Ессентукский городской архив (официально – Архивный отдел администрации города Ессентуки) является центральным муниципальным учреждением, отвечающим за сохранение, систематизацию и предоставление доступа к архивным документам, относящимся к муниципальной собственности города‑курорта Ессентуки, Ставропольского края.

Исторический контекст

Становление архивного дела в Ессентуках началось с создания муниципального архивного отдела в рамках администрации города. За годы своей работы отдел накопил значительные архивные фонды, включающие документы федерального, краевого и муниципального уровня, а также уникальные материалы, полученные от частных лиц и организаций.

Структура и руководство

• Руководитель отдела – Харьковская Светлана Алексеевна, заведующая архивным отделом.
• Отдел состоит из нескольких подразделений, отвечающих за:
  • Разработку нормативных актов в сфере архивного дела;
  • Контроль за сохранностью и перемещением архивных документов;
  • Учет и фондирование архивных материалов;
  • Обслуживание запросов граждан и организаций.

Основные функции архива

Законодательная и нормативная деятельность

• Разработка проектов муниципальных правовых актов, связанных с архивным делом.
• Подготовка предложений для главы города по развитию архивного дела.
• Подготовка материалов о нарушениях законодательства в сфере архивов.

Хранение архивных документов

Архивный отдел осуществляет два вида хранения:

• Постоянное хранение – документы, отнесённые к архивному фонду РФ после истечения сроков временного хранения в органах местного самоуправления, а также документы, полученные в дар, по завещанию, купле‑продаже или решению суда.
• Временное хранение – архивный фонд Ставропольского края, документы по личному составу, а также материалы от ликвидируемых организаций.

Комплектование и формирование архивных фондов

• Составление списков источников комплектования и их согласование.
• Экспертиза ценности документов, в т.ч. из частной собственности.
• Подготовка описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу.

Учет и фондирование

• Государственный учет архивных документов и передача данных в уполномоченный орган.
• Ведение базы данных «Архивный фонд» и её синхронизация с федеральным фондовым каталогом.

Обеспечение доступа и использование архивных материалов

• Информационное обслуживание запросов граждан, организаций и исследователей.
• Работа читального зала – выдача оригиналов и копий документов.
• Экспонирование материалов на выставках, в СМИ и в рамках образовательных программ.
• Подготовка документов для апостилирования и выдача справок.

Техническая и физико‑химическая экспертиза

• Контроль состояния носителей, выявление повреждений.
• Проведение специальной обработки (консервация, реставрация).
• Создание страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов.

Электронные услуги

Через Единый портал государственных услуг граждане могут:

• Подать заявление на получение копий архивных документов, не выходя из дома.
• Отслеживать статус заявки на каждом этапе.
• Получать информацию о перечне необходимых документов, сроках и стоимости услуг.

Как зарегистрироваться на портале

1. Подготовьте паспорт, СНИЛС, ИНН, мобильный телефон и электронную почту, которые ранее не использовались на портале.
2. Заполните регистрационную форму, указав обязательные данные (ФИО, дата рождения, СНИЛС, e‑mail).
3. Подтвердите e‑mail и телефон, получив коды подтверждения.
4. Войдите в личный кабинет и инициируйте автоматическую проверку личных данных – после успешной проверки будет создана стандартная учетная запись.

Контактная информация

Обращение в Многофункциональный центр (МФЦ)

Для получения государственных и муниципальных услуг, в т.ч. связанных с архивом, можно обратиться в МАУ «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг»:

• Адрес: г. Ессентуки, ул. Вокзальная, 31‑А
• Телефон: 4‑25‑41
• График работы МФЦ:
  • Вторник, четверг, пятница, суббота – 08:00‑18:00
  • Среда – 10:00‑20:00 без перерыва
  • Воскресенье и понедельник – выходные

Как получить доступ к архивным материалам

1. Подготовьте запрос. Укажите цель исследования, перечень интересующих документов, желаемый формат (копия, выписка, электронный файл).
2. Запишитесь на приём. Позвоните по телефону 5‑55‑56 или отправьте электронное письмо.
3. Посетите архив. В читальном зале вы сможете ознакомиться с оригиналами под наблюдением сотрудников.
4. Получите копию. При необходимости оформите заказ на копию (платно или бесплатно в зависимости от типа документа).
5. Используйте электронные сервисы. Через портал Госуслуг можно заказать электронные копии и получить их в личный кабинет.

Образовательные и культурные мероприятия

Архивный отдел активно взаимодействует с общественностью:

• Дни открытых дверей и экскурсии для школьников.
• Лекции, семинары и читательские конференции.
• Выставки уникальных документов, посвящённые истории Ессентуков и Ставропольского края.
• Публикации в СМИ и онлайн‑ресурсах, где используются архивные материалы.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

• Расширение цифровой базы данных и создание онлайн‑каталога архивных фондов.
• Внедрение современных методов консервации (микроклимат, лазерная сканировка).
• Укрепление взаимодействия с региональными и федеральными архивными учреждениями.
• Развитие программ обучения и повышения квалификации сотрудников.

Ессентукский городской архив – важный хранитель исторической памяти города‑курорта и Ставропольского края. Благодаря широкому спектру функций, современным электронным сервисам и открытой работе с гражданами, архив обеспечивает доступ к уникальным документам, способствует научным исследованиям и поддерживает культурно‑образовательные инициативы.

Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в работе с архивными материалами, не стесняйтесь обращаться по указанным контактам – сотрудники отдела всегда готовы помочь.