В системе органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) особое место занимают структурные подразделения, отвечающие за сохранность архивных фондов и предоставление гражданским лицам и организациям архивных справок и копий записей актов. Такими подразделениями, как правило, являются Отделы накопления, хранения и выдачи документов (или Отделы комплектования, обработки, выдачи и хранения документов), входящие в состав Главных управлений (Управлений) по делам ЗАГС субъектов Российской Федерации.
Правовая основа и статус
Деятельность данных отделов регулируется:
- Федеральным законом от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (ст. 37, 38, 41, 42);
- Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Постановлениями Правительства РФ и приказами Министерства юстиции РФ (в частности, Приказ Минюста РФ от № 236 «Об утверждении Административного регламента…»);
- Нормативными правовыми актами субъектов РФ (уставами Главных управлений ЗАГС).
Согласно ст. 41 ФЗ № 143-ФЗ, архивы органов ЗАГС формируются из записей актов гражданского состояния, подлежащих вечному хранению, а также из дел, срок хранения которых истек, но которые признаны имеющими историческую ценность. Отдел накопления и хранения является непосредственным хранителем этих фондов.
Основные функции отдела
Функционал отдела можно разделить на три ключевых направления, отраженных в его наименовании:
Накопление и комплектование фондов
- Приемка дел от территориальных органов ЗАГС (районных, городских отделов) по истечении сроков их хранения в действующих архивах (обычно через 75–100 лет после составления записи, в зависимости от типа акта).
- Комплектование дел: проверка полноты составов, наличия нумерации, подшивки, скрепления, правильности оформления обложек и инвентаризационных описей.
- Государственная регистрация архивных фондов и внесение сведений в государственные реестры архивных фондов.
- Формирование справочно-поискового аппарата (описей, указателей, карточек учета) для обеспечения оперативного поиска документов.
Хранение и обеспечение сохранности
- Организация хранения в специализированных помещениях (архивных хранилищах), соответствующих требованиям ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 (температура, влажность, освещение, пожаробезопасность).
- Профилактическая консервация и реставрация документов: обеззараживание, укрепление бумаги, восстановление потерянных фрагментов текста.
- Цифровое копирование (оцифровка) для снижения износа оригиналов и обеспечения удаленного доступа (создание электронных архивов, внедрение в АИС «ЗАГС» / ЕГИА ЗАГС).
- Обеспечение физической безопасности (охрана, сигнализация, контроль доступа).
Выдача документов и информационное обслуживание
- Выдача повторных свидетельств о рождении, браке, разводе, смерти, усыновлении, установлении отцовства, смене имени (согласно ст. 38 ФЗ № 143-ФЗ).
- Выдача архивных справок (форма № 34, справки о содержании записи акта ГС) для подтверждения фактов, имеющих юридическое значение (наследование, пенсия, восстановление гражданства и т.д.).
- Предоставление информации по запросам судов, нетариальных органов, органов внутренних дел, МФЦ, Пенсионного фонда (СФР) и иных уполномоченных организаций.
- Прием обращений граждан (лично, через МФЦ, по почте, через портал «Госуслуги» / региональные порталы) и консультирование по вопросам поиска записей, восстановления утерянных документов, исправления ошибок.
Организационная структура (на примере регионов)
Наименование и структура могут незначительно варьироваться в зависимости от региона, однако суть остается единой. Ниже приведены примеры из открытых источников (актуально на 2026 год):
| Субъект РФ / Орган | Наименование отдела | Ключевые контакты / Руководитель (из открытых данных) |
|---|---|---|
| Город Москва (Управление ЗАГС Москвы) | Архивно-информационный отдел / Отдел накопления, хранения и выдачи документов | Адрес: г. Москва, Онежская ул., 13, к. 2. Единый справочный телефон: 7 (495) -77-77-77. |
| Новосибирская область (Управление по делам ЗАГС) | Отдел комплектования, обработки, выдачи и хранения документов | Адрес: г. Новосибирск, Серебренниковская ул., 21. Телефон: 8 (383) -23-37-96. Начальник: Буркова Марина Аркадьевна. |
| Саратовская область (Правительство области) | Специализированный отдел накопления, хранения и выдачи документов | Адрес: г. Саратов, ул. Сакко и Ванцетти, 57. Телефоны: 73-48-55, 26-25-48. Начальник: Бурдина Людмила Владимировна. |
| Белгородская область (Управление ЗАГС) | Отдел накопления, хранения и выдачи документации | Адрес: г. Белгород, ул. Попова, 14. E-mail: bel-uprzags31.ru. |
| Воронежская область (Архивная служба) | Отдел комплектования, организации государственного хранения и учета документов | Начальник: Лапина Ирина Ивановна. Телефон: 7 (473) -12-69-97. |
Важно: Контактные данные (телефоны, адреса, ФИО руководителей) могут меняться. Перед обращением рекомендуется уточнить актуальную информацию на официальном сайте соответствующего Главного управления ЗАГС или на портале «Госуслуги».
Порядок обращения гражданина в отдел
- Определение места хранения дела. Записи актов ГС хранятся в архиве того органа ЗАГС, на территории которого был составлен акт (место регистрации события). Если запись сделана до 1917 г. или в ликвидированных органах — дело может находиться в областном/краевом/городском главном архиве (ГУ ЗАГС).
- Выбор способа обращения:
- Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ) / региональный портал — самый быстрый способ заказа повторного свидетельства или справки (оплата госпошлины онлайн со скидкой 30%).
- Через МФЦ «Мои Документы» — прием заявлений и выдача готовых документов.
- Лично в Отделе выдачи (по предварительной записи через терминал/сайт/телефон).
- Почтовым отправлением (с нотариально заверенным заявлением и копией паспорта).
- Необходимые документы:
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
- Документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете чужую запись) — свидетельства о рождении/браке, судебные решения и т.д.
- Заявление установленного образца.
- Квитанция об оплате госпошлины (при личном обращении без Госуслуг).
- Сроки: Согласно Административному регламенту, срок предоставления государственной услуги по выдаче повторного свидетельства или справки составляет не более 10 рабочих дней с момента подачи заявления (при обращении в орган ЗАГС по месту хранения дела). При обращении через МФЦ или в другой орган ЗАГС срок может увеличиться до 30 дней.
Цифровизация и современные технологии
Главное управление ЗАГС и его архивные отделы активно внедряют цифровые технологии:
- ЕГИА ЗАГС (Единая государственная информационная система регистрации актов гражданского состояния): позволяет сотрудникам любого отдела ЗАГС страны находить запись акта ГС в электронном виде и выдавать документ «в один визит» без необходимости физического перемещения бумажного дела.
- Электронный архив: массовая оцифровка метрических книг и картотеки для сохранения оригиналов и ускорения поиска.
- Сервис «Поиск записи акта ГС» на Госуслугах: гражданин может самостоятельно проверить, оцифрована ли запись, и заказать документ онлайн.
- QR-коды на свидетельствах: современные бланки повторных свидетельств содержат QR-код для проверки подлинности документа.
Типичные проблемы и их решение
| Проблема | Возможное решение через Отдел накопления/хранения |
|---|---|
| Запись акта ГС не найдена в ЕГИА ЗАГС | Ручной поиск в описях и метрических книгах в архивном хранилище; запрос в иные архивы (ЗАГС, государственные архивы субъектов, РГИА). |
| Ошибка в записи (опечатка, неверная дата/имя) | Подача заявления на исправление ошибки (ст. 40 ФЗ № 143-ФЗ) в Отдел выдачи/хранения с предоставлением подтверждающих документов. |
| Утеряна метрическая книга / дело сгорело | Восстановление записи в судебном порядке (ст. 45 ФЗ № 143-ФЗ) на основании дубликатов, копий, свидетельских показаний; Отдел архива выдает справку об отсутствии записи/дела. |
| Необходимость получения справки для консульства / иностранного органа | Выдача архивной справки формы № 34 с последующим апостилированием (в Минюсте РФ) или консульским легализацией. |
Режим работы и контакты (общие рекомендации)
Большинство отделов накопления, хранения и выдачи документов работают в стандартном режиме:
- Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00 (часто с перерывом 13:00 – 14:00).
- Суббота, Воскресенье: Выходные дни.
- День санитарной уборки: Обычно последняя пятница или среда месяца (уточняйте на сайте).
Ключевые контакты для справок (общие линии Главных управлений):
- Москва (Управление ЗАГС): +7 (495) -77-77-77
- Новосибирск (Упр. по делам ЗАГС): +7 (383) -23-37-96
- Саратов (Спец. отдел): +7 (8452) -3-48-55, 26-25-48
- Воронеж (Архивная служба): +7 (473) -12-69-97
Отдел накопления, хранения и выдачи документов ЗАГС главного управления — это гарант сохранения исторической памяти нации и правового поля каждого гражданина. Его работа невидима для большинства до момента, когда нужен дубликат свидетельства о рождении дедушки для оформления наследства или справка о браке бабушки для восстановления гражданства.
Современная трансформация отдела: переход от «бумажного» архива к цифровому хабу, интегрированному в ЕГИА ЗАГС и портал «Госуслуги». Это позволяет сократить сроки выдачи документов с недель до минут (при наличии оцифрованной записи) и минимизировать риск порчи уникальных оригиналов.
При обращении в отдел рекомендуется максимально полно заполнить заявление (указать ФИО, дату и место события, номер записи и том/страницу, если известны) и воспользоваться электронными сервисами для экономии времени.
Статья подготовлена на основе открытых данных интернета (актуальность сведений о контактах и руководителях на ) и действующего законодательства РФ. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных юридических вопросов обращайтесь в официальные органы ЗАГС или к юристам.