Современные организации всё чаще переходят на электронный документооборот‚ что делает актуальным вопрос правильного формирования дел в электронном архиве. Эффективное формирование дел обеспечивает их последующее хранение‚ поиск и использование в соответствии с требованиями законодательства и отраслевых стандартов.

Нормативная база

В Российской Федерации формирование электронных дел регулируется рядом государственных стандартов и методических рекомендаций. Ниже перечислены ключевые документы‚ которые следует учитывать при построении системы электронного архива:

• ГОСТ Р 7.0.100-2018 – Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления (основан на ISBD‚ адаптирован к отечественной практике).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 – Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (Методические рекомендации ФАС).
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.8-2025 – Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (включают положения Федеральных законов №149‑ФЗ и №125‑ФЗ).
• ГОСТ 6.10.3-83 УСД – Правила оформления записи информации‚ логическая структура‚ способ размещения информационной записи.
• Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (ФАС) – пункт 4.6 о формировании проектов годовых разделов описей электронных дел.
• Методические рекомендации по применению правил формирования номенклатуры дел (электронный вид номенклатуры).

Этапы формирования электронного дела

Формирование дела в электронном архиве представляет собой последовательный процесс‚ который можно разделить на несколько логических этапов:

1. Сбор и предварительная обработка документов
   • Приём документов в электронном виде (сканирование‚ импорт из СЭД‚ загрузка через веб‑интерфейс).
   • Контроль соответствия форматам и требованиям ГОСТ (например‚ PDF/A‚ TIFF‚ XML).
   • Выполнение предварительной валидации (проверка целостности‚ наличие обязательных реквизитов).
2. Классификация и индексация
   • Определение вида документа (приказ‚ договор‚ акт и т.п.) согласно номенклатуре дел.
   • Назначение индексов (номер дела‚ дата‚ вид документа‚ ответственное подразделение).
   • Формирование метаданных в соответствии с ГОСТ Р 7.0.100-2018 и ISBD.
3. Группирование документов в дело
   • Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2025 (пункт 109) – формирование (электронного) дела: группирование документов в (электронное) дело и их систематизация.
   • Документы объединяются по одному основанию (например‚ по одному проекту‚ одному контракту‚ одному периоду отчётности).
   • Обеспечение логической последовательности и хронологичности внутри дела.
4. Оформление дела к архивному хранению
   • Подготовка дела к архивному хранению (пункт 110 ГОСТ Р 7.0.8-2025): создание описи‚ формирование титульного листа‚ проверка completeness.
   • Генерация проекта годового раздела описи электронных дел (требование ФАС‚ п. 4.6).
   • Согласование и утверждение описи в архивном учреждении или государственном архиве.
5. Ввод в электронный архив и контроль доступа
   • Загрузка дела в систему хранения электронных документов (СХЭД) с соблюдением требований к целостности и подлинности (хэш‑контроль‚ электронная подпись).
   • Настройка прав доступа в соответствии с внутренними регламентами и ФЗ‑149.
   • Регистрация дела в журнале учёта электронных дел.

Технические требования к системам формирования дел

Для успешного формирования электронных дел необходимо‚ чтобы используемая СХЭД соответствовала следующим критериям:

• Поддержка стандартов форматов – PDF/A‑1/2/3‚ TIFF‚ JPEG 2000‚ XML (включая METS‚ MODS).
• Метаданные – возможность хранения и редактирования bibliographic записей согласно ГОСТ Р 7.0.100-2018 и ISBD.
• Версионирование и аудит – фиксирование всех операций над документом (создание‚ изменение‚ подпись) с отметкой времени и пользователя.
• Электронная подпись и печать – поддержка квалифицированных электронных подписей (КЭП) и электронных печатей для обеспечения подлинности.
• Интеграция с СЭД и СКД – автоматический импорт документов из систем электронного документооборота и систем контроля доступа.
• Резервное копирование и аварийное восстановление – соблюдение требований ФЗ‑125 «Об архивном деле в Российской Федерации» к обеспечению сохранности документов.
• Поиск и навигация – полнотекстовый поиск по содержанию и метаданным‚ фильтрация по номеру дела‚ дате‚ типу документа.

Лучшие практики формирования электронных дел

На основе методических рекомендаций ФАС и опыта ведущих организаций можно выделить следующие рекомендации:

• Единая номенклатура дел – утвердить и поддерживать актуальную номенклатуру‚ доступную в электронном виде для всех подразделений.
• Автоматизация присвоения индексов – использовать шаблоны и правила классификации‚ минимизирующие ручной ввод.
• Контроль качества метаданных – внедрить проверку обязательных полей перед завершением формирования дела (например‚ через скрипты валидации).
• Документирование процедур – оформить внутренний регламент «Формирование электронных дел»‚ включающий ответственных‚ этапы‚ сроки и формы отчётности.
• Обучение персонала – проводить регулярные тренинги по работе с СХЭД‚ правилам оформления метаданных и использованию электронной подписи.
• Периодический аудит – проводить внутренние проверки соответствия формирования дел требованиям ГОСТ и внутренних нормативов‚ фиксировать отклонения и принимать корректирующие действия.

Пример структуры электронного дела

Ниже представлен условный пример структуры дела «Договор поставки № 456/2026» в электронном архиве:

Дело: Договор поставки № 456/2026
├─ Титульный лист (PDF/A)
│ ├─ Номер дела: Д‑2026‑0456
│ ├─ Дата начала: 
│ ├─ Дата окончания: 
│ ├─ Ответственное подразделение: Отдел снабжения
│ └─ Краткое описание: Договор на поставку оргтехники
├─ Опись дела (XML‚ METS)
│ ├─ Документ 1: Сканированный оригинал договора (PDF/A‚ подпись КЭП)
│ ├─ Документ 2: Спецификация к договору (Excel → PDF/A)
│ ├─ Документ 3: Письмо‑согласование от юридического отдела (PDF/A)
│ ├─ Документ 4: Акт приёма‑передачи товара (скан‚ PDF/A)
│ └─ Документ 5: Счёт‑фактура (XML UBL‚ преобразован в PDF/A)
└─ Журнал изменений (лог файл)
 ├─ – создание дела‚ загрузка договора
 ├─ – добавление спецификации
 ├─ – подпись КЭП на договоре
 └─ – загрузка акта приёма‑передачи

Такой подход обеспечивает прозрачность‚ возможность быстрого поиска по любому документу внутри дела и соответствие требованиям архивного хранения.

Формирование дел в электронном архиве – это сложный‚ но управляемый процесс‚ который требует соблюдения нормативных требований‚ использованияных технических решений и внедрения лучших практик. Следуя изложенным рекомендациям и опираясь на актуальные ГОСТы (в частности‚ ГОСТ Р 7.0.8-2025‚ ГОСТ Р 7.0.100-2018‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016) и методические указания ФАС‚ организации смогут создать надёжную систему электронного архива‚ обеспечивающую сохранность‚ доступность и юридическую значимость документов на протяжении всего их жизненного цикла.