Федеральные архивы Российской Федерации храсят уникальные документы, отражающие историю страны, экономику, культуру, военное дело и судьбы миллионов людей. На 2026 год доступ к этим сведениям стал максимально открытым и технологичным благодаря развитию Государственной информационной системы удаленного использования архивных документов (ГИС УИАД). В этой статье мы подробно разберем, как эффективно искать нужные дела, какие ресурсы использовать для генеалогии и исторических исследований, а также как оформить официальный запрос.

Что такое ГИС УИАД и почему это главный инструмент исследователя

ГИС УИАД — это федеральная государственная информационная система, представляющая сведения о составе Архивного фонда РФ. Она предназначена для информационного обеспечения пользователей архивными документами и справочно-поисковыми средствами к ним.

Ключевые преимущества системы:

• Масштаб базы: Поиск по заголовкам около 20 млн единиц хранения из более чем 66 тыс. фондов и 100 тыс. описей.
• Покрытие: Объединяет данные 13 федеральных архивов.
• Доступность: Доступ к объединенному научно-справочному аппарату бесплатен и не требует регистрации.
• Функционал: Позволяет осуществлять быстрый поиск по архивам России, находить документы, дела и данные о предках онлайн.

Список основных архивов, входящих в систему:

1. Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ)
2. Российский государственный архив экономики (РГАЭ)
3. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ)
4. Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ)
5. Российский государственный военный архив (РГВА)
6. И другие федеральные архивы…

Как начать поиск: Пошаговая инструкция

Шаг 1. Переход в раздел «Электронные путеводители и описи»

Для поиска по фондам конкретного архива (например, ГА РФ) необходимо перейти в соответствующий раздел на портале ГИС УИАД. Именно здесь хранятся оцифрованные описи и путеводители, позволяющие определить номер фонда, описи и дела.

Шаг 2. Формулировка поискового запроса

Введите поисковый запрос в строку поиска. Рекомендуется использовать разные вариации:

• Фамилия, имя, отчество (для генеалогии).
• Название организации, предприятия, ведомства.
• Географические названия (губерния, уезд, село, улица).
• Хронологические рамки (годы, периоды).
• Тематические ключевые слова (награждение, репрессия, эвакуация, земельный спор).

Шаг 3. Анализ результатов

Система выдаст список дел с указанием: номера фонда, описи, дела, заглавия дела, дат начала и окончания, количества листов. Если дело оцифровано, может быть доступен просмотр сканов (иногда по запросу или в читальне).

Специализированные ресурсы для генеалогии и биографических справок

Помимо общего поиска по заглавиям дел, существуют специализированные базы данных, критически важные для поиска информации о конкретных лицах:

База данных по местам хранения документов по личному составу

Позволяет проверить наличие в архиве документов о конкретном человеке (военнослужащем, репрессированном, работнике спецотраслей и т.д;) до подачи официального запроса.

Картотека награждений государственными наградами СССР и РСФСР (ГА РФ)

Уникальный ресурс, располагающийся в Государственном архиве РФ. Позволяет установить факт награждения орденами и медалями, найти описание подвига или основание награждения.

Перечень документов, содержащих генеалогическую информацию

Рекомендуется изучить этот перечень перед началом поиска, чтобы понимать, в каких фондах (метрические книги, ревизские сказки, confesionalные росписи, дела о приеме в подданство и т.д.) может находиться информация о ваших предках.

Как получить документы: Порядок обращения и получение копий

Если вы нашли нужное дело в описи, но оно не оцифровано в открытом доступе, или вам необходима заверенная копия для официальных целей (суд, нотариус, пенсионный фонд, восстановление прав), необходимо обратиться в архив.

Способы обращения:

• Через ГИС УИАД: Подача электронного запроса на поиск сведений по документам федеральных государственных архивов.
• Почта/Личный прием: Обращение в ведущие архивы страны, выполняющие запросы по поиску архивной информации.
• Телефон доверия Росархива: 7 (495) -90-55-33, для консультаций по порядку работы архивов.

Оплата услуг (актуально на 2026 год)

Порядок и размер оплаты услуги просмотра копий документов определены Постановлением Правительства Российской Федерации от № 982 «О случаях, размере и порядке взимания платы за выполнение федеральными государственными архивами работ и оказание услуг, не входящих в перечень работ и услуг, предоставляемых (выполняемых) бесплатно».

Важно: Самое главное помнить, что поиск по научно-справочному аппарату в ГИС УИАД бесплатен. Плата взимается за выполнение конкретных работ: поиск сведений по теме, изготовление копий (цифровых/бумажных), заверение копий, предоставление справок.

«Федеральные горячие документы»: Будьте в курсе изменений

Рубрика «Федеральные горячие документы» на портале Росархива и в ГИС УИАД помогает отслеживать текущие изменения в законодательстве об архивном деле, новые поступления документов, открытие ранее засекреченных фондов, изменения в тарифах и регламентах обслуживания пользователей. Регулярно проверяйте этот раздел, чтобы не упустить новые возможности для вашего исследования.

Практический чек-лист для успешной работы в федеральных архивах

1. Соберите исходные данные: ФИО (все варианты написания), даты рождения/смерти, места жительства/службы/работы, номера воинских частей, названия предприятий.
2. Начните с ГИС УИАД: Проведите предварительный поиск по заглавиям дел и специализированным базам (личный состав, награждения).
3. Определите архив-хранитель: По результатам поиска поймите, в каком именно из 13 федеральных архивов лежит нужный фонд.
4. Изучите опись: Откройте электронную опись в разделе «Электронные путеводители», найдите точное шифр дела (Фонд-Опись-Дело).
5. Сформируйте запрос: Укажите шифр дела, цель запроса (личное пользование, суд, госучреждение), желаемый формат результата (цифровая копия, бумажная, заверенная).
6. Оплатите услугу (если требуется): Ознакомьтесь с Постановлением № 982 и квитанцией, выданной архивом.
7. Получите результат: В установленный законом срок (обычно до 30 дней на поиск, плюс время на копирование).

Работа с федеральными архивами в 2026 году перешла на качественно новый уровень благодаря ГИС УИАД. Возможность бесплатно и без регистрации изучить научно-справочный аппарат 13 крупнейших архивов страны из дома экономит месяцы поездок и переписки. Невероятно важно помнить: ключ к успеху — в грамотной формулировке поискового запроса и понимании структуры архивного фонда (Фонд -> Опись -> Дело). Используйте специализированные базы по личному составу и награждениям, следите за обновлениями в рубрике «Федеральные горячие документы» и не стесняйтесь пользоваться телефоном доверия Росархива для консультаций. История вашей семьи и страны ближе, чем кажется.