Центральный государственный архив Республики Казахстан (ЦГА РК) является основным хранилищем документального наследия страны. Он обеспечивает доступ к архивным справкам, копиям документов и другим материалам, необходимым для генеалогических исследований, юридических процедур, академической работы и оформления Apostille. Ниже представлен подробный гид по подаче запросов в ЦГА РК и получению нужных сведений.

Общая информация о ЦГА РК

ЦГА РК расположен в городе Алматы по адресу: пр-т Абая, 39, 050000 Республика Казахстан. Электронная почта для общих вопросов: infocga.kz. Архив выполняет функции:

• хранение государственных и общественных документов;
• выдача архивных справок и копий;
• подготовка материалов для апостилирования;
• консультирование по работе с архивными фондами.

Территориальные органы архивной службы

Помимо центрального архива, в Республике Казахстан функционируют территориальные управления архивов и документации, подведомления, которые находятся в ведении Министерства культуры и информации. Они обслуживают запросы на уровне областей и крупных городов.

Контакты управлений архивов и документации

• Астана (Нур‑Султан) – управление архивов г. Астана;
• Алматы – управление архивов г. Алматы;
• Шымкент – управление архивов г. Шымкент;
• Областные центры – управления архивов в каждой области (например, Западно‑Казахстанская, Южная, Восточно‑Казахстанская и др.).

Контактные телефоны и адреса можно уточнить на официальном портале электронного правительства Республики Казахстан в разделе «Управления архивов и документации».

Виды запросов в ЦГА РК

В зависимости от цели обращения можно подать следующие типы запросов:

1. Архивная справка – подтверждает факт наличия того или иного документа в фондах архива;
2. Копия архивного документа – фотокопия или скан оригинала (при условии отсутствия ограничений по доступу);
3. Мотивированный ответ об отказе – выдается, если запрос не может быть выполнен по юридическим или техническим причинам;
4. Апостилирование архивной справки или копии – легализация документа для использования за рубежом.

Порядок подачи запроса

Запрос можно оформить несколькими способами:

• Личное посещение – обратиться в канцелярию ЦГА РК или соответствующее территориальное управление;
• Электронное правительство (электронные услуги) – подача запроса через личный кабинет на портале egov.kz;
• Почтовое отправление – направление бумажного запроса с приложением необходимых документов;
• Через профессиональных юристов – сервисы вроде Organavt.com помогают составить запрос правильно и отслеживать его статус.

Требования к электронному запросу

При подаче запроса в электронном виде необходимо соблюсти следующие условия:

• Запрос должен быть оформлен как электронный документ, удостоверенный электронной цифровой подписью (ЭЦП) заявителя;
• В запросе указываются: полное название запрашиваемого документа, approximate дата создания, номер дела (если известен), цель получения справки;
• К заявлению можно приложить скан паспорта или иного удостоверения личности для подтверждения статуса заявителя.

Сроки исполнения и хранения результатов

Согласно информации электронного правительства:

• После получения запроса государственная корпорация обеспечивает хранение результата в течение одного месяца;
• Результат (справка, копия или мотивированный отказ) хранится в системе один месяц;
• По истечении этого срока услугодатель (орган, выдавший документ) в течение одного рабочего дня направляет готовый документ в государственную корпорацию для выдачи услугополучателю;
• Получить готовый документ можно в личном кабинете (раздел «История получения услуг») или в канцелярии услугодателя.

Пример структуры запроса

Ниже представлен образец текста запроса (можно копировать и вставить в форму

вные справки о выдаче архивной справки (без ЭЦП, который добавляется при подписании):

Уважаемые сотрудники Центрального государственного архива Республики Казахстан!

Прошу предоставить архивную справку о наличии в фондах архива дела № 12345/67, pertaining to служебной деятельности Иванова Ивана Ивановича за период 1990‑1995 гг., необходимую для подтверждения трудового стажа при оформлении пенсии.

Прилагаю скан паспорта и доверенность (если запрос подается представителем).

С уважением,
Иванов Иван Иванович

Апостилирование архивных документов

Если справка или копия предназначена для использования за пределами Республики Казахстан, требуется апостиль. Процедура выглядит следующим образом:

1. Получить архивную справку или копию из ЦГА РК (или территориального управления);
2. Подать заявление на апостилирование в уполномоченный орган (Министерство юстиции или назначенное учреждение);
3. После проставления апостиля документ считается легализованным в странах, подписавших Гаагскую конвенцию.

Важно: электронная копия архивной справки, удостоверенная ЭЦП, также может быть апостилирована в электронном виде.

Полезные советы от профессиональных юристов

Сервисы типа Organavt.com рекомендуют:

• Тщательно проверять правильность реквизитов дела и даты перед отправкой запроса;
• При отсутствии точного номера дела указывать максимально возможную информацию (ФИО, должность, учреждение, approximate период);
• Сохранять копию отправленного запроса и подтверждение о его получении (уведомление от системы egov.kz);
• При получении мотивированного отказа уточнять причины и, при необходимости, подавать уточненный запрос.

Центральный архив Республики Казахстан предоставляет широкие возможности для получения официальных документов, необходимых в различных сферах жизни. Соблюдая установленные порядки подачи запросов, используя электронные сервисы и при необходимости привлекая профессиональную помощь, можно существенно сократить время ожидания и получить требуемые справки или копии документов без лишних сложностей.

Для актуальной информации рекомендуется регулярно проверять разделы портала электронного правительства Республики Казахстан и официального сайта ЦГА РК, где публикуются обновления по срокам, требованиям к ЭЦП и контактным данным территориальных управлений.