Фонд архив выполненных справок – это специализированный архивный фонд, в котором хранятся копии ранее выданных письменных справок (исторических, юридических, статистических и др.). Такие фонды образуются в государственных архивных учреждениях, в т.ч. в Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), а также в региональных архивах.
Содержание статьи
- Что такое фонд архив выполненных справок?
- Нормативно-правовая база
- Структура и содержание исторической справки
- Как формируется фонд?
- Как получить справку из фонда?
- Примеры использования фонда
Что такое фонд архив выполненных справок?
Фонд выполненных справок представляет собой:
- Систематизированный набор копий справок, выданных различными государственными органами (Роспатент, органы ЗАГС, суды, прокуратура, органы МВД и др.).
- Документы, оформленные в соответствии с установленными правилами оформления исторических справок.
- Материалы, используемые при подготовке научных исследований, судебных дел, генеалогических изысканий и прочих целей.
В отличие от обычных архивных фондов, где хранятся оригиналы документов, в фонде выполненных справок сохраняются именно копии (репродукции) справок, которые уже были выданы заявителям.
Нормативно-правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие создание и использование фонда:
- Письмо Росархива от № 6/1875‑к – определяет порядок бесплатного предоставления справок и копий актов гражданского состояния для органов записи, судов, прокуратуры и следственных органов.
- Рекомендации по использованию книг государственной регистрации актов гражданского состояния и метрических книг (пункт 9) – фиксируют порядок выдачи справок без оплаты.
- Основные правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации – пункт 7.6 описывает трёхчастную структуру исторической справки.
- Постановление Минтруда РФ от № 6 – устанавливает межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках и архивах.
- Решения ЭПК ГА РФ (Экспертно‑правовой комиссии Государственного архива РФ) – определяют наименования фонда и согласовывают описания дел.
Структура и содержание исторической справки
Согласно пункту 7.6 Основных правил, историческая справка, оформляемая в рамках фонда, имеет три раздела:
Первый раздел – сведения о фондообразователе
- Полное название организации‑создателя (например, Российское агентство по патентам и товарным знакам (Роспатент)).
- Юридический предшественник (если таковой был).
- Краткая характеристика деятельности, основные функции, изменения в структуре за рассматриваемый период.
Второй раздел – описание содержания фонда
- Перечень видов справок, включённых в фонд (патентные, регистрационные, судебные, статистические и т.д.).
- Хронологический диапазон (например, 2000‑2003 гг.) и объём (количество справок, количество дел).
- Краткое резюме особенностей формирования фонда (например, переход из бумажного в электронный формат).
Третий раздел – технические и организационные данные
- Система классификации и шифрования (фондовый номер, описание дел, листы).
- Условия доступа (публичный, ограниченный, требующий согласования).
- Контактные данные ответственного подразделения (телефон, электронная почта, адрес).
После текста справки в конце указываются архивные шифры документов‑источников: номер фонда, номер описей, номера листов в деле.
Как формируется фонд?
Процесс создания фонда выполненных справок состоит из нескольких этапов:
- Идентификация источников – сбор всех копий справок, выданных за определённый период, из разных подразделений (ЗАГС, Роспатент, суды и т.п.).
- Классификация – распределение справок по тематикам, видам и хронологии согласно Методическим рекомендациям по организации архивных фондов.
- Оформление описей дел – каждое дело получает уникальный шифр, описывается в описи, согласуется с ЭПК ГА РФ.
- Комплектование – формируются физические (бумажные) и/или электронные пакеты документов, помещаются в специальные папки/коробки.
- Регистрация в реестре – запись о фонде в Государственном реестре архивных фондов, присвоение официального названия (утверждается решением ЭПК).
- Хранение – помещение в архивный фонд с соблюдением условий микроклимата, контроля доступа и учёта перемещений.
В случае изменения названия фонда или его структуры, соответствующее решение принимается в рабочем порядке и фиксируется в протоколах ЭПК ГА РФ.
Как получить справку из фонда?
Получение справки из фонда «выполненных справок» регулируется следующей процедурой:
Подача запроса
- Запрос может быть направлен в письменной форме (через форму на сайте архива) или лично в читальный зал;
- Указываются: название фонда, номер описей (если известен), цель запроса, срок предоставления.
- Для государственных органов (ЗАГС, суды, прокуратура) выдача осуществляется бесплатно (см. письмо Росархива от );
Рассмотрение запроса
- Сотрудники архива проверяют наличие запрашиваемого документа в фонде.
- При необходимости согласовывают запрос с руководством (особенно если запрос касается ограниченного доступа).
Выдача справки
- Справка может быть выдана в виде оригинального копирующего листа, электронного PDF‑файла или в виде выписки.
- Для физических лиц (не государственных органов) может взиматься плата за копирование и доставку в соответствии с тарифами архива.
Регистрация выдачи
В журнале выдач фиксируется дата, получатель, наименование документа и способ выдачи. Один экземпляр справки хранится в деле фонда, второй – передаётся в государственный (муниципальный) архив.
Контактные данные (пример)
Читальный зал, 3‑й этаж, тел.: 45‑48‑35, e‑mail: info@rgaf.ru
Примеры использования фонда
Научные исследования
Студенты 57‑го научного института использовали фонд выполненных справок для подготовки диссертации по истории патентного права России (2000‑2003 гг.). Справки позволили проанализировать динамику выдачи патентов в период экономических реформ.
Судебные разбирательства
Судебные органы запрашивают копии справок о регистрации товарных знаков из фонда Роспатента, чтобы подтвердить правомочность заявок в коммерческих спорах.
Генеалогические исследования
Генеалогические общества получают выписки актов гражданского состояния (рождения, брака, смерти) из фонда, что упрощает построение семейных деревьев.
Административные нужды
Министерство труда использует фонд для контроля над соблюдением межотраслевых норм времени, установленных постановлением от № 6.
Фонд архив выполненных справок – важный элемент архивного наследия России, который обеспечивает:
- Систематизацию и сохранность копий официальных справок, выданных за определённый период.
- Доступ к достоверным документам для научных, судебных и административных целей.
- Прозрачность работы государственных органов за счёт публичного (или ограниченного) доступа к историческим справкам.
- Соблюдение правовых требований по бесплатному предоставлению справок государственным структурам.
Для эффективного использования фонда необходимо строго соблюдать установленный порядок формирования, описания и выдачи справок, а также поддерживать актуальность нормативных актов, регулирующих его деятельность.
Полезные ссылки
- Официальный сайт Государственного архива РФ
- Роспатент – патентное ведомство России