Государственные архивы составляют единую Архивную службу Российской Федерации. Их деятельность строго регламентируется федеральным законодательством и нормативными актами исполнительной власти. Главная цель работы — обеспечение сохранности, учет, научная обработка и предоставление архивных документов государственным органам, организациям и гражданам.

Правовое регулирование деятельности

Основой правового поля является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Ключевые подзаконные акты:

• Постановление Правительства РФ от № 942 «Об утверждении Положения о Федеральном архивном агентстве (Росархиве)», определяет функции регулятора.
• Приказ Росархива от № 101 «Об утверждении Типового положения о государственном архиве» — базовый документ, регламентирующий структуру и порядок работы любого госархива.
• Приказ Росархива от № 115 «Об утверждении Инструкции по учету, хранению и комплектованию фондов архивов Архивной службы РФ» — методология фондовой работы.
• ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», регулирует доступ к сведениям, содержащим гостайну, персональные данные и иную охраняемую законом тайну.

Организационная структура и типы архивов

Согласно ст. 16 ФЗ-125, система государственных архивов включает:

1. Федеральные архивы (подведомственны Росархиву напрямую): РГАДА, РГИА, РГВИА, РГАЭ, РГАНИ, РГАКФД, РГАЛИ, ГАРФ, РГАСПИ и др. Хранят документы федерального значения.
2. Архивы субъектов РФ (государственные архивы областей, краев, республик, городов федерального значения). Формируются за счет бюджетов субъектов, методологически подчинены Росархиву.
3. Муниципальные архивы — хранят документы органов местного самоуправления.
4. Ведомственные архивы — создаются при министерствах, ведомствах, ГК, Госкорпорациях (хранят текущие и неархивные документы до передачи в госархивы).

Типовая внутренняя структура госархива (по Приказу № 101):

• Руководство (Директор, зама директора по фондам, по ИТ, по хранению).
• Отделы приема и комплектования фондов (экспертиза ценности, акты отбора/уничтожения).
• Отделы научной обработки и описи (составление описей, путеводителей, ввод в ГИАРС);
• Отделы хранения и обеспечения сохранности (климат-контроль, дезинфекция, реставрация, переплетное дело).
• Отделы использования и информационного обслуживания (читальные залы, удаленные запросы, цифровизация).
• Служба охраны / режимного обеспечения (физическая безопасность, режим доступа к секретным документам).

Основные технологические процессы

Прием документов на хранение (Комплектование фондов)

Процесс регулируется Инструкцией № 115 и Федеральным перечнем типовых управленческих архивных документов, подлежащих передаче в архивы (утв. Росархивом).

Этапы:

1. Подготовка фондопроизводителя: экспертиза документов на предмет исторической/правовой ценности, составление описей-передаточных дел (ОПД).
2. Приемка в архиве: сверка ОПД с реальными делами, проверка оформления (переплет, зашивка, нумерация листов, наличие инвентарей внутри дел).
3. Государственная регистрация фондов: присвоение номера фонда, внесение в Единый государственный реестр архивных фондов (ЕГРАФ).
4. Размещение в хранилищах: по системе размещения (фондово-описная, хронологическая или системная).

Учет и научное описание (Опись фондов)

Цель — создание поисковых приборов (описаний, указателей, путеводителей) для обеспечения доступа.

• Фондовое описание (Опись фонда): общая характеристика фонда (история создания, состав, языки, состояние).
• Опись дел (Инвентаризация): единица хранения, дело. Регистрируются: номер дела, заглавие, даты начала/окончания, число листов, срок хранения, примечания (секретность, состояние).
• Внутренняя опись (Инвентарь дела): перечень документов внутри дела (для ценных/толстых дел).
• Электронное описание в ГИАРС: Госархивы обязаны вводить данные в Государственную информационную систему об архивных фондах (ГИАРС) — федеральный реестр для удаленного поиска.

Обеспечение сохранности (Хранение и реставрация)

Регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Архивное дело. Обеспечение сохранности документов. Основные требования».

Микроклимат хранилищ (для бумажных документов):

• Температура: 18 ± 2 °C (зимой допускается до 16 °C).
• Относительная влажность: 50 ± 5%.
• Запрещены резкие перепады (более 2 °C и 5% в сутки).
• Вентиляция: принудительная с фильтрами (класс не ниже EU7), рециркуляция воздуха.

Меры защиты:

• Биологическая защита: регулярная дезинсекция, дератизация, микобиологический контроль (плесень).
• Пожарная безопасность: автоматические системы пожаротушения (газовые модули, водяной мист) — вода запрещена для прямого контакта с документами.
• Реставрация: плановая (профилактическая) и текущая (восстановление поврежденных дел). Выполняется в реставрационных мастерских архива или по контрактам с лицензированными организациями.

Цифровизация и электронные архивы

Современный этап — создание Электронных архивов (Цифровых копий). Регулируется Приказом Росархива № 77 (2018) и ФЗ-149.

• Сканирование по стандартам: 300-600 dpi, формат TIFF (мастер-копия) / JPEG/PDF (пользовательская копия).
• Обеспечение юридической значимости: ЭЦП, временные метки, хранение в доверенных репозиториях.
• Доступ через портал «Архивы России» (archives.gov.ru) и ГИАРС.

Порядок предоставления архивных документов (Использование)

Глава 5 ФЗ-125 и Типовое положение (Приказ № 101) определяют режим доступа.

Сроки открытия доступа (Рассекречивание)

Формы предоставления

1. В читальном зале архива (оригиналы или копии). Требуется паспорт, заполнение заказ-листа. Бесплатно (ст. 35 ФЗ-125), за исключением изготовления копий на носителе пользователя или сложных поисковых работ.
2. Удаленно (электронно) — через личный кабинет на портале ГИАРС / «Архивы России» / Госуслуги (для архивных справок).
3. Направление копий почтой/курьером — по письменному запросу с предоплатой услуг копирования и отправки.

Архивные справки

Выдаются на основании ст. 36 ФЗ-125. Виды:

• Законодательно установленного образца (для ПФР/СФР, судов, нотариусов — о стаже, зарплате, награждениях, репрессиях).
• Произвольной формы (для граждан — генеалогия, история дома и т.д.).

Срок выдачи: до 30 календарных дней (ст. 36 ФЗ-125), для ПФР/СФР — до 10 дней.

Контроль за деятельностью архивов

• Внутренний контроль: ежегодные инвентаризации фондов (полные — раз в 5 лет, выборочные — ежегодно), проверки состояния сохранности.
• Внешний контроль (Росархив): плановые проверки (не чаще 1 раза в 3 года), внеплановые (по жалобам, инцидентам). Проверяется соответствие ГОСТам, заполнение ГИАРС, режим секретности, финансовая отчетность.
• Прокуратура: надзор за соблюдением законов (сроки передачи, доступ граждан, сохранность).
• Счетные палаты: финансово-хозяйственная деятельность.

Перспективы развития (Цифровая трансформация)

Национальный проект «Цифровая экономика» и Федеральный проект «Цифровая культура» задают вектор:

1. Массовая цифровизация: перевод в электронный вид фондов высокого спроса (метрические книги, ревизские сказки, фонды репрессированных, награждений).
2. Единая поисковая система: интеграция ГИАРС, Электронного архива, портала «Память народа», «Подвиг народа» в единую экосистему.
3. ИИ и OCR/HTR: внедрение технологий распознавания рукописного текста (HTR) для полнотекстового поиска по описям и делам.
4. Блокчейн/КИС: использование распределенных реестров для подтверждения подлинности электронных копий и неизменности аудит-лога доступа.

Порядок работы государственных архивов — это сложная, многоуровневая система, сочетающая строгие правовые требования (ФЗ-125, ФЗ-149), стандартизацию процессов (ГОСТы, Приказы Росархива) и современные ИТ-технологии. Ключевыми принципами остаются: обязательность передачи документов, бесплатность доступа для граждан к открытым фондам, приоритет сохранности оригиналов и прозрачность через федеральные информационные системы (ГИАРС). Понимание этой регламентации необходимо как архивистам-практикам, так и гражданам, обращающимся за архивной помощью.

Статья подготовлена на основе действующего на 2026 год законодательства РФ (ФЗ-125, Постановления Правительства, Приказы Росархива, ГОСТ Р 7.0.97-2016).