В условиях тотальной цифровизации бизнес-процессов электронный архив перестал быть просто удобным файловым хранилищем. Сегодня это — Система хранения электронных документов (СХЭД), которая гарантирует юридическую значимость, аутентичность и доступность информации на протяжении десятилетий. Ошибки на этапе формирования архива могут привести к потере прав на имущество, штрафам от регуляторов и невозможности защитить свои интересы в суде.

В данной статье мы подробно разберем этапы формирования электронного архива, актуальную нормативную базу (на 2026 год), технические требования к форматам и носителям, а также порядок комплектования и учета дел.

Понятие и сущность электронного архива

Согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и приказам Росархива, электронный архив организации, это совокупность электронных архивных документов (ЭАД), сформированная в процессе деятельности организации, и система хранения электронных документов (СХЭД), обеспечивающая их сохранность, учет и использование.

Ключевые отличия СХЭД от обычного файлового сервера или облачного диска:

• Подтверждение аутентичности: возможность доказать, что документ не подделан и не изменен после регистрации/подписания, даже через 50 лет.
• Целостность комплекта: хранение документа вместе с его метаданными (атрибутами карточки, историей изменений, ЭП, штампами визуализации).
• Архивная ценность: документы отбираются и хранятся по утвержденной номенклатуре дел и срокам хранения.
• Юридическая сила: формирование архивных копий с отметками о заверении (штамп визуализации учетных данных СХЭД / архивный шифр) и усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Нормативно-правовая база (актуально на 2026 год)

Формирование архива, строго регламентированный процесс. Игнорирование актуальных стандартов делает архив несоответствующим требованиям закона.

Федеральный уровень

• ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ»: базовые принципы, обязанности по хранению, формированию описей и передаче в госархивы.
• ФЗ № 63 «Об электронной подписи»: правила использования ЭП для обеспечения юридической значимости ЭАД.
• ФЗ № 152 «О персональных данных»: требования к защите ПДн в составе архивных документов.

Приказы Росархива (Ключевые для СХЭД)

1. Приказ Росархива от № 77 — «Утверждение Правил формирования дел и подготовки к передаче на архивное хранение дел, электронных и аудиовизуальных документов». Это основной регламент процедуры комплектования и передачи.
2. Приказ Росархива от № 236 — «Утверждение Требований к системам хранения электронных документов организаций (СХЭД)». Определяет функционал ПО: контроль целостности, миграция, учет, выдача.

Национальные стандарты (ГОСТ Р) — обязательны для применения

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 — Информация и документация. Управление записями. Часть 1: Основные принципы и руководство. (Международный стандарт управления записями).
• ГОСТ Р 7.0.8-2025 — «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Актуализирует терминологию с учетом цифровизации.
• ГОСТ Р 7.0.109-2024 — «Архивное дело. Электронные архивные документы. Требования к формированию, комплектованию, учету и организации хранения». Ключевой технический стандарт текущего момента.
• ГОСТ Р 7.0.99-2018 — «Наборы метаданных для обмена электронными архивными документами».

Этапы формирования электронного архива

Процесс формирования делится на три последовательные стадии. Пропуск или некачественное выполнение любой из них делает архив недействительным с правовой точки зрения.

Стадия 1: Оценка и упорядочивание (Комплектование дел)

Это подготовительный этап, проводимый до внесения документов в СХЭД.

• Оценка документов: определение архивной ценности и сроков хранения по Номенклатуре дел организации.
• Формирование дел: объединение документов в дела согласно номенклатуре (по делам, а не по отдельным файлам).
• Проверка полноты: наличие всех вложений, подписей, согласований, метаданных.
• Подготовка архивных учетных документов: составление описей дел (в т.ч. описи электронных документов по форме, установленной Приказом № 77), листа фонда, книги учета поступления и выбытия.

Стадия 2: Внесение на цифровые носители (Техническая реализация)

Главная стадия формирования электронного архива, перенос упорядоченной документации в СХЭД.

Требования к ресурсам (п. 152, 153 Правил № 77, ГОСТ Р 7.0.109-2024):

• Носители: должны соответствовать стандартам ГОСТ (оптические диски M-DISC, магнитные ленты LTO, надежные дисковые массивы RAID с контролем целостности). Использование обычных флешек или жестких дисков без резервирования недопустимо для долговременного хранения.
• Программное обеспечение (СХЭД): должно быть лицензированным, сертифицированным (при необходимости ФСТЭК/ФСБ), соответствовать требованиям Приказа № 236.
• Форматы файлов: PDF/A (ISO 19005-1:2005), рекомендован ВНИИДАД и является сертифицированным стандартом архивирования. Допускаются XML, TIFF, JPEG2000 и др. в зависимости от типа документа. Запрещены проприетарные форматы без открытой спецификации (например, .docx без конвертации в PDF/A для долгосрочного хранения).
• Шифрование и защита: применение криптографических средств защиты информации (СКЗИ) при передаче и хранении конфиденциальных данных.

Стадия 3: Хранение, контроль и обеспечение сохранности

Заключительная стадия, длящаяся весь срок хранения.

• Контроль целостности: регулярная (по регламенту) проверка контрольных сумм (хешей) файлов. Результаты проверок сохраняются в СХЭД на установленное время.
• Миграция и конвертация: перенос ЭАД на новые носители или в новые форматы вместе с метаданными при устаревании технологий (п. 153 Правил № 77). СХЭД должна автоматизировать этот процесс.
• Восстановление: создание копий взамен поврежденных экземпляров с фиксацией факта восстановления в журнале СХЭД.
• Обеспечение доступа: выдача копий, архивных справок/выписок со штампом визуализации (архивный шифр) и УКЭП ответственного лица.

Комплектование и учет: обязательные архивные документы

Без правильного оформления «бумажной» (электронной) обвязки массив файлов не является архивом. Приказ № 77 устанавливает обязательный перечень учетных документов, формируемых в СХЭД:

Форматы файлов: почему PDF/A, стандарт де-факто

В предоставленной информации верно подмечено: Формат PDF/A рекомендован ВНИИДАД и является сертифицированным стандартом архивирования по ISO 19005-1:2005.

Почему не просто PDF?

• Обычный PDF может зависеть от внешних шрифтов, ссылок на видео, JavaScript, шифрования, которых не будет через 10 лет.
• PDF/A (архивный) запрещает: внешние ссылки, шрифты не встроенные в файл, шифрование (защита обеспечивается средствами СХЭД/ЭП), аудио/видео, JavaScript. Все необходимое для визуализации «запечено» внутри файла.

Рекомендация: Использовать PDF/A-2b или PDF/A-3b (последний позволяет вкладывать исходные файлы, например, .xlsx или .xml, внутрь PDF-контейнера для сохранения нативного формата).

Особенности формирования архивных копий и справок

При запросе документа из архива (в суд, налоговую, контрагенту) СХЭД должна формировать Архивную копию или Архивную справку (выписку) со следующими обязательными реквизитами (п. Приказа № 77, ГОСТ Р 7.0.109):

1. Штамп визуализации учетных данных СХЭД (Архивный шифр): содержит уникальный идентификатор документа в СХЭД, дату формирования копии, ФИО оператора, код организации.
2. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) уполномоченного лица организации (архивариуса/руководителя), заверяющая копию.
3. Отметка о том, что копия получена из СХЭД и соответствует оригиналу, хранящемуся в архиве.

Только такая копия имеет равную с оригиналом юридическую силу (ст. 9 ФЗ № 125, ст. 6 ФЗ № 63).

Передача документов в государственные архивы

Согласно ст. 22 ФЗ № 125, документы с истекшими сроками хранения (обычно свыше 10 лет для большинства дел, 50/75 лет для кадровых) подлежат передаче в государственные архивы РФ.

• Подготовка осуществляется строго по Правилам № 77.
• Требуется формирование описания дел для передачи (в электронном виде и на бумаге, по требованию госархива).
• Проверка приемной комиссией госархива: соответствие форматов (PDF/A), целостность (хеши), полнота метаданных, наличие УКЭП на описи.
• После приема, выбытие дел из учета организации (запись в Книгу учета выбытия).

Практический чек-лист внедрения электронного архива «с нуля»

1. Аудит текущего состояния: инвентаризация существующих ЭДО, файловых серверов, локальных баз.
2. Разработка/актуализация Номенклатуры дел с указанием сроков хранения для электронных и бумажных документов.
3. Выбор и внедрение СХЭД: соответствие Приказу № 236, интеграция с текущим ЭДО (1С:Документооборот, Directum, DIADOC, SBIS и др.).
4. Настройка профилей конвертации: правила автоматического преобразования входящих форматов в PDF/A при регистрации/архивации.
5. Разработка Регламента работы с электронным архивом: роли (архивариус, оператор СХЭД, администратор безопасности), регламенты миграции, бэкапа, проверки хешей.
6. Первичное заполнение (миграция исторических данных): сканирование бумажного архива (если нужно), выгрузка из старых систем, комплектование дел, расчет хешей, загрузка в СХЭД.
7. Обучение персонала и начало текущей работы.
8. Внутренний аудит / аттестация СХЭД (по требованию Росархива или проактивно).

Типичные ошибки и риски

• Хранение «как есть» (в нативных форматах .docx, .xlsx) без конвертации в PDF/A. Риск: невозможность открыть файл через 5-7 лет после обновления ОС/Офиса.
• Отсутствие метаданных. Файл без карточки атрибутов (автор, дата, номер, вид документа) — это просто набор байт, не имеющий архивной ценности.
• Использование бесплатных/пиратских СХЭД или файловых помойок (NAS без ПО СХЭД). Нет контроля целостности, нет штампов визуализации, нет миграции — архив не пройдет проверку Росархива/суда.
• Игнорирование миграции. Носители выходят из строя (бит-рот), форматы устаревают. Без плановой миграции архив погибнет.
• Несвоевременное уничтожение. Хранение сверх сроков — нарушение ФЗ-152 (ПДн) и затраты ресурсов. Уничтожение до сроков — уголовная ответственность (ст. 293 УК РФ).

Формирование архива электронных документов, это не IT-проект «настройка сервера», а архивно-правовой процесс, закрепленный в ФЗ-125, Приказах Росархива № 77, № 236 и серии ГОСТ Р (7.0.8-2025, 7.0.109-2024, ИСО 15489).

Ключевыми столпами надежного архива являются:

1. Соответствие СХЭД требованиям Приказа № 236.
2. Использование формата PDF/A (ISO 19005) для визуальной части документов.
3. Неразрывная связь документа и его метаданных.
4. Регулярный контроль целостности (хеши) и плановая миграция.
5. Формирование архивных копий со штампом визуализации и УКЭП.

Инвестиции в правильную организацию электронного архива сегодня — это гарантия юридической защищенности бизнеса, отсутствия штрафов при проверках и бесшовной передачи документов в госархивы завтра. Начинайте с актуализации Номенклатуры дел и выбора сертифицированной СХЭД.

Данная статья подготовлена на основе нормативной базы, актуальной на (ФЗ-125, Приказы Росархива № 77, № 236, ГОСТ Р 7.0.8-2025, ГОСТ Р 7.0.109-2024, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019). Перед применением рекомендуется сверить актуальность редакций документов на официальных порталах (pravo.gov.ru, rosarhiv.gov.ru, protect.gost.ru).