Главное событие последних лет — вступление в силу с 31 июля 2023 года Приказа Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»․

Ключевые изменения, введенные Приказом № 77:

• Единые правила для всех: Документ унифицировал требования к архивной работе как для госсектора, так и для коммерческих структур, устранив ранее существовавшие разнобой в подходах․
• Новый порядок хранения: С 17 сентября 2023 года обновились правила хранения архивных документов․ Уточнены требования к помещениям, климатическим режимам, системам пожарной безопасности и охраны․
• Работа с электронными документами: Правила впервые детально регламентируют порядок формирования, хранения и использования электронных архивных документов, приравнивая их по правовым последствиям к бумажным при соблюдении технологий доверенного хранения․
• Комплектование и учет: Изменены формы описей, актов отбора и порядок присвоения кодов хранения․ Введены новые требования к автоматизированным системам учета․

Важно: На основании Приказа № 77 все организации обязаны пересмотреть и утвердить новые редакции локальных нормативных актов — Положения об архиве, Инструкции по архивному делу, Номенклатуры дел и Графиков сроков хранения․

Цифровая трансформация: Электронный архив и импортозамещение

Перевод архивного дела в электронный формат перестал быть опцией — это необходимость, диктуемая законодательством (ФЗ-402, ФЗ-63, Приказ № 77) и курсом на технологический суверенитет․

Требования к электронному архиву (актуально на 2025–2026 гг․):

1. Доверенное хранение: Обеспечение юридической значимости электронных документов через усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), метку времени и контроль целостности․
2. Форматы файлов: Использование открытых форматов для долгосрочного хранения (PDF/A, XML, TIFF и др․), исключающих зависимость от проприетарного ПО․
3. Метаданные: Обязательное ведение единого реестра метаданных (атрибутов) для поиска и идентификации документов без открытия самих файлов․
4. Журналирование: Непрерывный учет всех событий жизненного цикла документа (создание, подписание, передача, просмотр, уничтожение)․

Программное обеспечение: Приоритет отечественным решениям

В 2022 году конфигурация системы «Архивное дело» на ЭОС Платформе получила премию «ПРИОРИТЕТ-2022» в номинации «Программное обеспечение» как лучший продукт, отвечающий задачам импортозамещения․ На 2024–2026 гг․ использование сертифицированных отечественных АСУД (Автоматизированных систем управления документацией) и САЭД (Систем автоматизированного электронного документооборота) с модулями архивирования становится стандартом де-факто для госзаказчиков и критической инфраструктуры․

Организация архива на предприятии: пошаговый алгоритм (с учетом новых правил)

Создание или реорганизация архива в организации сейчас требует соблюдения обновленного алгоритма:

Этап 1․ Нормативное оформление

• Приказ руководителя о создании архива / назначении ответственного лица (архивариуса)․
• Разработка и утверждение Положения об архиве в новой редакции (с учетом Приказа № 77)․
• Утверждение Номенклатуры дел и Графика сроков хранения (с разделением на бумажные и электронные серии)․

Этап 2․ Обеспечение условий хранения

• Бумажный архив: Соответствие СанПиН и Приказу № 77 (температура 18±2°C, влажность 50±5%, защита от света, пыли, НС, противопожарная защита)․
• Электронный архив: Развертывание СХД (системы хранения данных) класса не ниже Tier III / 1С-ЦОД, настройка репликации, резервного копирования по стратегии 3-2-1, защита от несанкционированного доступа (СЗИ ФСТЭК/ФСБ при необходимости)․

Этап 3․ Внедрение АСУД / Электронного архива

• Выбор ПО из реестра российского ПО (например, «Архивное дело», 1С:Архив, Directum, DIADOC и др․)․
• Настройка классификатора документов, ролевой модели доступа, сценариев жизненного цикла․
• Миграция существующих электронных массивов (если есть) с верификацией хеш-сумм․

Этап 4․ Учет и экспертиза

• Ведение единого журнала учета (бумажного или электронного в АСУД)․
• Проведение экспертизы документов на предмет ценности и сроков хранения (Акт экспертизы)․
• Формирование описей и передача в архив (внутренний или внешний — ГК «ТЭЛОС», специализированные организации)․

Специфика работы государственных архивов: НТД и читальные залы

Для государственных и муниципальных архивов сохраняют актуальность Основные правила работы государственных архивов РФ (ред․ от ), однако они дополняются новыми методическими документами:

• НТД (Научно-техническая документация): Готовятся/внедряются новые Правила работы с НТД, регламентирующие прием, хранение и выдачу машинных носителей, чертежей в CAD-форматах, BIM-моделей и массивов данных․
• Читальные залы: Действуют Методические рекомендации МР 3․1/-20 (утв․ Роспотребнадзором ), актуальные для организации доступа в условиях эпидемиологических рисков (санитизация документов, дистанционное обслуживание, электронная доставка копий)․
• Реорганизация ФГУ: Продолжается процесс реорганизации подведомственных Росархиву федеральных государственных учреждений (информация за 2025 г․ о заседаниях по статусу проектов, например, РГАЭ)․

Аутсорсинг и внешнее хранение: рынок услуг 2025–2026 гг․

Многие организации передают архивы на ответственное хранение специализированным операторам (например, ГК «ТЭЛОС» и др․)․ При выборе подрядчика в 2025–2026 гг․ критически важно проверить:

• Наличие лицензии ФСБ на работу с гостайной (если применимо) и аккредитации Росархива․
• Соответствие складов Приказу № 77 (категория помещений, климат, безопасность)․
• Готовность оператора обеспечить цифровой доступ к документам (сканирование по запросу, выдача ЭК в ЭДО/СБИС/Диадок)․
• Прозрачность тарификации: хранение (пог․ м․/месяц), операции (приемка, выдача, сканирование, уничтожение), страхование․

Чек-лист проверки соответствия архива новым требованиям (на 2026 год)

Перспективы и тренды: чего ждать в ближайшие годы

1. Тотальная бескागовая архивация: Переход на «цифровых двойников» документов с правовым приравниванием к оригиналам (поправки в ГК РФ, ФЗ-125)․
2. ИИ в архивном деле: Внедрение ML-моделей для автоматической классификации, извлечения метаданных (NLP/OCR), прогнозирования сроков хранения и поиска аномалий в журналах аудита․
3. Блокчейн / DLT для аудита: Использование распределенных реестров для подтверждения неизменности архивных массивов и истории доступа (пробные проекты в госсекторе)․
4. Единое федеральное архивное информационное пространство: Интеграция региональных и ведомственных архивов в единую поисковую платформу (проект «Национальный архивный фонд онлайн»)․
5. Ужесточение ответственности: Рост штрафов за нарушение сроков сдачи в архив, потерю документов, несоответствие условий хранения (ст․ 13․19–13․20 КоАП РФ, уголовная ответственность по ст․ 276 УК РФ)․

Работа архивов в 2023–2026 годах определяется тремя векторами: жесткая нормативная регламентация (Приказ Росархива № 77), обязательная цифровизация с использованием отечественного ПО и повышение требований к информационной безопасности․ Игнорирование этих изменений несет риски штрафов, потери юридической значимости документов и операционных сбоев․

Рекомендация: Проведите внутренний аудит архивного дела на соответствие чек-листу выше, обновите локальные нормативные акты до актуальных редакций и запланируйте миграцию на сертифицированные российские платформы управления архивами․ Инвестиции в правильную организацию архива сегодня — это гарантия правовой защищенности бизнеса и госорганов на десятилетия вперед․

Статья подготовлена на основе нормативных актов Росархива, Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказа Росархива № 77, открытых данных реестра российского ПО и отраслевых публикаций за 2022–2026 гг․ Дата актуальности информации: октябрь 2026 г․