания акта об уничтожении уполномоченными лицами.

Ответственность и контроль

В соответствии с Положением, ответственность распределяется следующим образом:

• Глава муниципального образования – окончательная ответственность за соблюдение законодательства в сфере архивного дела.
• Руководитель архивного сектора – контроль за правильностью формирования и хранения архивных документов.
• Руководители подразделений – обеспечение своевременной передачи управленческих документов в архив.
• ИТ‑служба – поддержка технической инфраструктуры, резервное копирование, защита от кибератак.
• Аудитор – проведение периодических проверок (не реже одного раза в год) и подготовка отчётов.

Пример типового положения (сокращённый вариант)

Ниже приведён фрагмент типового Положения, который может быть использован в качестве основы при разработке локального акта.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО АРХИВА

Общие положения
Настоящее Положение определяет порядок формирования, учёта, хранения и использования электронных архивных документов муниципального образования «_____».
Положение основано на Федеральном законе № 125‑ФЗ, Приказе Росархива № 237 от , Приказе Казначейства № 347 от и иных нормативных актах.

Перечень архивных документов
В архив включаются:
 ⏤ Приказы и распоряжения администрации;
 ⏤ Финансовые отчёты, бухгалтерские балансы;
 ─ Договоры, контракты, тендерные документы;
 ⏤ Протоколы заседаний органов самоуправления;
 ─ Корпоративные инструкции, регламенты и методические указания.

Сроки хранения
Минимальный срок хранения всех управленческих документов – 10 (десять) лет.
Для документов, содержащих историческую ценность, срок хранения – постоянно.

Порядок приёма и регистрации
Документ, подлежащий архивированию, оформляется в электронном виде, подписывается квалифицированной электронной подписью и передаётся в архивный сектор через систему «Электронный архив».
В системе вносятся метаданные: дата, номер, автор, классификатор, срок хранения.
Технические требования
Формат хранения – PDF/A-2b, XML, TIFF.
Резервное копирование – ежедневно, хранение копий в двух независимых местах.

Доступ к архиву
Доступ предоставляется сотрудникам администрации, исследователям и гражданам в соответствии с их правами.
Запросы оформляются через электронную форму на портале архива.

Ответственность
Руководитель архивного сектора отвечает за соблюдение Положения.
Руководители подразделений обязаны своевременно передавать документы в архив.

Утверждение
Настоящее Положение утверждено приказом главы муниципального образования от «____» № ____.

Практические рекомендации по внедрению

• Провести аудит текущих бумажных и электронных документов – определить, какие из них подлежат архивированию.
• Обучить персонал – провести семинары по работе с системой электронного архива, правилам подписи и метаданных.
• Создать пилотный проект – начать с одного подразделения, отработать процесс, затем масштабировать.
• Внедрить автоматизацию – использовать скрипты для генерации метаданных и автоматического резервного копирования.
• Регулярно проверять целостность данных – проводить контрольные проверки контрольных сумм раз в квартал.

Положение об электронном муниципальном архиве – это фундаментальный документ, который обеспечивает законность, надёжность и доступность архивных материалов в цифровом виде. Его правильное составление, согласование и внедрение позволяют муниципальному образованию эффективно управлять информационными ресурсами, соблюдать сроки хранения, защищать данные от потери и обеспечивать открытость для граждан.

Следуя изложенным рекомендациям и опираясь на действующее законодательство, каждый муниципальный орган может создать современный, безопасный и удобный электронный архив, который станет надёжным источником исторической и управленческой информации для будущих поколений.