Фондирование – это комплекс мероприятий‚ направленных на определение принадлежности документов к определённому архивному фонду‚ установление их хронологических границ‚ а также формирование и учёт архивных фондов․ В современной архивной практике в России существует несколько основных категорий фондов‚ каждая из которых имеет свои особенности формирования‚ учёта и использования․

Правовая основа фондирования

Основные нормативные акты‚ регулирующие процесс формирования и учёта архивных фондов:

• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда»․
• Федеральный закон «Об архивных фондах и архивных документах» (№ 125‑ФЗ)․
• Технические регламенты‚ касающиеся безопасности и хранения документов (например‚ ТР 2026 о безопасности колесных транспортных средств‚ в котором упоминаются архивные документы‚ связанные с производственно‑хозяйственной деятельностью)․

Эти документы определяют порядок:

1. Определения фондовой принадлежности и хронологических границ․
2. Перешифровки дел (изменение номеров фондов‚ описей)․
3. Составления учетных документов (список фондов‚ лист фонда‚ реестр описей)․
4. Размещения и охраны документов․

Классификация архивных фондов

Классификация фондов проводится по нескольким признакам․ Ниже представлены основные категории‚ принятые в практике российских архивов․

2․1 По происхождению (источнику) документов

• Государственные фонды – формируются из документов органов государственной власти (федеральных‚ региональных‚ муниципальных)․
• Фонды личного происхождения – документы‚ принадлежащие конкретному лицу (писатели‚ учёные‚ деятели культуры)․
• Фонды частных организаций – материалы предприятий‚ коммерческих и некоммерческих организаций․
• Объединённые архивные фонды – создаются путём объединения нескольких фондов‚ имеющих общую тематику или хронологию․
• Архивные коллекции – небольшие‚ но целенаправленно сформированные наборы документов‚ часто создаваемые по инициативе исследователей․

2․2 По типу документов

• Документы делопроизводства (корреспонденция‚ приказы‚ протоколы)․
• Документы бухгалтерского и финансового учёта (бухгалтерские книги‚ отчёты)․
• Техническая документация (чертежи‚ схемы‚ нормативные акты)․
• Публикации и печатные материалы (книги‚ журналы‚ газеты)․
• Фотографические и аудиовизуальные материалы (фотографии‚ видеозаписи‚ аудиофайлы)․

2․3 По функциональному назначению

• Исторические фонды – охватывают длительный период (в некоторых архивах – от XIII века до начала XX века)․
• Производственно‑хозяйственные фонды – документы производственных и хозяйственных организаций (тре́сты‚ акционерные общества‚ объединения)․
• Научные фонды – материалы исследовательской деятельности (диссертации‚ лабораторные журналы)․
• Культурные фонды – архивы художественных‚ литературных и музыкальных произведений․

Основные учетные документы фондов

Для каждого фонда в архиве оформляются три ключевых документа:

1. Список фондов – используется‚ если в архиве несколько фондов․ Включает название‚ код‚ количество единиц хранения и другие сведения․
2. Лист фонда – содержит сведения о названии (и переименованиях) фонда‚ месте его хранения‚ количестве описанных и неописанных единиц‚ а также суммарном количестве единиц хранения по каждой описи․
3. Реестр описей дел – детализированный перечень всех описей (описей) внутри фонда с указанием их номеров‚ дат‚ содержания и места хранения․

Пример заполнения листа фонда (условный):

Примеры реального фонда в России

По состоянию на 2026 год в крупнейших государственных архивах страны хранится:

• ≈ 1 368 фондов;
• ≈ 6 576 620 единиц хранения;
• ≈ 350 000 томов книг;
• Период охвата – от XIII века до начала XX века․

Эти цифры демонстрируют масштабность архивного дела и необходимость чёткого разделения фондов по категориям․

Процесс формирования нового фонда

1. Определение фондовой принадлежности – эксперты анализируют документы‚ выявляют их историческую и логическую связь․
2. Установление хронологических границ – фиксируются даты начала и окончания действия документов в фонде․
3. Перешифровка дел – при необходимости меняются номера фондов и описей‚ чтобы избежать дублей․
4. Составление листа фонда – фиксируються все сведения о фонде (см․ раздел 3)․
5. Размещение документов – документы помещаются в специально отведённые помещения‚ учитывая требования к температуре‚ влажности и защите от света․
6. Регулярный учёт и контроль – проводится периодическая проверка соответствия реального состояния фонда документам учёта․

Специфика некоторых категорий фондов

6․1 Объединённые архивные фонды

Объединённые фонды создаются‚ когда несколько отдельных фондов имеют общую тематику (например‚ документы нескольких предприятий одной отрасли)․ При их формировании происходит:

• Согласование новых кодов фондов;
• Объединение описей в единую систему;
• Обновление листов фондов и реестров․

6․2 Фонды личного происхождения

Эти фонды часто включают:

• Личные письма‚ дневники‚ автобиографии;
• Рукописи и черновики;
• Фотографии и памятные предметы․

Особенности учёта:

1. Тщательная проверка подлинности;
2. Соблюдение прав автора и наследников;
3. Ограниченный доступ (часто только для исследователей)․

6․3 Архивные коллекции

Коллекции формируются по инициативе исследователей или в рамках тематических проектов․ Они могут включать материалы из разных фондов‚ но объединены общей исследовательской задачей․

Категории фондов архивов – это фундаментальная часть архивного дела‚ позволяющая систематизировать огромный объём исторических‚ технических и культурных документов․ Правильное определение категории‚ чёткое оформление листа фонда и реестра описей‚ а также соблюдение нормативных требований обеспечивают:

• Доступность материалов для исследователей;
• Сохранность документов в долгосрочной перспективе;
• Эффективное управление архивными ресурсами․

Понимание классификации фондов и умение работать с их учётными документами – ключ к успешной работе любого архивного учреждения․

Дата публикации: 12 июля 2026 г․