Дата подготовки материала: .

Архивное дело в Российской Федерации регулируется комплексом нормативных актов‚ среди которых центральное место занимает Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят 22 октября 2004 г.). На его основе разработано Федеральное положение об архиве – типовое нормативное‑методическое руководство‚ определяющее порядок организации‚ комплектования‚ хранения‚ учёта и использования архивных документов в органах государственной власти‚ организациях и муниципальных образованиях.

Данная статья представляет собой подробный обзор Федерального положения об архиве‚ его структуры‚ ключевых требований и практических рекомендаций для исполнителей архивного дела.

Нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон‚ определяющий предмет регулирования‚ принципы и функции архивного дела.
• Приказы и указания Федерального архивного агентства (Росархив)‚ в т.ч.:
  • Приказ от № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»;
  • Иные нормативные акты‚ уточняющие порядок комплектования‚ сроки хранения и экспертизу ценности документов.
• Региональные и муниципальные нормативные акты‚ принимаемые в соответствии с Федеральным законом и учитывающие особенности субъектов РФ.

Структура Федерального положения об архиве

Типовое положение состоит из следующих разделов (главы и статьи):

1. Глава 1. Общие положения
   • Статья 1. Предмет регулирования;
   • Статья 2. Основные понятия;
   • Статья 3. Principes организации архивного дела;
   • Статья 4. Правовое положение архивных документов.
2. Глава 2. Организация архива
   • Статья 5. Структура и штатное расписание архива;
   • Статья 6. Функции и задачи архивного подразделения;
   • Статья 7. Взаимодействие с вышестоящими архивными органами.
3. Глава 3. Комплектование и приём документов
   • Статья 8. Источники комплектования;
   • Статья 9. Порядок приёма документов на хранение;
   • Статья 10. Оценка ценности документов и экспертиза.
4. Глава 4. Хранение‚ учёт и использование документов
   • Статья 11. Условия хранения (температура‚ влажность‚ защита от света и т.д.);
   • Статья 12. Ведение учёта (инвентарные книги‚ электронные каталоги);
   • Статья 13. Предоставление доступа к документам;
   • Статья 14. Использование документов в научной‚ образовательной и административной деятельности.
5. Глава 5. Контроль и ответственность
   • Статья 15. Внутренний контроль и аудит;
   • Статья 16. Ответственность за нарушение требований положения;
   • Статья 17. Меры по пресечению и устранению нарушений.

Ключевые положения Федерального положения об архиве

Предмет регулирования (Статья 1)

Федеральное положение регулирует отношения в сфере:

• организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;
• организации хранения и использования иных архивных документов независимо от формы собственности;
• управления архивным делом в интересах граждан‚ общества и государства.

Сроки хранения документов

Согласно пункту 1 главы 1 и примерам‚ приведённым в материалах из сети‚ установлены следующие ориентировочные сроки:

• Документы‚ образующиеся в деятельности страховых организаций – хранение в течение 75 лет с последующей экспертизой ценности;
• Документы federalных органов государственной власти – хранение в соответствии с утверждёнными номенклатурами дел (как правило‚ от 10 до 50 лет в зависимости от категории);
• Документы муниципальных архивов – хранение не менее 10 лет для текущей документации и до 75 лет для документов постоянного хранения.

Порядок комплектования

Организации‚ являющиеся источниками комплектования федеральных государственных архивов‚ обязаны:

1. Согласовывать свои положения об архиве с федеральным государственным архивом;
2. Проводить предварительную экспертизу ценности документов перед их передачей на хранение;
3. Обеспечивать соблюдение установленных сроков хранения и условий содержания.

Для региональных и муниципальных архивов аналогичное согласование осуществляется с соответствующими региональными архивными органами.

Правовое положение архивных документов

Особое внимание уделяется документам‚ находящимся в собственности:

• Российской Федерации (федеральная собственность);
• Субъектов Российской Федерации;
• Муниципальных образований.

Передача таких документов из одной формы собственности в другую возможна только после:

1. Проведения экспертизы ценности;
2. Получения согласия собственника и уполномоченного архивного органа;
3. Оформления соответствующего акта передачи.

Взаимодействие с вышестоящими архивными органами

Архив учреждения в своей работе руководствуется:

• Законодательством РФ и актами по архивному делу;
• Приказами и указаниями вышестоящих организаций (например‚ приказы Росархива);
• Руководством учреждения;
• Правилами и нормативно‑методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве РФ.

Практическое применение Федерального положения

Разработка локального положения об архиве организации

На основе Федерального положения каждая организация разрабатывает своё положение об архиве‚ которое должно:

• Соответствовать структуре и содержанию типовых глав;
• Учитывать специфику деятельности организации (например‚ наличие особых категорий документов – финансовые‚ кадровые‚ технические);
• Утверждаться приказом руководителя организации и‚ при необходимости‚ согласовываться с соответствующим архивным органом.

Примерные требования к условиям хранения

Согласно пункту 11 главы 4‚ рекомендуемые параметры:

• Температура: 18 ± 2 °C;
• Относительная влажность: 45 ± 5 %;
• Освещение: отсутствие прямого солнечного света‚ уровень освещённости не более 50 люкс;
• Защита от пыли‚ насекомых и пожара (установка систем пожаротушения‚ герметичные стеллажи).

Экспертиза ценности документов

Экспертиза проводится:

1. По истечении установленного срока хранения (например‚ после 75 лет для страховых документов);
2. С целью определения необходимости дальнейшего хранения‚ передачи в государственный архив или уничтожения;
3. С участием квалифицированных архивистов и‚ при необходимости‚ специалистов по предметной области документа.

Ответственность за нарушение положения

Нарушение требований Федерального положения может повлечь:

• Дисциплинарную ответственность сотрудников (выговор‚ замечание‚ увольнение);
• Административные штрафы в соответствии с КоАП РФ (например‚ за несоблюдение условий хранения);
• Уголовную ответственность в случаях умышленного уничтожения или сокрытия архивных документов‚ представляющих историческую или культурную ценность.

Федеральное положение об архиве представляет собой фундаментальный нормативный акт‚ обеспечивающий единообразный подход к организации архивного дела на всей территории Российской Федерации. Его соблюдение гарантирует:

• Сохранность и доступность документов Архивного фонда РФ;
• Эффективное использование архивной информации в управлении‚ науке и образовании;
• Защиту прав граждан и интересов государства в сфере архивного наследия.

Для успешного применения положения необходимо не только формально оформить локальные документы‚ но и обеспечить постоянное обучение персонала‚ модернизацию материально‑технической базы и регулярный внутренний контроль. Только комплексный подход позволит реализовать все цели‚ заложенные в Федеральном законе № 125‑ФЗ и его подзаконных актах.

Подготовлено с использованием материалов из открытых источников‚ актуальных на .