В архивной науке и практике фонд пользования (часто называемый справочно-информационным фондом или фондом копий) занимает особое место. Это не просто набор документов, а специально сформированная система материалов, созданная для обеспечения оперативного и безопасного доступа к информации без риска повреждения первоисточников.

Что такое фонд пользования: определение и суть

Фонд пользования — это комплексно организованный сборник копий (дубликатов), справочных изданий, описей, путеводителей, карточек учета и иных поисковых приборов, а также вспомогательных материалов, предназначенных для выдачи пользователям в читальных залах, удаленном доступе или для подготовки архивных справок.

Ключевой принцип: «Оригинал хранится, копия работает». Главная цель — сохранность уникальных архивных документов (фонда хранения) путем исключения их физического контакта с пользователями и средой читального зала.

Основные отличия от фонда хранения:

• Состав: Копии (цифровые, микрофильмы, ксерокопии), а не подлинники.
• Организация: По тематическому, хронологическому или фамильному принципу для удобства поиска, а не по принципу происхождения (фондовому).
• Доступ: Открытый или условно-открытый (самостоятельная работа в зале, электронный доступ), в отличие от заказного доступа к оригиналам.
• Сроки хранения: Часто временные (пока актуален спрос или до износа носителя), в отличие от вечнохранящихся оригиналов.

Структура и состав фонда пользования

Современный фонд пользования — это гибридная система, включающая несколько типов ресурсов:

Документальные копии (Основная масса)

1. Цифровые копии (Электронные образы): Стандарт современного архива. TIFF/PDF-A для хранения, JPEG/PNG/PDF для выдачи. Хранятся на серверах архива, в облачных хранилищах или на порталах (например, «Архивы России», региональные порталы).
2. Микрофильмы/Микрофиши: Традиционный, надежный носитель для долгосрочного хранения и выдачи в читальных залах на микрочиталках. Актуален для массивов метрических книг, газет, дел личного состава.
3. Бумажные копии (Ксерокопии, распечатки): Готовые комплекты документов по популярным темам (например, «Репрессированные», «Ветераны труда», «История предприятия»), выданные в твердых переплетах или папках.

Поисковые приборы (Навигация)

• Описи дел фонда пользования: Специальные описи, составленные по копиям (могут отличаться от описей фонда хранения).
• Тематические указатели/перечни: «Список документов о награждении медалями», «Документы по земельным вопросам 1920-х гг.».
• Алфавитные каталоги/картотеки: По фамилиям (метрические книги, делопроизводство, личные дела).
• Электронные базы данных и ИС (Информационные системы): Полнотекстовый поиск, поиск по атрибутам (метаданным).

Справочно-вспомогательный аппарат

• Путеводители по фондам архива.
• Справочники по истории административно-территориального деления.
• Биобиблиографические указатели.
• Энциклопедии, словари, хрестоматии по истории региона/отрасли.
• Законодательная база (законы об архивах, доступе к информации, персональных данных).

Процесс формирования фонда пользования

Формирование — это непрерывный процесс, включающий этапы:

1. Анализ запросов пользователей (Статистика обращений): Какие фонды/делы заказывают чаще всего? Какие темы актуальны (генеалогия, права на жилье, пенсии, история завода)?
2. Отбор документов для копирования: Из фонда хранения выбираются актуальные дела. Важно: Оригиналы должны быть в удовлетворительном состоянии для сканирования или уже отреставрированы.
3. Цифровое преобразование (Оцифровка): Сканирование на планетных сканерах (например, серии Elarscan, о поставках которых в 2025–2026 гг. сообщали региональные архивы Краснодарского края, Амурской области, ЯНАО), стрименных сканерах или контактных сканерах для развязных документов.
4. Постобработка и OCR: Выравнивание, обрезка, удаление шумов, распознавание текста (OCR) для полнотекстового поиска.
5. Метаданные и атрибуция: Заполнение карточек описания (по ГОСТ Р 7.0.100-2018 / ISO 15489) для загрузки в Электронный архив / ИС.
6. Размещение и доступ: Публикация на портале, запись на носители для зала, печать бумажных копий.
7. Актуализация и выбытие: Удаление неактуальных копий, замены низкокачественных сканов на новые.

Правовые основы и доступ к фонду пользования

Работа с фондом пользования регулируется:

• ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 21, 22, 23): Право граждан на доступ, порядок предоставления документов, защита персональных данных (75-летний срок ограничения доступа к документам с сведениями о частной жизни).
• ФЗ «О персональных данных» (152-ФЗ): Обязательность обезличивания или получения согласия при публикации копий с ПДн в открытом доступе.
• Правила пользования архивными документами (Постановление Правительства РФ № 1123): Порядок работы в читальном зале, удаленном доступе, выдачи копий.
• ГОСТ Р 7.0.100-2018: Требования к метаданным электронных документов.

Режимы доступа:

Роль оцифровки и современного оборудования (Контекст 2025–2026 гг.)

Информация о поставках комплексов Elarscan А1-600КС, ЭларСкан С2-800КС в Государственные архивы Краснодарского края, Амурской области и Ямало-Ненецкого АО (по данным за декабрь 2025 – июль 2026 гг.) напрямую отражает технологическую базу формирования фонда пользования.

Почему это важно для фонда пользования:

• Формат А1/А0 (Планетные сканеры): Позволяют оцифровывать крупноформатные документы (чертежи, планы, карты, газетные полотна, метрические книги большого формата) без сгибов и повреждений. Это пополняет фонд пользования ранее недоступными для копирования видами документов.
• Высокая производительность (600–800 КС — циклов в час): Обеспечивает массовое пополнение фонда пользования. Архивы могут переводить на цифру целые фонды (например, фонды земских управлений, судов, метрические книги) за короткие сроки.
• Качество изображения (оптика, освещение): Гарантирует, что копии в фонде пользования будут полноценно заменять оригиналы для чтения, изучения печатей, водяных знаков, почерка.
• Интеграция в ЕИПС (Единая информационно-поисковая система): Упоминание развития ЕИПС в ЯНАО указывает на то, что оцифрованные материалы сразу попадают в единую поисковую среду, становясь частью фонда пользования в режиме реального времени.

Проблемы и перспективы развития

Актуальные вызовы:

• Авторское право и смежные права: Оцифровка документов XX–XXI вв. (фото, проекты, литературные рукописи) требует разрешения правообладателей для включения в открытый фонд пользования.
• Персональные данные (ПДн): Необходимость разметки, маскирования или закрытия доступа к документам с ПДн (паспортные данные, мед. тайна, банковская тайна) в автоматическом или полуавтоматическом режиме.
• Долгосрочное хранение цифровых копий (ЦАХ): Фонд пользования в электронном виде требует надежного репозитория (Цифрового архива) с контролем целостности (хеш-суммы), миграцией форматов и резервным копированием.
• Качество OCR для рукописных текстов: HTR (Handwritten Text Recognition) все еще развивается; для старинных актов, метрических книг часто требуется ручное вводное описание (атрибуция), что замедляет пополнение фонда.

Тенденции будущего:

1. Единые национальные порталы: Интеграция фондов пользования региональных архивов в федеральные ресурсы (РГАДА, РГИА, «Архивы России») с единой точкой входа.
2. ИИ-помощники: Автоматическая атрибуция, суммаризация дел, ответы на естественно-языковые запросы пользователей («Найди все документы про Иванова в 1910 году в уезде Н»).
3. 3D-цифровые двойники: Для предметных документов, печатей, водяных знаков, поврежденных свитков.
4. Краудсорсинг и волонтерство: Привлечение пользователей к расшифровке текстов, проверке OCR, индексации фамилий (проекты типа «Народная память», «Память народа»).

Резюме

Фонд пользования — это «лицо» архива для пользователя. Это динамическая, технологически насыщенная система, которая:

• Спасает оригиналы от износа (принцип замещения).
• Ускоряет поиск за счет тематической организации и полнотекстового поиска.
• Расширяет географию доступа через интернет-порталы (удаленный доступ).
• Требует системных инвестиций в оборудование (планетные сканеры Elar и аналоги), ПО (Электронные архивы, ИС, OCR/HTR) и квалификацию кадров (цифровые архивариусы).

Современные поставки высокопроизводительных сканирующих комплексов в региональные архивы (Краснодарский край, Амурская область, ЯНАО) в 2025–2026 годах демонстрируют практическую реализацию стратегии перевода фондов хранения в качественные фонды пользования, делая историческую память доступной каждому гражданину.

Статья подготовлена на основе общих принципов архивоведения, законодательства РФ (ФЗ «Об архивном деле», 152-ФЗ), стандартов (ГОСТ Р 7.0.100) и открытой информации о техническом оснащении архивов за 2025–2026 гг.