Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Архивное дело в России регулируется прежде всего Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно статье 4 и статье 26 данного закона, а также иным нормативным правовым актам, государственные и муниципальные архивы выполняют комплекс критически важных функций, обеспечивающих сохранение документального наследия и доступ к информации для государства и общества.

Законодательное закрепление функций

Правовая база функций архивов формируется на нескольких уровнях:

Федеральный уровень: ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», ФЗ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ФЗ № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
Уровень субъектов РФ: Законы субъектов федерации об архивном деле, устанавливающие специфику работы архивов регионов.
Муниципальный уровень: Решения представительных органов муниципальных образований об организации архивного дела.
Ведомственный уровень: Приказы Росархива, министерств и ведомств, регламентирующие учет, хранение и использование документов.

Согласно ч. 5 ст. 26 ФЗ № 125-ФЗ, государственные архивы осуществляют свою деятельность на основе планов формирования архивных фондов, планов научной описания документов, планов обеспечения сохранности документов и планов использования архивных документов.

Основные функции государственных и муниципальных архивов

Деятельность архивов структурируется вокруг четырех ключевых направлений (функций), которые неразрывно связаны между собой:

Функция формирования архивных фондов (Прием и учет)

Это исходная функция, включающая в себя:

Прием документов от государственных органов, органов местного самоуправления, организаций — правопреемников ликвидированных учреждений, а также от граждан (личные фонды).
Экспертизу документов на предмет их архивной ценности (экспертиза ценности документов) для решения вопроса о сроках хранения (временное или постоянное хранение).
Государственную регистрацию архивных фондов и учет поступающих документов.
Формирование комплексов документов, отражающих деятельность конкретных органов, организаций или жизни конкретных лиц.

Функция обеспечения сохранности документов (Хранение и защита)

Ключевая функция, направленная на физическое сохранение носителей информации на установленные сроки (до 10 лет, до 75 лет, постоянное хранение). Включает:

Организацию хранения в специализированных помещениях (фондах) с контролем микроклимата (температура, влажность, газосостав воздуха).
Профилактику и реставрацию документов (биологическая защита, обеззараживание, восстановление поврежденных носителей).
Оцифровку (цифровое копирование) документов для снижения нагрузки на оригиналы и создания резервных копий.
Охрану архивных фондов (физическая, пожарная, техническая защита от несанкционированного доступа).
Учет перемещения документов внутри архива и при выдаче в читальные залы.

Функция научной обработки и описания (Информационно-справочный аппарат)

Документы без описания не могут быть найдены и использованы. Функция включает создание научного вспомогательного аппарата (НВА):

Составление описей дел (фундаментальных, промежуточных, тематических).
Ведение общих учетных документов (путеводители, реестры фондов, общие алфавитные указатели).
Создание электронных баз данных и информационных систем (например, АИС «Архив», интеграция с Единым порталом госуслуг).
Публикацию путеводителей, рефератов, тематических указателей (в бумажном и электронном виде).
Внедрение стандартов описания (ISAD(G), национальные стандарты ГОСТ Р 7.0.100-2018 и др.).

Функция использования архивных документов (Доступ и предоставление информации)

Конечная цель архива — удовлетворение информационных потребностей пользователей. Реализуется через:

Обеспечение доступа к документам в читальных залах (традиционное использование).
Предоставление государственных и муниципальных услуг (согласно ФЗ № 210-ФЗ): выдача архивных справок, копий документов, проведение архивных исследований (по genealogическим, пенсионным, правовым вопросам).
Дистанционное обслуживание через официальные сайты архивов, портал «Архивы России», ЕПГУ/РПГУ (Госуслуги).
Издательскую и выставочную деятельность (выпуск сборников документов, проведение выставок, виртуальных туров).
Научно-методическую помощь пользователям в поиске информации.
Обеспечение правовых ограничений доступа (государственная тайна, персональные данные, коммерческая тайна) в соответствии со ст. 12 ФЗ № 125-ФЗ.

Специфические функции в зависимости от уровня архива

Уровень архива	Специфические функции
Федеральные архивы (РГАДА, РГВИА, РГАЭ, ГАРФ и др.)	Хранение документов федеральных органов власти и управления. Формирование фондов общероссийского значения. Методическое руководство архивами нижестоящих уровней. Международное сотрудничество, представление РФ в МСА (Международном совете по архивам).
Архивы субъектов РФ (Государственные архивы областей, краев, республик)	Хранение документов органов власти субъекта РФ. Координация работы муниципальных архивов на территории региона. Прием документов от ликвидированных региональных организаций.
Муниципальные архивы	Хранение документов органов местного самоуправления (администраций, советов депутатов). Прием архивов ликвидированных муниципальных учреждений (школы, больницы, ЖЭК/УК). Работа с обращениями граждан по вопросам ЖКХ, образования, земельных отношений на уровне конкретного населенного пункта.
Ведомственные архивы (при министерствах, ведомствах, гос. корпорациях)	Хранение документов конкретного ведомства (оперативные архивы). Обеспечение текущей деятельности ведомства документами (правовое, кадровое, финансовое обеспечение). Передача документов постоянного хранения в государственные архивы по истечении сроков хранения.

Современные тренды: Цифровая трансформация функций

В соответствии с ука Президента РФ «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 и на период до 2036 года» и проектом «Цифровая экономика», функции архивов претерпевают существенные изменения:

Переход к электронному документообороту

Функция приема теперь включает прием электронных документов (ЭД) с электронной подписью (ЭП) через системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и ведомственные ЭДО. Архивы становятся хранилищами электронных архивных фондов.

Федеральная государственная информационная система «Архивы России» (ФГИС «Архивы России»)

Централизованная платформа для реализации функции использования. Позволяет гражданам удаленно:

Искать сведения по фондам разных архивов единым запросом.
Заказывать архивные справки и копии через Госуслуги.
Получать готовые услуги в электронном виде (в личном кабинете ЕПГУ).

Массовая оцифровка и ИИ-технологии

Функция обеспечения сохранности и использования дополняется проектами массовой оцифровки (метрические книги, ревизские сказки, фонды ВОВ). Внедряются технологии компьютерного зрения и OCR/HTR (распознавание рукописного текста) для автоматического атрибутирования и полнотекстового поиска.

Социальное значение функций архивов

Выполняя свои функции, государственные и муниципальные архивы решают стратегические задачи:

Правовое обеспечение: Подтверждение прав граждан (пенсионные стажи, права на жилье, наследование, реабилитация жертв политических репрессий).
Государственное управление: Предоставление преемственности власти, доступа к прецедентам и нормативной базе прошлых решений.
Научная и культурная память: Основа для исторической науки, образования, патриотического воспитания, генеалогии.
Прозрачность власти: Реализация права граждан на доступ к информации об деятельности государственных органов (ст. 29 Конституции РФ);

Функции государственных и муниципальных архивов, это не просто «хранение бумаг». Это сложный, технологичный и правово регламентированный процесс жизненного цикла документа: от момента его создания в органе управления до вечного хранения и предоставления копии гражданину через портал «Госуслуги» в 2026 году. Эффективность выполнения этих функций напрямую влияет на защищенность прав граждан, качество государственного управления и сохранение исторической памяти нации.

Статья подготовлена на основе Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказов Росархива и актуальной практики работы архивных учреждений на 2026 год.