Дело фонда архива – это совокупность всех документов, материалов и записей, которые находятся в официальном архиве конкретной организации. Оно служит юридическим доказательством существования, деятельности и правового статуса организации, а также является важным источником исторической информации.

Что такое фонд архива организации?

Фонд архива – это упорядоченный набор документов, собранных, сохранённых и учтённых в соответствии с действующим законодательством. В него входят:

• Учредительные документы (устав, учредительный договор, свидетельство о регистрации);
• Документы, отражающие управленческую деятельность (протоколы заседаний, решения органов управления);
• Финансовая отчётность и бухгалтерские документы;
• Корреспонденция, договоры, контракты;
• Документы, связанные с кадровой работой (трудовые книжки, личные дела сотрудников);
• Техническая и проектная документация;
• Фотографии, видеоматериалы, аудиозаписи;
• Электронные документы и базы данных.

Правовая база формирования и ведения фонда архива

С 2023 года в России вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда. Ключевые изменения включают:

1. Обязательное цифровое копирование всех бумажных документов, хранящихся более 5 лет.
2. Ужесточение требований к условиям хранения (температура, влажность, защита от магнитных полей).
3. Обязательная классификация документов по уровням доступа (открытый, ограниченный, конфиденциальный).

Этапы создания дела фонда архива

Инвентаризация и оценка документов

На первом этапе необходимо собрать полную информацию о всех существующих документах организации:

• Определить тип и форму (бумажный, электронный, мультимедийный).
• Оценить юридическую и историческую ценность.
• Установить сроки хранения согласно законодательству.

Классификация и систематизация

Документы группируются по тематикам и подразделам, что облегчает их последующее использование:

1. Создание деловых единиц (дел) – основных блоков архива.
2. Назначение уникального кода каждому делу (например, ORG-2023-001).
3. Разработка схемы классификации (по годам, видам деятельности, подразделениям).

Оформление реестра дел

Реестр – это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о делах:

Физическое и электронное хранение

Для обеспечения сохранности документов необходимо:

• Создать климатически контролируемое архивное помещение (температура 18‑20 °C, влажность 45‑55 %).
• Оборудовать архивные шкафы из нейтральных материалов, не выделяющих химические вещества.
• Внедрить систему электронного документооборота (ЭДО) с резервным копированием в облаке.

Учёт и контроль доступа

Для каждой единицы архива ведётся журнал выдачи и возврата. Доступ к документам регулируется:

1. По уровню доступа (открытый – любой сотрудник, ограниченный – только уполномоченные, конфиденциальный – только руководители).
2. С помощью электронных подпсей и систем аутентификации.

Использование дел фонда архива

Оперативные задачи

Документы из архива могут потребоваться для:

• Подготовки отчетов перед контролирующими органами.
• Юридической защиты (судебные споры, проверка налоговыми органами).
• Анализа эффективности деятельности организации.

Научные и исторические исследования

Архивный фонд часто служит источником для:

• Исследований истории компании.
• Подготовки публикаций, книг, документальных фильмов.
• Создания корпоративных музеев и выставок.

Цифровизация и открытый доступ

Согласно современным тенденциям, организации переводят часть фонда в цифровой формат, что позволяет:

• Ускорить поиск нужных документов (поиск по метаданным).
• Обеспечить удалённый доступ для сотрудников и партнёров.
• Снизить риски потери информации при стихийных бедствиях.

Лучшие практики ведения дел фонда архива

1. Регулярные аудиты. Проводите проверку соответствия фактического состояния архива установленным правилам минимум раз в год.
2. Обучение персонала. Сотрудники, работающие с документами, должны знать нормативные требования и правила обращения.
3. Автоматизация процессов. Используйте специализированные программы (например, «ЭРА», «Документооборот 2.0») для учёта и контроля доступа.
4. Резервное копирование. Дублируйте электронные документы на независимых носителях и в облачных сервисах.
5. Соблюдение сроков уничтожения. По истечении установленного срока хранения документы, не подлежащие сохранению, подлежат уничтожению в соответствии с нормативами.

Пример реального дела фонда архива

Рассмотрим условный пример – некоммерческая организация «Экологический фонд «Зелёный мир».

Состав дел

• Дело № EF-2020-001 – Учредительные документы (устав, регистрационное свидетельство).
• Дело № EF-2020-015 – Протоколы заседаний правления за 2020‑2025 годы.
• Дело № EF-2021-030 – Проекты по защите лесов (технические задания, отчёты, фотографии).
• Дело № EF-2022-045 – Финансовая отчётность 2021‑2022 (бухгалтерские книги, аудиторские заключения);

Реестр дел

В реестре указаны коды, сроки хранения (бессрочно для учредительных документов, 10 лет – для финансовой отчётности) и уровни доступа (конфиденциальный – финансовые документы, открытый – публичные отчёты).

Цифровизация

Все документы оцифрованы в формате PDF/A, снабжены метаданными (дата создания, автор, ключевые слова). Электронный архив хранится в облачном сервисе с двойным шифрованием.

Дело фонда архива организации – это фундаментальная часть любой юридической и управленческой структуры. Правильное формирование, систематизация, хранение и использование архивных документов обеспечивает:

• Юридическую защиту и соответствие нормативным требованиям;
• Эффективное управление информационными ресурсами;
• Сохранение исторической памяти и возможность проведения научных исследований.

С учётом последних изменений в законодательстве (2023 г.) и стремительного развития цифровых технологий, организации должны внедрять современные решения по цифровизации, автоматизации учёта и защите архивных материалов. Тщательное соблюдение описанных выше рекомендаций поможет создать надёжный и удобный архивный фонд, который будет служить интересам организации и общества в целом.

Дата публикации: 11 июля 2026 г.