Фонд пользования – это совокупность копий архивных документов‚ выполненных на различных материальных носителях (пленка‚ микрофильм‚ микрофиш‚ электронные файлы и др.) и предназначенных для использования в работе организации‚ а также для предоставления доступа внешним пользователям. Фонд пользования создаётся в целях обеспечения непрерывного доступа к информации‚ когда оригиналы документов выводятся из оборота (например‚ в связи с их изъятием‚ уничтожением или переводом в архивный фонд).

Правовое основание

Создание‚ комплектование‚ учёт и использование фондов пользования регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах».
• Приказ Росархива от № 24 (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
• Внутренние локальные нормативные акты организации (приказы‚ положения о работе архива).

Эти документы определяют порядок формирования фонда пользования‚ требования к его содержимому‚ а также процедуры выдачи и контроля за использованием копий.

Цели и задачи фонда пользования

1. Обеспечение доступа к архивным материалам без риска повреждения оригиналов.
2. Сокращение сроков выполнения запросов пользователей (внутренних и внешних).
3. Сохранение исторической ценности оригиналов за счёт их изъятия из оборота.
4. Поддержка исследовательской и правовой деятельности (социально‑правовые запросы‚ тематические исследования).
5. Снижение расходов на хранение и обслуживание оригиналов за счёт их замены копиями в повседневной работе.

Формирование фонда пользования

Когда создаётся фонд пользования?

Фонд пользования формируется одновременно с выводом оригиналов из оборота‚ если у архива имеются:

• финансовые ресурсы для изготовления копий;
• технические возможности (оборудование для микрофильмования‚ сканирования и т.д.);
• кадровый потенциал для организации учёта и выдачи копий.

Этапы создания

1. Идентификация документов‚ подлежащих изъятию. Осуществляется на основании решений руководства организации и требований законодательства.
2. Выбор типа копии. В зависимости от характера документа выбирается наиболее подходящий носитель:
   • микрофильм/микрофиш – для массовых архивных документов;
   • цифровой скан – для документов‚ требующих быстрый поиск и распространение;
   • печатные копии – для ограниченного круга пользователей.
3. Изготовление копий. Осуществляется в специализированных лабораториях архива или привлекаются внешние подрядчики.
4. Регистрация копий в учётных карточках. Каждая копия получает уникальный идентификатор‚ привязывается к оригиналу и фиксируется в базе данных.
5. Хранение копий. Копии размещаются в специально отведённых помещениях (фондовые шкафы‚ серверные‚ архивные коробки) с соблюдением требований к температуре‚ влажности и защите от воздействия света.

Состав фонда пользования

Фонд пользования может включать следующие типы материалов:

• Микрофильмы и микрофиши. Наиболее надёжный носитель для длительного хранения.
• Электронные файлы. PDF‚ TIFF‚ DjVu‚ а также структурированные базы данных.
• Печатные копии. Тиражные копии‚ используемые в офисной работе.
• Аудио‑ и видеоматериалы. Перезаписанные на цифровые носители (DVD‚ Blu‑Ray‚ облако).
• Метаданные. Описательная информация (шапка‚ реестр‚ индексы)‚ позволяющая быстро находить нужный документ.

Учёт и контроль использования

Регистрационный журнал

Для каждой выдачи копии в журнале фиксируются:

• Дата и время выдачи;
• ФИО и должность получателя;
• Наименование и идентификатор копии;
• Цель использования (социально‑правовой запрос‚ тематическое исследование‚ внутреннее делопроизводство и др.);
• Подпись получателя и ответственного архивариуса.

Электронные системы учёта

Современные архивы используют автоматизированные системы (например‚ «ЭРА»‚ «КОРПУС»‚ «АИС «Архив»). Такие системы позволяют:

1. Вести единую базу данных всех копий и их местонахождения;
2. Отслеживать статус копий (в архиве‚ в выдаче‚ в ремонте);
3. Генерировать отчёты о количестве выданных копий‚ типах запросов и т.д.;
4. Контролировать сроки возврата и состояние полученных материалов.

Возврат и инвентаризация

После завершения работы с копией она обязана быть возвращена в архив в течение‚ как правило‚ 5‑10 рабочих дней. По окончании каждого квартала проводится инвентаризация фонда пользования‚ в ходе которой проверяется соответствие реального наличия копий их учётным данным.

Выдача и предоставление доступа

Классификация запросов

Запросы пользователей делятся на две основные категории:

• Тематические запросы – связанные с исследовательской работой‚ подготовкой аналитических материалов‚ исторических обзоров.
• Социально‑правовые запросы – требующие предоставления справок‚ выписок‚ копий документов в рамках судебных разбирательств‚ проверок органов контроля и т.п.

Порядок выдачи

1. Пользователь подаёт письменный запрос (в электронном виде или на бумаге) с указанием конкретных документов.
2. Архивариус проверяет наличие нужных копий в фонде пользования.
3. При наличии копии оформляется акт выдачи (см. пункт 5.1).
4. Копия передаётся пользователю в удобной форме (бумажный вариант‚ USB‑накопитель‚ ссылка на облачное хранилище).
5. При необходимости архивариус предоставляет консультацию по использованию материалов.

Ограничения доступа

Некоторые документы могут подпадать под ограничения:

• Секретность (государственная‚ коммерческая);
• Персональные данные‚ защищённые законом о персональных данных;
• Документы‚ находящиеся в стадии судебного разбирательства.

В таких случаях выдача копий может быть ограничена или полностью запрещена.

Технические и организационные аспекты

Оборудование

• Микрофильмные аппараты (сканеры‚ читатели).
• Сканеры высокого разрешения (для создания цифровых копий).
• Серверы и системы резервного копирования данных.
• Средства защиты от пожара и влаги (системы климат-контроля).

Кадровый состав

Для эффективного функционирования фонда пользования необходимы:

• Главный архивариус – отвечает за стратегию формирования фонда.
• Специалисты по микрофильмованию и цифровой обработке.
• IT‑специалисты – поддержка автоматизированных систем учёта.
• Сотрудники‚ отвечающие за выдачу и контроль возврата копий;

Финансирование

Бюджет фонда пользования покрывает:

• Закупку материалов (пленка‚ картриджи‚ носители данных).
• Оплату труда специалистов.
• Обслуживание и модернизацию техники.
• Создание резервных копий и их хранение в удалённых центрах.

Лучшие практики (best practices)

1. Плановое обновление копий. Каждые 5‑7 лет рекомендуется переснимать микрофильмы и обновлять цифровые форматы‚ чтобы избежать технологической устарелости.
2. Стандартизация метаданных. Использовать ГОСТ 7.32‑2001 (описание архивных документов) и международные стандарты (METS‚ MODS) для описания цифровых копий.
3. Резервное копирование. Хранить копии в двух независимых местах (например‚ в центральном архиве и в облачном хранилище).
4. Контроль доступа. Применять системы ролей и прав доступа в электронных системах‚ чтобы ограничить просмотр конфиденциальных материалов.
5. Обучение персонала. Регулярно проводить семинары по работе с микрофильмом‚ сканированием и электронным документооборотом.
6. Анализ запросов. Вести статистику тематики запросов – это помогает планировать расширение фонда пользования в наиболее востребованных областях.

Пример оформления акта выдачи копии

Акт выдачи копии архивного документа
Выдаёт: ______________________ (ФИО‚ должность)
Получает: ___________________ (ФИО‚ должность‚ подразделение)

Документ:
 ౼ Наименование: _______________________________
 ‒ Оригинальный номер: ________________________
 ‒ Идентификатор копии (фонд пользования): _______

Тип копии: ( ) Микрофильм ( ) Электронный файл ( ) Печатная копия
Цель использования: ____________________________________________

Подпись выдающего: _____________ Подпись получающего: _____________

Фонд пользования – ключевой элемент современной архивной практики в организациях. Он позволяет сохранять оригиналы в надёжном состоянии‚ одновременно обеспечивая быстрый и удобный доступ к информации для сотрудников‚ исследователей и граждан. Правильное формирование‚ учёт и контроль фонда пользования требуют соблюдения законодательных требований‚ наличия технической инфраструктуры и квалифицированного персонала. При соблюдении лучших практик фонд пользования становится надёжным ресурсом‚ способствующим эффективному управлению документами и поддержке правовых‚ исторических и исследовательских задач организации.

Автор статьи: Ваш помощник.
Дата публикации: 09 июля 2026 г.