Качественно организованный архив отдела кадров — это не просто требование законодательства, а гарантия правовой безопасности предприятия и защиты социальных прав сотрудников. Кадровые документы относятся к категории социально значимых, так как служат основным подтверждением трудового стажа, заработной платы и условий труда для назначения пенсий, пособий и иных выплат. Ошибки при формировании архива могут привести к серьезным штрафам, судебным искам и невозможности сотрудников подтвердить свой стаж.

В данной статье мы подробно разберем пошаговый процесс формирования архива, актуальные нормативные основы, правила составления описей, особенности хранения бумажных и электронных носителей, а также порядок утилизации документов с истекшими сроками.

Нормативно-правовая база: на что опираться в 2026 году

Процесс архивирования кадровых документов строго регламентирован. Главные документы, определяющие правила:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, регулирующий обязательность создания архивов, сроки хранения и порядок передачи в государственные архивы.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций…», основной документ, определяющий сроки хранения для дел отдела кадров (вступил в силу , актуален на 2026 год).
• Приказ Минтруда России от № 76н — утверждает правила ведения и хранения трудовых книг, а также порядок оформления документов по личному составу.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — требования к составу и параметрам реквизитов описания дел.
• Федеральный закон от № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — регламентируют вопросы электронного документооборота и хранения ЭДО.
• Локальные нормативные акты (ЛНА) организации — Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству, График инвентаризации и сдачи дел в архив.

Важно: Ввиду частых изменений в законодательстве (переход на электронный трудовые стажи, новые форматы отчетности в СФР), необходимо ежегодно сверять применяемые сроки хранения с актуальными редакциями Приказа № 236 и письмами Росархива.

Классификация кадровых документов и сроки хранения

Ключевой момент формирования архива, правильная квалификация дела, от которой зависит срок хранения. Ошибка в годе (10 лет вместо 75) недопустима.

Документы по личному составу (Срок хранения: 75 лет)

Это самая ценная и ответственная категория. К ним относятся оригиналы документов (при их отсутствии — заверенные копии), подтверждающие трудовую функцию, стаж, заработную плату и условия труда.

• Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе, увольнении, награждении, наложении дисциплинарных взысканий.
• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
• Личные карточки работников (формы Т-2, Т-2а или единая форма ЕД-2).
• Ведомости начисления заработной платы, выплат при увольнении, компенсаций.
• Справки о заработной плате и стаже, выданные работникам (оборотные стороны талонов или журналы выдачи).
• Документы о вредных/опасных условиях труда (аттестация рабочих мест, карты учета вредных факторов).
• Трудовые книги (при ликвидации организации передаются в архив, при реорганизации — правопреемнику).
• СНИЛС и уведомления о назначении страховых пенсий (если хранятся в кадрах).

Документы общего характера (Срок хранения: от 3 до 10 лет, редко 50 лет)

• 50 лет: Списки работников, подлежащих пенсионному обеспечению по спискам № 1, № 2 (если велись отдельно).
• 10 лет: Журналы учета приказов, журналы выдачи трудовых книг, отчеты о численности и заработной плате (если не дублируют данные по личному составу), акты инвентаризации дел.
• 5 лет: Рабочие документы: черновики приказов, служебные записки, запросы в СФР/налоговую, копии документов, не имеющие самостоятельного значения.
• 3 года: Временные акты, рекламации, рутинная переписка.

Особенность: Электронные документы (ЭДО)

Согласно ст. 9 ФЗ-125 и Приказу Росархива № 236, электронные документы, имеющие юридически значимую электронную подпись (КЭП), равнозначны бумажным. Сроки хранения для них устанавливаются те же самые, что и для бумажных аналогов. Если организация ведет кадровый учет полностью в ЭДО (СЭД), формирование архива происходит путем выделения электронных дел в отдельные папки/тома в системе с соблюдением структуры описи.

Пошаговый план формирования архива отдела кадров

Шаг 1. Разработка локальных нормативных актов (ЛНА)

Прежде чем сдавать дела, организация обязана утвердить внутренние документы (п. 4 ст. 12 ФЗ-125):

1. Положение об архиве организации, структура, полномочия архивариуса/ответственного лица, режим доступа, условия хранения.
2. Инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, правила регистрации, исполнения, оформления обложек и корешков.
3. Номенклатура дел с сроками хранения — утверждается ежегодно (обычно к 1 января) руководителем организации. Это главный документ для отбора дел в архив.
4. График сдачи дел в архив — сроки передачи дел за отчетный год (обычно до 1 марта или 1 апреля следующего года).

Шаг 2. Подготовка дел к сдаче (Оформление «внутри дела»)

Работа производится по итогам календарного года. Нельзя сдавать в архив «сырые» документы.

• Сборка дела: Документы хронологически (от ранних к поздним) или системно (по видам: приказы, договора, личные карточки).
• Нумерация листов: Скобой или ниткой прошиваются листы, пронумерованные карандашом в правом верхнем углу (последний лист — «В деле № листов»).
• Оформление обложки (ф. 1-ОА или ЕД-1): Заполняются все реквизиты: индекс дела, название, даты начала/окончания, срок хранения, количество листов, подпись составителя.
• Корешок: Дублирует основные данные обложки для быстрого поиска на полке.
• Внутренняя опись (при необходимости): Для толстых дел (например, «Личные карточки за 2024 г.») составляется перечень документов внутри дела с указанием номера листа.

Шаг 3. Составление Описи дел (Форма 1-ОА или ЕД-2)

Это самый важный этап. Опись — единственный поисковый прибор, по которому находится дело. Ошибки в описи недопустимы.

Правила заполнения описи:

• Строки нумеруются сквозно по всем томам описи.
• Колонка «Название дела» должна быть полной и понятной (не «Приказы», а «Приказы о приеме на работу, переводе и увольнении за 2024 г.»).
• Обязательно указывается срок хранения (75 лет, 10 лет и т.д.) и год обращения в гос. архив (год окончания дела + срок хранения).
• Подписывается ответственным за архив и руководителем организации.
• Опись прошивается, нумеруется, скрепляется печатью (при наличии) на последнем листе и узле прошивки.

Шаг 4. Акт приема-передачи дел в архив (Форма 1-Акт или ЕД-3)

Оформляется в 2 экземплярах (один у архивариуса, второй у отдела кадров/секретаря). В акте указываются: номер описи, количество дел, общее количество листов, состояние дел (хорошее/удовлетворительное), дата передачи, подписи сдавшего и принявшего.

Шаг 5. Размещение в архивном хранилище

• Дела расставляются по полкам в порядке номеров описи.
• Обеспечиваются условия хранения: температура 18–22°C, влажность 45–55%, защита от света, пыли, наводнений, пожара (согласно ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003).
• Ведется Книга учета движения дел (ф. 1-Движ) — кто, когда и зачем брал дело.

Особенности формирования архива при реорганизации и ликвидации

Это критические моменты, когда ответственность за сохранность 75-летних документов переходит к правопреемнику или госархиву.

• Реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование): Кадровый архив передается правопреемнику по Акту приема-передачи архивных документов. Составляется подробная опись передаваемых дел. Правопреемник продолжает хранение до истечения 75-летнего срока.
• Ликвидация организации: Документы по личному составу (75 лет) обязательно передаются в государственный архив по месту нахождения организации (ст. 19 ФЗ-125). Документы с истекшими сроками (10 лет и менее) подлежат уничтожению по акту экспертизы. Документы с неистекшими сроками (менее 75 лет, но более 10) также передаются в госархив.

Электронный архив и оцифровка: современные подходы

Многие организации (в т.ч. с помощью операторов вроде «Цифровой Документ Сервис» и др.) переходят на бескागовый документооборот или оцифровывают ретроспективные архивы.

Правила формирования электронного архива:

1. Правовая значимость: Только документы с КЭП (или ЭП по соглашению сторон) имеют силу оригиналов. Сканы без подписи — это копии, хранить их как архивные оригиналы нельзя.
2. Форматы: Для длительного хранения (75 лет) рекомендуется PDF/A-1b или PDF/A-2b (ISO 19005). TIFF/JPEG допустимы для изображений, но не для текстовых документов с поиском.
3. Целостность: Использование хеш-сумм (SHA-256) для контроля неизменности файлов.
4. Метаданные: Каждый электронный файл/дело должен иметь карточку метаданных (аналог обложки): автор, дата, номер, срок хранения, классификационный код.
5. Резервное копирование: Правило 3-2-1 (3 копии, 2 разных носителя, 1 вне офиса/в облаке).

Утилизация документов с истекшими сроками хранения

Ни в коем случае не выбрасывайте кадровые документы в мусорку или сдавайте на макулатуру без процедуры! Это грубое нарушение ФЗ-125 (ст. 18) и закона о персданных (152-ФЗ).

Процедура уничтожения:

1. Формируется Акт экспертизы документов с истекшими сроками хранения (Комиссия: руководитель, архиварист, юрист, секретарь).
2. В акте перечисляются дела (по описи), подлежащие уничтожению.
3. Уничтожение производится только измельчением (шредером) до невозможности восстановления (класс секретности П-3 или выше для персданных).
4. Составляется Акт об уничтожении с указанием даты, способа, фамилий лиц, произвевших уничтожение, и их подписей.
5. В описи напротив уничтоженных дел ставится отметка «Уничтожено», дата и номер акта.

Типичные ошибки и чек-лист для самопроверки

Резюме: Ключевые принципы надежного кадрового архива

1. Своевременность: Сдача дел в архив в установленные графиком сроки (не копить годами в кабинете кадровщика).
2. Полнота: В дело должны войти все документы по номенклатуре за год, никаких «потерянных» листов.
3. Точность квалификации: Четкое разделение на 75-летние и краткосрочные дела.
4. Качество описи: Опись, это «паспорт» архива. Она должна быть идеальной.
5. Безопасность: Физическая (пожар, вода, доступ) и информационная (персданные, целостность ЭДО).
6. Законность утилизации: Только через комиссию, акт экспертизы, акт уничтожения, измельчение.

Грамотное формирование архива отдела кадров, это системная работа, требующая знания архивоведения, трудового права и работы с персданными. Инвестиции в правильную организацию архива сегодня экономят миллионы штрафов и судебных издержек завтра, а главное — гарантируют защиту трудовых прав ваших сотрудников на десятилетия вперед.

Статья подготовлена на основе актуального на года законодательства (ФЗ-125, Приказ Росархива № 236, Приказ Минтруда № 76н, ГОСТ Р 7.0.97-2016). Рекомендуется перед началом работ свериться с последними изменениями в нормативных актах.