Государственное управление архивами и документацией Актюбинской области (далее – ГУ АОУАД) является уполномоченным органом, отвечающим за руководство архивной отраслью в регионе, обеспечение документального обеспечения органов государственной власти и сохранение исторического наследия области.

История создания и развития

Истоки архивного дела в Актюбинской области восходят к советскому периоду, когда в рамках Советской власти начали формироваться первые архивные фонды – документы исполкомов, ревкомов и местных органов управления. С течением времени архивные фонды расширялись, а в 1990‑х годах было принято решение о создании специализированного государственного учреждения – Государственного архива Актюбинской области, которое впоследствии получило статус управления в структуре регионального исполнительного органа.

Ключевые вехи

1. 1991 г. – официальное открытие Государственного архива Актюбинской области.
2. 2005 г. – реорганизация архива в Государственное управление архивами и документацией в составе Министерства культуры, архивов и документации Актюбинской области.
3. 2018 г. – открытие филиалов в Шалкаре и Кобде, расширяющих географию обслуживания.
4. 2022 г. – проведение областного научно‑практического семинара «Актуальные направления совершенствования архивного дела и документционного обеспечения».

Структура управления

Глава управления – председатель профсоюзного комитета КГУ «Государственный архив Актюбинской области». В структуру входят следующие подразделения:

• Отдел кадров и документации – контроль за приемом, переводом, увольнением сотрудников, оформление справок о трудовой деятельности, ведение банка данных о персонале.
• Отдел архивных фондов – формирование, пополнение и описание архивных фондов, работа с историческими документами.
• Отдел научно‑практической работы – организация семинаров, конференций, подготовка методических рекомендаций.
• Отдел информационных технологий – цифровизация документов, создание электронных каталогов, обеспечение доступа к архивным материалам через Интернет.
• Отдел юридической поддержки – разработка нормативных актов, контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела.

Основные функции и задачи

Государственное управление архивами и документацией Актюбинской области реализует широкий спектр функций, среди которых:

Охрана и хранение архивных фондов

Фонды включают документы исполкомов местных Советов, ревкомов, органов государственной власти, а также материалы, связанные с установлением Советской власти в регионе. Хранение осуществляется в специально оборудованных помещениях с соблюдением климатических и охранных требований.

Документальное обеспечение органов власти

Подготовка, регистрация и хранение официальных документов, актов, протоколов и справок, необходимых для функционирования исполнительных органов Актюбинской области.

Кадровое обеспечение

Контроль за своевременным оформлением приема, перевода и увольнения работников, выдачей справок о трудовой деятельности, соблюдением правил заполнения трудовых книжек и иной кадровой документации.

Научно‑практическая работа

Организация семинаров, конференций и обучающих мероприятий для специалистов архивов и документирования, в т.ч. ежегодный областной научно‑практический семинар.

Цифровизация и открытый доступ

Внедрение электронных систем учёта, создание онлайн-каталогов, предоставление доступа к отсканированным документам через официальный сайт и порталы «Архивы России».

Фонды и их ценность

Документы, хранящиеся в ГУ АОУАД, являются ценным источником по истории Актюбинской области. Среди основных фондов:

• Фонд исполкомов местных Советов (1920‑1930‑е годы).
• Фонд ревкомов и органов государственной власти (1930‑1970‑е годы).
• Фонд коллективных и частных архивов, содержащий материалы о социально‑экономическом развитии региона.
• Фонд фотографий, карт, планов и схем, отражающих урбанистическое развитие Актобе и прилегающих районов.

Контактная информация

Главный офис управления расположен по адресу:

Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда). Выходные – суббота и воскресенье, а также официальные государственные праздники.

Веб‑ресурсы и онлайн‑сервисы

• Официальный сайт Государственного архива Актюбинской области – электронный каталог, новости, формы заявок.
• Портал «Архивы России» – раздел, посвящённый Актюбинской области (информация о фондах, правила доступа).
• 2ГИС – карта и контактные данные организации.

Научно‑практический семинар 2022 г.

По инициативе ГУ АОУАД в районном центре Кобдинского района прошёл областной научно‑практический семинар на тему «Актуальные направления совершенствования архивного дела и документционного обеспечения». Участниками стали представители местных исполнительных органов, руководители и специалисты государственных архивов Кобдинского и Уилского районов. Основные темы семинара:

1. Методы цифровой конвертации бумажных документов.
2. Стандарты описания архивных фондов в соответствии с международными рекомендациями.
3. Организация доступа к архивным материалам для исследователей и общественности.
4. Повышение квалификации архивных работников через онлайн‑курсы.

Перспективы развития

В ближайшие годы ГУ АОУАД планирует:

• Полную цифровизацию всех фондов, хранящихся в региональном архиве.
• Расширение сети филиалов в отдалённых районах области.
• Внедрение системы электронного документооборота для всех государственных органов Актюбинской области.
• Укрепление международного сотрудничества с архивными учреждениями соседних стран.

Государственное управление архивами и документацией Актюбинской области играет ключевую роль в сохранении исторического наследия региона, обеспечении документального сопровождения деятельности органов власти и поддержке научных исследований. Благодаря постоянному развитию технологий и профессиональному подходу к работе, управление успешно решает задачи по охране, хранению и предоставлению доступа к ценным архивным материалам.