Фонд паспорта архива – это совокупность документов‚ форм и инструкций‚ которые фиксируют структуру‚ объём и состояние архивных фондов‚ а также порядок их учёта и использования. Паспорта архивов являются обязательным элементом государственной системы учёта архивных документов и служат основой для контроля‚ планирования и обеспечения доступа к архивным материалам.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты‚ регламентирующие составление и ведение паспортов архивов‚ включают:
- Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждён Минюстом России 8 июля 1997 г.).
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства по комплектованию‚ описанию‚ учёту и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах.
- Памятка о порядке заполнения паспорта архива организации‚ хранящей управленческую документацию (приложение 4 к Регламенту).
- Инструкция по заполнению паспорта государственного музея‚ библиотеки (часть документов Архивного фонда РФ).
- Приказы и методические указания региональных архивных подразделений (например‚ Инструкция Архивного отдела администрации г. Челябинска).
Все эти документы согласованы между собой и образуют единую систему требований к оформлению паспортов архивов.
Что такое «фонд» в контексте паспорта архива?
Термин «фонд» в архивоведении обозначает совокупность документов‚ образующих логически и/или тематически единый архивный материал‚ относящийся к определённому субъекту (организации‚ событию‚ периоду времени). В паспорте архива каждый фонд фиксируется отдельно‚ что позволяет вести:
- Учёт количества фондов и их объёма;
- Контроль за перемещением и сохранностью документов;
- Планирование реставрационных и консервационных работ;
- Обеспечение доступа исследователей и публичных запросов.
В большинстве организаций хранится один фонд – фондообразователь (например‚ фонд предприятия). В объединённых ведомственных архивах количество фондов может превышать единицу.
Основные реквизиты фонда в паспорте
| Поле | Содержание |
|---|---|
| Номер фонда | Уникальный идентификатор (например‚ 01‚ 02‚ …). |
| Наименование фонда | Краткое название‚ отражающее тематику (например‚ «Фонд финансовой документации 1990‑2020»). |
| Период охвата | Годы создания документов (например‚ 1990‑2020). |
| Объём фонда | Количество единиц хранения (коробок‚ папок‚ дел‚ микрофильмов и т.п.). |
| Хранилище | Место физического хранения (адрес‚ номер помещения‚ климатические условия). |
| Ответственное лицо | ФИО‚ должность‚ контактные данные. |
| Статус | «В работе»‚ «На консервации»‚ «В архиве»‚ «В передаче» и т.п. |
Структура паспорта архива
Паспорт архива обычно оформляется в виде электронного файла (MS Excel‚ Access) или бумажного формуляра. Ниже – типовая структура‚ основанная на Приложении 29 к пункту 6.3.3 Регламента.
Общие сведения (раздел 1)
- Наименование организации‑хранителя (полное официальное название‚ ИНН‚ ОГРН).
- Адрес (почтовый‚ фактический).
- Контактные данные (телефон‚ e‑mail).
- Тип архива (государственный‚ муниципальный‚ частный‚ музейный‚ библиотечный).
Сведения о фондах (раздел 2)
Для каждого фонда заполняются строки‚ аналогичные таблице из пункта 2.1. Важно указывать:
- Количество единиц хранения (строка 101 графа 1 – общее количество фондов).
- Общее количество единиц хранения в архиве (коробок‚ дел‚ микрофильмов).
- Наличие подфондов (если фонд делится на части).
Учетные документы (раздел 3)
Включает перечень форм‚ используемых для учёта:
- Листы‑заверители (указываются начальные и конечные номера фондов‚ их количество).
- Опись дел‚ документов (приложения 14‑18 к Правилам).
- Книга учёта поступления и выбытия документов (образец – «Книга учёта поступления и выбытия»).
Персонал архива (раздел 4)
В графе 8 указываются количество штатных работников архива‚ их должностные обязанности и квалификация. Пример из Челябинска: строка 301 – «Количество штатных работников».
Техническое обеспечение (раздел 5)
- Оборудование (сканеры‚ микрофильмоаппараты‚ системы климат-контроля).
- Программное обеспечение (системы электронного документооборота‚ архивные базы данных).
Примечания и комментарии (раздел 6)
Здесь фиксируются особые условия (ограничения доступа‚ наличие реставрационных работ‚ планы по оцифровке и т.п.).
Пошаговая инструкция по заполнению паспорта архива
- Подготовительный этап
- Соберите нормативные документы‚ регламентирующие ваш тип архива.
- Определите количество фондов (обычно один‚ но в случае объединённых архивов – несколько).
- Назначьте ответственного за заполнение паспорта (обычно главный архивариус).
- Сбор исходных данных
- Проведите предварительную экспертизу ценности документов (см. методические рекомендации ФАА).
- Сформируйте сдаточную опись (образец – Приложение 1 к методическим рекомендациям).
- Определите объём каждого фонда (кол‑во дел‚ папок‚ микрофильмов).
- Заполнение раздела «Общие сведения»
- Впишите полные реквизиты организации‑хранителя.
- Укажите дату создания паспорта и дату последнего обновления.
- Заполнение раздела «Сведения о фондах»
- Для каждого фонда заполните таблицу: номер‚ наименование‚ период‚ объём‚ место хранения‚ ответственного.
- В строке 101 графа 1 укажите общее количество фондов (обычно 1).
- Учетные документы
- Создайте лист‑заверитель для каждой папки (начальный и конечный номера фондов).
- Сформируйте опись дел (приложения 14‑18) – это основной справочный документ.
- Персонал и техническое обеспечение
- Заполните графу 8 – количество штатных работников‚ их квалификацию.
- Опишите используемое оборудование и программные средства.
- Контроль и подпись
- Ответственное лицо подписывает паспорт.
- Копию паспорта направляют в региональное отделение ФАА и в уполномоченный орган контроля.
Практический пример заполнения (условный архив предприятия «Техно‑Инвест»)
| Раздел 1. Общие сведения | |
|---|---|
| Наименование организации | Общество с ограниченной ответственностью «Техно‑Инвест» |
| ИНН / ОГРН | 7701234567 / 11###-###-#### |
| Адрес | 115035‚ г. Москва‚ ул. Сретенка‚ д. 12 |
| Тип архива | Организационный архив (управленческая документация) |
| Дата последнего обновления | |
| Раздел 2. Сведения о фондах | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| № фонда | Наименование | Период | Объём (ед.хр.) | Место хранения | Ответственное лицо | Статус |
| 01 | Фонд управленческой документации | 1995‑2025 | 452 коробки | Архивный отдел‚ помещение А‑3‚ г. Москва | Иванов И.И.‚ главный архивариус | В работе |
| Раздел 4. Персонал архива | |
|---|---|
| Количество штатных работников | 5 (главный архивариус‚ 2 архивариуса‑специалиста‚ техник‑консерватор‚ специалист по оцифровке) |
Данные таблицы соответствуют требованиям Памятки о порядке заполнения формы Паспорта архива организации.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сколько фондов может быть в одном архиве?
В большинстве организаций – один фонд (фондообразователь). В объединённых ведомственных архивах количество фондов может быть от 2 до 10 и более‚ в зависимости от количества субъектов‑участников.
Что делать‚ если в архиве появились новые документы?
Необходимо оформить лист‑заверитель и добавить запись в книгу учёта поступления. При изменении объёма фонда обновляется соответствующая строка в паспорте (объём‚ количество единиц хранения).
Как часто следует обновлять паспорт архива?
Минимум раз в год‚ а при значительных изменениях (переезд‚ реставрация‚ крупные пополнения) – немедленно.
Где хранить оригинал паспорта?
Оригинал хранится в архивном отделе в отдельном защищённом шкафу. Электронная копия размещается в системе электронного документооборота и передаётся в региональное отделение ФАА.
Можно ли использовать готовый шаблон Excel?
Да. Приложение 29 к пункту 6.3.3 Регламента предоставляется в виде шаблона Excel‚ который адаптируется под конкретную организацию.
Фонд паспорта архива – это фундаментальный документ‚ обеспечивающий прозрачность‚ контроль и сохранность архивных материалов. Правильное оформление и регулярное обновление паспорта позволяют:
- Соблюдать требования законодательства;
- Эффективно управлять архивными фондами;
- Обеспечить быстрый доступ к нужным документам;
- Сократить риски потери или порчи материалов.
Следуя методическим рекомендациям Федерального архивного агентства и используя представленные в статье примеры‚ вы сможете создать качественный паспорт архива‚ отвечающий всем нормативным требованиям.
Помните: паспорт архива – это живой документ. Его актуальность напрямую зависит от дисциплины сотрудников архива и регулярного контроля со стороны руководства.