Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) Управления архивами Свердловской области — это ключевой коллегиальный орган, обеспечивающий реализацию государственной политики в области архивного дела на региональном уровне․ Деятельность комиссии направлена на сохранение документального наследия Уральского региона, формирование архивных фондов и контроль за соблюдением архивного законодательства организациями-источниками․
Правовая основа деятельности
Работа ЭПК строится на строгой нормативной базе, включающей:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 18, 22)․
- Закон Свердловской области от № 115-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области»․
- Постановление Правительства Свердловской области об утверждении Положения об Управлении архивами и типового положения об ЭПК․
- Приказы Росархива и приказы Управления архивами Свердловской области о составе и порядке работы комиссии․
Основные функции и полномочия
Комиссия осуществляет экспертно-проверочную работу по трем ключевым направлениям:
Экспертиза документов на предмет исторической ценности
Это базовая функция, регламентируемая ст․ 18 ФЗ-125․ Комиссия принимает решения о:
- Выделении документов для постоянного хранения (передача в государственные архивы)․
- Уничтожении документов, не представляющих исторической ценности, по истечении сроков хранения․
- Продлении сроков хранения документов, подлежащих уничтожению, в случае необходимости их дальнейшего использования․
Проверка состояния архивного дела в организациях-источниках - Оценка уровня организации архивного дела в ведомствах, учреждениях и предприятиях области․
- Проверка соблюдения сроков хранения, правил комплектации дел, описания и оформления архивов․
- Контроль за сохранностью документов, подлежащих передаче в государственные архивы Свердловской области (ГАСО, ГААОСО, ГАДЛССО, ЦДООСО)․
Методическое сопровождение и контроль подведомственных учреждений
ЭПК координирует работу по приему, учету, хранению и использованию документов в государственных архивах области, а также рассматривает вопросы ввода в эксплуатацию новых архивных помещений и систем электронного документооборота․
Состав и порядок формирования комиссии
Состав ЭПК утверждается приказом руководителя Управления архивами Свердловской области․ В комиссию входят:
- Председатель — руководитель Управления архивами или его заместитель․
- Заместитель председателя — старший специалист отдела государственной архивной службы․
- Члены комиссии — ведущие архивоведы, главные хранители фондов государственных архивов области (ГАСО, ГААОСО, ГАДЛССО, Центр документации общественных организаций), юристы Управления․
- Секретарь комиссии, отвечает за организационное обеспечение заседаний, ведение протоколов и контроль за исполнением решений․
Важно: Заседания ЭПК считаются правомочными при участии не менее двух третей от установленного состава․ Решения принимаются простым большинством голосов, при равенстве голосов решающий голос у председателя;
Порядок проведения экспертизы: пошаговый алгоритм
Процедура экспертизы документов организации-источника включает следующие этапы:
- Подготовка акта отбора (экспертизы) организацией-источником․ Акт составляется в 2 экземплярах по форме, утвержденной Росархивом․
- Подача документов в Управление архивами для включения вопроса в повестку дня заседания ЭПК (не позднее чем за 10 рабочих дней до заседания)․
- Предварительная проверка секретарем комиссии полноты и правильности оформления актов, наличия описей, инвентарей․
- Заседание ЭПК с рассмотрением каждого дела/серии дел․ Члены комиссии изучают описания, при необходимости — сами документы․
- Принятие решения по каждому пункту акта: «На постоянное хранение», «На временное хранение с продлением срока», «К уничтожению»․
- Оформление протокола заседания (подписывается всеми присутствующими членами)․
- Направление протокола организации-источнику и соответствующему государственному архиву для исполнения (приема документов или допуска к уничтожению)․
Взаимодействие с государственными архивами Свердловской области
Управление архивами координирует работу сети государственных архивов, в состав которых входят:
- ГКУСО «Государственный архив Свердловской области» (ГАСО) — документы дореволюционного и советского периодов (фундаменты с XVIII в․)․ Адрес: г․ Екатеринбург, ул․ Октябрьская, д․ 3․ Тел․: 8 (343) -12-00-26․
- ГКУСО «Государственный архив административных органов Свердловской области» (ГААОСО) — документы органов власти и управления XIX–XXI вв․ На сайте Управления (uprarchives․midural․ru) опубликован краткий справочник по фондам ГААОСО по состоянию на 1 января 2023 г․
- ГКУСО «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» (ГАДЛССО) — личные дела, делопроизводство по кадрам, документы о раскулачивании 1930-х гг․ и репрессиях․
- ГКУСО «Центр документации общественных организаций Свердловской области» (ЦДООСО) — архивы партийных, комсомольских, профсоюзных и иных общественных организаций․
Информационные ресурсы и цифровые сервисы
Для обеспечения прозрачности и доступности архивной информации Управление архивами и подведомственные архивы ведут активную работу в цифровой среде:
- Официальный сайт Управления архивами Свердловской области — основной портал для доступа к нормативным актам, реестрам архивов, контактам и новостям․
- Портал «Архивы России» (archives․gov․ru) — федеральный ресурс, где размещены справочники по фондам (в т․ч․ ГААОСО), единый государственный реестр архивных фондов․
- Официальная группа ВКонтакте: vk․com/uralarchives — оперативное освещение деятельности, анонсы выставок, публикация уникальных документов, фото- и видеоматериалы․
- Электронные справочники и базы данных — удаленный доступ к описям и фондам через сайты архивов (например, проект «Память народа», «Подвиг народа» с участием ГАДЛССО)․
Методическая помощь организациям-источникам
Одной из приоритетных задач ЭПК и Управления архивами является профилактика нарушений․ В этом направлении осуществляется:
- Проведение семинаров, вебинаров и консультаций для архивистов и секретарей организаций области․
- Разработка и распространение методических рекомендаций по оформлению дел, составу номенклатур, переходу на электронное делопроизводство․
- Экспертиза проектов номенклатур дел и графиков сроков хранения до их утверждения․
- Контроль за вводом в эксплуатацию архивных помещений и систем электронного документооборота (СЭД) с точки зрения обеспечения сохранности электронных документов․
Реквизиты и контакты Управления архивами Свердловской области
Для официальных обращений, направления актов на экспертизу и получения консультаций:
| Полное наименование | Управление архивами Свердловской области |
| ИНН / КПП | 6661001903 / 666101001 |
| Юридический адрес | 620014, г․ Екатеринбург, ул․ Октябрьская, д․ 3 |
| Телефон приемной / справки | 8 (343) -12-00-26 (справочно, актуальные номера отделов уточняйте на сайте) |
| Официальный сайт | uprarchives․midural․ru |
| E-mail (общий) | Обычно указывается на сайте в разделе «Контакты» (например: arhiv@midural․ru или аналогичный) |
| ВКонтакте | vk․com/uralarchives |
Частые вопросы (FAQ) по работе с ЭПК Вопрос: Какие документы подлежат обязательной экспертизе в ЭПК?
Ответ: Все документуры организаций-источников (бюджетных, автономных, казенных учреждений, госучреждений, коммерческих организаций в части обязательного архивирования), сроки хранения которых истекли, перед уничтожением или передачей в госархив․
Вопрос: Можно ли провести экспертизу дистанционно?
Ответ: Да, в соответствии с нормативными актами и решением председателя ЭПК, заседания могут проводиться в видеoconференцсвязи (ВКС) или смешанном формате, а акты отбора подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП)․
Вопрос: Что делать, если организация не согласна с решением ЭПК?
Ответ: Решение ЭПК может быть обжаловано в судебном порядке․ Также возможно представление мотивированного представления в Управление архивами для повторного рассмотрения при наличии новых обстоятельств․
Вопрос: Где найти номенклатуру дел типовую для моей отрасли?
Ответ: Типовые номенклатуры утверждаются Росархивом и министерствами/ведомствами․ Их актуальные версии публикуются на сайте Росархива (rosarchives․gov․ru) и на сайте Управления архивами Свердловской области в разделе «Методические материалы»․
Экспертно-проверочная комиссия Управления архивами Свердловской области играет системообразующую роль в сохранении документальной памяти региона․ Её работа гарантирует, что ценные исторические источники — от указов XVIII века до современных электронных документов управления — не будут утеряны, а документы, вышедшие из употребления, будут утилизированы законно и безопасно․
Для организаций-источников ключевым моментом является своевременная подготовка актов отбора и взаимодействие с методистами Управления архивами на стадии формирования номенклатур дел․ Это позволяет избежать штрафных санкций за нарушение архивного законодательства и, что важнее, — необратимой потери уникальной информации․
Материал подготовлен на основе открытых данных официального сайта Управления архивами Свердловской области, портала «Архивы России» и нормативных правовых актов РФ и Свердловской области․ Актуально на 2026 год․