Фонд пользования — это не просто набор копий, а специально формируемая архивная система, созданная для решения первостепенной задачи архивоведения: обеспечения сохранности оригиналов архивных документов при их активном использовании. Согласно действующим методическим рекомендациям и Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, создание фонда пользования является обязательной практикой для государственных, муниципальных и ведомственных архивов, а также для архивов организаций.

Нормативно-правовая основа

Деятельность по созданию и ведению фонда пользования регламентируется следующими ключевыми документами:

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципаальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Росархива).
• Методические рекомендации к Правилам (Федеральное архивное агентство), разъясняющие порядок комплектования, фондирования и учета.
• Методические рекомендации по применению Правил в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
• Отраслевые стандарты и инструкции (например, КонсультантПлюс: раздел 2.11.13.1), детализирующие состав и порядок формирования.

Определение и цели создания

Согласно п. 2.11.13.1 Методических рекомендаций (КонсультантПлюс), фонд пользования — это совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов.

Основные цели:

1. Сохранность оригиналов: исключение механического, химического и светового воздействия на подлинники при выдаче в читальные залы или копировании.
2. Обеспечение доступности: оперативное предоставление пользователям информации в удобном формате (бумага, электронный образ, микропленка).
3. Поддержка технологических процессов: использование копий при рассекречивании, научной обработке, оцифровке и публикации документов.

Формы и виды копий, входящих в фонд пользования

Фонд пользования формируется на различных материальных носителях. Наиболее распространенные формы:

• Бумажные копии (ксерокопии, фотокопии): традиционный формат для работы в читальных залах.
• Микропленка (микрофиши, рулонная пленка): долговечный носитель для страхового и фонда пользования, применяется для массивов периодики, метрических книг, делопроизводства до 1917 г.
• Электронные копии (Цифровые образы / ЭФП): современный основной формат. Делятся на поколения:
  • ЭФП-1 (Рабочие копии / Мастер-копии): высокое разрешение, архивное качество (TIFF, JPEG2000), хранятся на защищенных серверах.
  • ЭФП-2 (Копии второго поколения / Презентационные): оптимизированные для просмотра в сети/читальном зале (PDF, JPEG), могут иметь водяные знаки.
  • ЭФП-3 (Копии третьего и последующих поколений): производные копии для передачи пользователям, публикации на порталах, отправки по почте.

Порядок и этапы создания фонда пользования

Процесс создания не является разовым актом, а представляет собой непрерывную системутическую работу, интегрированную в основные архивные процессы.

Основные сценарии формирования (п. 2.11.13.1)

1. Одновременно с созданием страхового фонда: Это базовый сценарий. При страховом копировании (микрофильмирование, оцифровка по проектам госзадания) вторым экземпляром или производной копией сразу формируется фонд пользования. Это экономит ресурсы оригиналов (двойное сканирование не требуется).
2. Целевым порядком (по запросу пользователей): На наиболее используемые архивные документы («лидеры выдачи», документы с плохим состоянием сохранности, документы, запрещенные к выдаче оригиналов). Инициируется читателями или научными сотрудниками.
3. В процессе других архивных работ:
   • При рассекречивании документов (создание копий для открытого доступа).
   • При научной обработке (ввод в научную справочную систему, создание электронных инвентарей с образами).
   • При комплектовании архива (поступление копий вместо оригиналов, если оригиналы остаются у правообладателя/создателя).

Этапы технологического процесса

1. Отбор документов: Анализ частоты выдачи (статистика читального зала), оценка физического состояния оригинала (акты обследования), проверка режима доступа (Гриф «Секретно», «Для служебного пользования», персональные данные).
2. Подготовка оригиналов: Реставрация/консервация (если необходимо), раскрепление, выпрямление, удаление скрепок для качественного сканирования/съемки.
3. Копирование (Оцифровка/Микрофильмирование/Ксерокопирование): Соблюдение технических требований (ГОСТ Р 7.0.99-2018, ФСТЭК для ЭФП-1). Контроль качества (полнота, читаемость, цветопередача, разрешение не менее 300 dpi для текстов, 600 dpi для чертежей/фото).
4. Постобработка и атрибуция: Обрезка, выпрямление, присвоение уникальных идентификаторов (ссылок на опись/дело/лист), формирование метаданных (XML/JSON по стандартам Dublin Core, EAD, или внутренним профилям архива).
5. Размещение в хранилище фонда пользования: Загрузка в ЭАРХ (Электронный архив) / Систему управления цифровыми активами (DAM) / Размещение на стеллажах (бумага/пленка).

Учет фонда пользования: Документальное оформление

Учет фонда пользования строго регламентирован. Ведется в двух контурах: общий (бумажный/электронный журнал) и специализированный (для электронных копий).

Общий учет (Бумажные, микроформы, ЭФП в совокупности)

Согласно Правилам (п. 6.3, Приложение 27), в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование, ведется Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (Приложение 27).

• Фиксируется каждое поступление (партия копий по делу/фонду) и выбытие (уничтожение изношенных копий, передача в другое хранилище, списание при утере носителя).
• Колонки книги: Дата, Номер дела/описания, Наименование фонда/дела, Вид носителя, Количество экземпляров/кадров/файлов, Основание (акт приемки, заказ пользователя), Исполнитель, Примечание.

Учет электронных копий фонда пользования (ЭФП-1, ЭФП-2, ЭФП-3)

Федеральное архивное агентство устанавливает четкое разграничение ответственности за учет электронных копий в зависимости от этапа жизненного цикла и места хранения:

Важно: Учет должен обеспечивать прослеживаемость: от оригинала (фонд, опись, дело, лист) -> к мастер-копии (ЭФП-1) -> к презентационной копии (ЭФП-2) -> к копиям пользователя (ЭФП-3).

Особенности комплектования и фондирования

Создание фонда пользования неразрывно связано с процессами комплектования архива (систематическое пополнение в соответствии с профилем) и фондирования (определение фондовой принадлежности).

• Принцип профиля: Фонд пользования формируется только по тем фондам и делам, которые входят в архивный фонд данной организации (или переданы ей на хранение/использование).
• Незаконченные дела и правопреемство: Согласно Методическим рекомендациям Росархива, незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемника, включаются в архивный фонд последней. Копии таких дел для фонда пользования создаются уже в архиве правопреемника.
• Научно-техническая документация (НТД): Подлинники НТД, созданной по контракту, в зависимости от условий контракта, могут быть отнесены к архивному фонду разработчика, заказчика (инвестора) или к фондам каждой стороны. Фонд пользования по такой НТД создается в том архиве, где хранятся подлинники, с соблюдением режима доступа (коммерческая тайна, интеллектуальная собственность).
• Документы до 1917 г.: Учет фонда пользования по дореволюционным фондам ведется с соблюдением специальных правил (Книга учета поступлений, Список фондов, Лист фонда — п. 3.5 Правил), часто с разделением на основные и вспомогательные фонды.

Организация хранения и доступа

Условия хранения носителей фонда пользования

• Бумага/Пленка: Отдельные стеллажи/кабинеты в зоне хранения архива (или в читальном зале для наиболее востребованных фондов). Микроклимат: 18±2°C, 50±5% влажности. Защита от света, пыли, несанкционированного доступа.
• Электронные носители (ЭФП-1): Защищенные серверы с резервным копированием (3-2-1 правило), контроль целостности (хеш-суммы), защита от несанкционированного доступа (СЗИ, соответствие 152-ФЗ, требованиям ФСТЭК/ФСБ при наличии грифа).
• Электронные носители (ЭФП-2/3): Серверы доступа (Web-портал, терминалы в читальном зале), локальные сети читальных залов.

Режим доступа и выдача

• Оригиналы документов, по которым создан фонд пользования, не выдаются пользователям (кроме случаев, установленных законом — экспертиза подлинности, судебные цели).
• Выдача копий фонда пользования осуществляется по правилам пользования архивом (правила читального зала, пользовательское соглашение на портале).
• При выдаче копий (бумажных/ЭФП-3) фиксируется факт выдачи в журнале учета использования (отдельно от книги учета поступления/выбытия Приложения 27).

Типовые ошибки и риски

1. Отсутствие привязки к оригиналу: Копии в фонде пользования не имеют ссылок на код фонда, номер описи, дело, листы. Результат: невозможность цитирования, правовая ничтожность копии.
2. Нарушение поколений ЭФП: Выдача пользователям мастер-копий (ЭФП-1) или использование презентационных копий (ЭФП-2) как мастер-копий для повторного копирования (деградация качества).
3. Разрыв учета: Сектор оцифровки создал копии, но не передал их в учет сектора хранения/использования. Потеря файлов, дублирование работ.
4. Игнорирование режима доступа: Размещение в открытом доступе (ЭФП-3 на портале) документов с грифом «Для служебного пользования», персональными данными без обезличивания, объектами авторских прав без разрешения.
5. Отсутствие акта приемки качества: Приемка копий «на веру» без проверки полноты, читаемости, соответствия метаданных.

Создание фонда пользования — это инвестиция в долгосрочную сохранность Архивного фонда РФ. Это процесс, требующий:

• Четкого нормативного оформления (приказы о создании, утверждение планов оцифровки/копирования).
• Технической базы (сканеры, серверы, софт ЭАРХ/ДАМ, микротехника).
• Квалифицированных кадров (операторы оцифровки, архивисты-учетчики, администраторы БД, специалисты по ИБ).
• Строгой дисциплины учета на всех этапах — от поступления оригинала на сканирование до выдачи ЭФП-3 пользователю в читальном зале или через интернет-портал.

Только системный подход, описанный в Правилах и Методических рекомендациях Росархива, позволяет превратить фонд пользования из «кучи копий» в надежный инструмент обеспечения информационного доступа и страхования национального архивного наследия.

Статья подготовлена на основании Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, Методических рекомендаций Федерального архивного агентства и материалов справочно-правовых систем (КонсультантПлюс). Актуально на .